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Buenos días mi nombre es alan hernández
soy el jefe de servicios registrales de
la cámara de comercio de barranquilla y
en el día de hoy vamos a hablar sobre
los mecanismos o alternativas que
existen para efectuar reuniones de
asambleas de juntas de socios o de junta
directiva lo anterior de acuerdo a las
disposiciones que se establece en la
legislación societaria pero también muy
de la mano de los de las normatividad
que ha expedido el gobierno nacional
concretamente el reciente
pronunciamiento del ministerio de salud
con relación al tema de el coronavirus
desde ya queremos aclarar que las
reuniones no presenciales son algo que
ya venía en la legislación desde el año
1995 en efecto la ley 222 del 95 regula
en sus artículos 19 y 20 la forma de
tomar decisiones bien sea en reuniones
no presenciales o con una alternativa
que es el otro mecanismo para la toma de
decisiones en ambos en ambos aspectos lo
que se busca es que no se requiera que
estén presentes la totalidad de los
socios para que pueda ver una reunión si
no fue una alternativa que se diseñó
para que socios miembros de junta
accionistas que estén en diversos lados
puedan reunirse y la sociedad no tenga
inconvenientes de continuar
operativamente en la toma de decisiones
pero muy bien con esto de la emergencia
sanitaria y las disposiciones del
gobierno el ministerio de comercio
expidió el decreto 398 del 2020 del 13
de marzo en el cual reformó lo que ya
habíamos
de la ley 222 de 1995
en lo referente al artículo 19 que era
el de las reuniones no presenciales si
bien es cierto ya la legislación decía
que se podían reunir de manera no
presencial el decreto 398 del 2020 fue
vino a traer una aclaración concreta con
relación a que se entendía por los que
asistían a la reunión y me explicó para
entender la ley 222 del 95 del artículo
19 decía que para este tipo de reuniones
no presenciales se requería la
asistencia de todos los socios es decir
que el 100% participara en la reunión y
que tomaran decisiones la mayoría
el decreto 398 el 2020 aclaró la
expresión que se entiende cuando se hace
referencia a que todos los socios con
miembros asistan y ya no está diciendo
que es que todos tienen que participar
en la reunión sino cuando hace
referencia a todos los miembros de junta
o socios dicen a todos los que
participen en la reunión esto que
significa que al reformar el artículo 19
lo que está dando a entender el decreto
398 del 2020 que es una norma de
emergencia sanitaria que tiene que ver
con cumplimiento superior porque son los
temas de salud que en este momento nos
convoca permite que esta reunión no
presencial y desde ya debemos entender
que no presenciales que todos se liberen
con un mecanismo tecnológico desde
afuera o que haya algunos socios en la
empresa y otros socios participando de
manera virtual quien sea
telefónica bien sea por videoconferencia
siempre y cuando esto se pueda aprobarlo
lo interesante y la novedad que trae el
decreto 398 del 2020 es esto es que ya
no se requiere mientras está esta
normatividad vigente que participe la
totalidad de los socios o miembros de
junta directiva porque cuando habla de
aquellos socios se refiere a los que
estén en la reunión es decir aquellos
que puedan hacer el quórum para poder
deliberar entonces esto es muy novedoso
porque el control que se ejercía siempre
era que si no estaban todos los socios
no podía haber reunión no presencial
ahora lo que podemos decirles de esta
forma si está el quórum para poder
deliberar y participa en reunión no
presencial la reunión es totalmente
válida acordémonos que lo que se busca
en este momento es no estimular las
aglomeraciones no hacer que lo que las
personas se junten sino que la ley desde
el año 95 ya establecía esta alternativa
y ahora con este nuevo decreto
aclara el tema de que se puede entender
que no tiene que estar la totalidad
participando en la reunión
el día de ayer en horas de la tarde la
superintendencia de sociedades expidió
una circular externa la cual junto con
la del decreto que les acabo de
mencionar lo vamos a poner a disposición
de ustedes
en nuestra acá en nuestra página web
expidió una circular de la
superintendencia de sociedades en la
cual dio instrucciones o digamos reglas
más específicas a lo que dijo en su
momento del decreto
que hacemos referencia al del número 398
y el y son estas si la reunión ya se
convocó y eso también lo dijo el decreto
si la reunión ya se convocó es decir en
este momento usted que está viendo este
vídeo ya convocó a una reunión ordinaria
a realizarse la semana entrante
puede hasta el último día antes de la
reunión enviarle una comunicación a los
socios oa los miembros de junta para
