LIBROS SUSCEPTIBLES DE REGISTRO

Son susceptibles de registro los libros de:

  • Actas de asambleas de accionistas
  • Actas de junta de socios
  • Libro de registro de acciones
            Consulte en el siguiente enlace el video del contenido del Libro Registro de Accciones y la importancia de llevarlo
             https://www.youtube.com/watch?v=uhaVbQbz2-w
  • Libro de registro de socios

Nota: los libros de actas de junta directiva no se registran en la Cámara de Comercio.


REQUISITOS PARA EL REGISTRO DE LIBROS

Para efectuar el registro de libros, acérquese a cualquiera de nuestros Puntos de Atención, realice el pago de los derechos de inscripción correspondientes y presente los libros acompañados de una solicitud de inscripción firmada por el comerciante o el Representante Legal (si es persona jurídica). Usted obtendrá de nuestra entidad constancia de su pago y de la recepción de los libros, a través de la factura de venta.

Los libros deberán estar completamente en blanco, y deberán marcarse con el nombre del propietario y con su destinación (Ej: el nombre de la sociedad y el libro que se registra: actas, etc..).
La solicitud de registro debe contener:

  1. Nombre del propietario de los libros
  2. Destino de los libros (Ej: Actas de asamblea, etc.)
  3. Número de hojas útiles de cada libro y su secuencia (Ej: De la página 1 a la 50)
  4. Para registrar un nuevo libro, debe presentarse junto con el libro anterior, o certificar en la petición de registro, que debe ser suscrita por el Contador o Revisor Fiscal, las razones de su reemplazo, esto es, que al libro anterior le falten pocas hojas por utilizar o que el libro deba ser sustituido por causas ajenas a la empresa (Ej: Pérdida, extravío o destrucción, para lo cual debe anexar copia auténtica de la denuncia correspondiente).

RECOMENDACIONES

Si los libros presentados para su inscripción no cumpliesen con los requisitos para ser registrados, la Cámara de Comercio los tendrá a su disposición en el sitio de su presentación, junto con una comunicación en la cual se explican las razones de su devolución.

Una vez presente un libro para su inscripción, manténgase informado acerca del estado de su trámite, llamando a cualquiera de nuestros teléfonos o acercándose al Punto de Atención donde dicho libro fue presentado.
Pasados cuatro (4) meses a partir de la fecha de presentación de un libro, si éste no es reclamado por su propietario, la Cámara de Comercio podrá destruirlo./p>


LIBROS DE COMERCIO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS

Definición
Se entiende por libros de comercio a través de medios electrónicos a aquellos documentos en forma de mensajes de datos, tal como los define la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes efectúan los registros de sus operaciones mercantiles.
Así lo ha dispuesto el Decreto 805 de 2013 y la Superintendencia de Industria y Comercio, mediante Circular Externa No. 001 de 2014.

Archivo Electrónico: Es cualquier documento en forma de mensaje de datos, generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrónicos, ópticos o similares, garantizando las condiciones y requisitos para su conservación de conformidad con el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.


REGISTRO DE LIBROS ELECTRÓNICOS

ARTÍCULO 173. LIBROS DEL COMERCIANTE

Reglamentado por el Decreto Nacional 805 de 2013. El artículo 56 de Código del Comercio quedará así:

Artículo 56. Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.
Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.”

ARTÍCULO 174. ALTERACIÓN
Modifíquese el numeral 5 del artículo 57 del Código de Comercio:
“5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros, o alterar los archivos electrónicos.”

ARTÍCULO 175. REGISTRO DE LOS LIBROS DE COMERCIO
El numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, quedará así:
“7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios.”

Estos artículos del Decreto 019 de 2012, al modificar artículos del código de comercio, autorizó a los comerciantes para llevar los libros de comercio en medios electrónicos.


Conformación de los libros registrados en medios electrónicos (Circular Externa 01 del 17 de Enero de 2014 SIC):
Efectuada la inscripción del libro electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, archivos electrónicos, destinados a ese libro.
Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro electrónico, el usuario deberá realizar el trámite de registro individual de las mismas ante la correspondiente Cámara de Comercio.

Servicio para la inscripción de Libros electrónicos y el asentamiento de archivos de Libros Electrónicos
Para utilizar el servicio se debe contar con un certificado de firma digital del Representante Legal, expedido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada o acreditada en Colombia.

También se requerirá el certificado de firma digital del Revisor Fiscal o Contador Público, en las mismas condiciones, en los casos en los cuales el libro físico que antecede el libro electrónico, posea hojas que no hubieren sido empleadas, con el fin de certificar su anulación de acuerdo con lo previsto en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.

En el siguiente enlace consulte las entidades autorizadas en Colombia:
http://www.onac.org.co/modulos/contenido/default.asp?idmodulo=455


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