decirles que la reunión se hará de
manera no presencial es toda una novedad
porque se está entendiendo que se está
cambiando la forma de hacer la reunión
pero se puede hacer sobre esto hay que
tener la claridad para nada se ha
modificado lo que tiene que ver con la
forma de convocar a la reunión quien la
convoca y con la antelación entonces
pongamos en en estos escenarios primero
ya el representante legal convocó a la
reunión
tiene hasta el día anterior para
comunicarle a los socios miembros de
junta directiva que la reunión se hará
de carácter no presencial aclarando que
no presenciales que todos participen en
a través de la herramienta tecnológica o
que haya algunos en la oficina y otros
participen desde afuera también es
importante que si se va a hacer esta
reunión no presencial el representante
legal está verificando constantemente en
esa reunión no presencial que el quórum
deliberatorio y para tomar decisiones se
mantenga es decir debe estar haciendo un
control como en toda la reunión quienes
están en este momento entrando a esa
videoconferencia entrando a ese chat
entrando a esa llamada a esa conferencia
telefónica y lo más importante que debe
verificar que realmente la persona que
está ingresando es el que tiene la
calidad de socio o es aquella persona
que tiene la calidad de miembro de junta
directiva es decir es importante que
sepa y se tenga la certeza de que está
ingresando tenga la calidad de socio yo
me imagino que si es en el caso pues de
teleconferencia ya
reconocemos a nuestros socios y en el
caso de un chat pues tenemos los
teléfonos guardados de estos socios o
miembros de junta y estarán plenamente
identificados lo importante es que se
verifique quién es el que está
participando como socio miembro de junta
y quién es aquel que tiene la calidad
que está representando
ya sabemos hacemos un resumen un día
antes de la reunión lo puede hacer debe
decir un día antes a través de que en
medio tecnológico porque inicialmente
como ya la reunión estuvo convocada se
citó a se citaron a los socios o
miembros de junta a una reunión en un
lugar físico en donde se había dispuesto
a la reunión como este decreto permite y
la circular es la circular de la
superintendencia de sociedades aclara
este tema también dice que debe ser
representante legal el día anterior
decirles de la misma forma que los
convocó cómo se va a hacer esa nueva
reunión no presencial porque obviamente
debe decirles lo haremos por
videoconferencia en esta dirección en
este enlace lo haremos por
teleconferencia llamando a este teléfono
a esta hora lo haremos por una sesión de
chat y debemos ingresar a esta hora
deben identificarse plenamente y todo
esto con el fin de que se tenga la
certeza de que obviamente
y el quórum para poder tomar las
respectivas decisiones muy bien también
el ministerio de salud el ejercicio de
la protección de toda la comunidad de
nuestro empresariado en general busca
que no haya aglomeraciones inicialmente
se expidió una disposición en la que
decía que no podían haber más de 500
ahora se redujo a menos de 50 qué pasa
y me lo han preguntado qué pasa en
aquellas entidades que se van a reunir
cuyo número supera en socios no lo
haríamos para tanto junta directiva en
socios aquellas personas al número
establecido por el por el ministerio
pues aquí hay que analizar un caso si
nosotros tenemos que el número de socios
es superior es decir hay aglomeración
y ya la reunión está convocada pues
definitivamente hay una imposibilidad de
hacer esa reunión ordinaria porque
estamos en épocas de asambleas
ordinarias de hacer esa reunión
ordinaria porque hay que cumplir un
mandato y el primer mandato en la salud
de todos los colombianos esto que
significa que no podría efectuarse la
reunión y el representante legal tendría
que comunicarle a todos los socios de
esa reunión que supera ese número que
por fuerza mayor o caso fortuito no
puede efectuarse dicha reunión y tendrá
que efectuar o convocar la reunión
después con los mecanismos tecnológicos
que ésta ofrece perdón por el mecanismo
de ley y con el mecanismo tecnológico
que ellos consideren para que pueda
haber reunión muy bien y qué pasa si yo
ya convoque a la reunión de asamblea
junta directiva o junta de socios ya la
convoque hace unos días y es para
realizarse a la semana entrante y llega
el día de la reunión y no hubo quórum
sea porque físicamente no se reunieron
pero tenemos una norma que permite que
lo podemos hacer no presencial y en ese
día de reunión no presencial
no hubo quórum para poder deliberar pues
la ley establece la alternativa el
código de comercio lo que son las
reuniones de segunda convocatoria es
decir que se puede convocar nuevamente
para una reunión que se haga no antes de
los 10 días hábiles ni después de los 30
días hábiles convocados desde la fecha
que se determinó para la primera reunión
obviamente esa segunda reunión también
se puede hacer de manera virtual es
decir él puede convocar a una reunión en
segunda convocatoria de manera no
presencial para que se cumpla lo que
tiene que ver con la no asistencia ni
aglomeraciones de ley
que es importante tener cuenta y que
también nos los ha preguntado a nuestros
empresarios es
cuando nosotros hacemos una reunión
ordinaria cuando el representante legal
convoca a una reunión ordinaria se
entiende que para ver cuál es el estado
de la sociedad al año inmediatamente
anterior se entiende que es para aprobar
los balances del ejercicio anterior se
entiende que es para tomar las
decisiones y ver el estado de la empresa
del año inmediatamente anterior como
requisito pero la ley establece un
derecho de inspección el derecho de
infección que se debe ser quince días
antes de la reunión en el cual cualquier
socio puede acercarse y ejercer la
inspección que no auditoría sobre los
sobre la información que reposa en la
sociedad pues bien la superintendencia
de sociedades también se pronunció sobre
esto y dijo que ni el derecho de
infección se suspende así como no se
suspende lo que tiene que ver con la
forma de convocar lo que sí hace ella es
invitar a que se busque algún mecanismo
para que de manera virtual puedan
ponerse a disposición
la información para que los socios
puedan ejercer el derecho de infección
es decir si a la fecha se ha convocó la
reunión y con 15 días de anterioridad y
dice la ley que debe estar a disposición
de los socios los libros para ejercer el
derecho inspección pues hay que idear
alguna forma de que ellos tengan acceso
a eso con las herramientas y las
seguridades tecnológicas para que puedan
participar muy bien ahora también nos
han preguntado y esto aplica a las
entidades sin ánimo de lucro porque es
un decreto del ministerio porque hay una
circular de ayer de la superintendencia
de sociedades pues debo decirles que
este decreto 398
claramente deja la puerta abierta para
que también se pueda aplicar a las
entidades sin ánimo de lucro y porque
porque dice que esto también aplicará a
cualquier persona jurídica
cualquier persona jurídica se entiende
que también son las entidades sin ánimo
de lucro con las entidades sin ánimo de
lucro sucedía algo particular y es que
como la legislación societaria
está determinada para aplicarla a las
empresas en el caso de las entidades sin
ánimo de lucro las de este tipo de
reuniones no presenciales se solamente
se pueden hacer en la medida en que en
los estatutos de esa entidad sin ánimo
de lucro estén consagrados en los
artículos las reuniones no presenciales
si no la tienen no las podría ser pero
el decreto 398 al hacer la claridad y
decir que esto se puede hacer con
cualquier persona jurídica estaría
abriendo la puerta a que las entidades
sin ánimo de lucro también puedan hacer
este tipo de reuniones no presenciales
cuando no está regulado en sus estatutos
entonces la invitación es a que ustedes
hagan uso de esta herramienta a que
conozcan que la ley dio la posibilidad
que hasta el día anterior puede
cambiarse la forma de participar en esa
reunión
que ya este decreto no establece clara
establece claramente que no es necesario
que participe la totalidad de los socios
o miembros de junta directiva sino que
se entiende que cuando habla de todos
los socios son de todos los que
participen en la reunión y mantengan ese
quórum para poder deliberar y tomar
decisiones válidas
les comento que en este vídeo que
estamos haciendo el día de hoy donde lo
dejamos disponible para ustedes pueden
dejarnos pueden dejarnos sus inquietudes
y sus preguntas para nosotros absorber
las el interés de la cámara de comercio
de barranquilla con sus empresarios y
con la comunidad en general es que
conozcan la normatividad continua que
está saliendo por el gobierno nacional a
fin de que sea aplicable en todos
ustedes no está de más recordar que
nuestra entidad tiene sus servicios
virtuales a través de su página web
cámara back punto o hereje punto cero
donde pueden radicar documentos para el
registro de manera virtual o pueden
comprar y adquirir los certificados bien
sea en nuestra página web o bien sea con
nuestra asistencia virtual ya les deseo
que tengan un buen día cualquier
interrogante con todo el gusto estamos
para atenderlos porque la razón de ser
de la cámara de comercio de barranquilla
son nuestros empresarios y la comunidad
en general y mucho más en estos momentos
en el cual debemos estar muy conectados
con todos nuestros empresarios que
tengan un buen día.