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Listo
muy buenas tardes tengan todos ustedes
si marcela menos a coordinadora de
logística de eventos externos de la
cámara de comercio barranquilla en
nombre de la cámara en el asesinato de
alguien viniera a esta capacitación
virtual tiene programado especialmente
para todos nuestros empresarios que son
nuestra razón de ser
andeliz ya no de esta agenda de hoy
queremos invitar a todos nuestros
empresa les hacer su renovación de la
matrícula mercantil antes del 31 de
marzo parte de esta actualización es
negocio les permitirá acceder a todos
los instrumentos y recursos
desarrollados para el fortalecimiento y
desarrollo de nuestro tejido empresarial
ingresando a nuestra página web www un
punto cámara baja punto o hereje punto
sea o pueden seguir haciendo todos los
trámites registrales desde la comunidad
de su casa de sus negocios también
nuestros puntos de empresarios 50
disponible para atender los puntos buena
vista centros soledad y puerta de oro
estamos atendiendo a un horario de lunes
a viernes de 9 a 3 de la tarde jornada
continua y los sábados
13 20 y 27 además estaremos también en
los sábados en horario de 9 a 11 del día
tenemos comprometidos por el bienestar y
el fortalecimiento de nuestra comunidad
empresarial y el ingreso a distintos
empresarios está sujeto al apodo
permitido un tienda con todos los
protocolos del mundo
y estos son los dos proyectos especiales
que aplican a la ipad de renovación del
2021 para nuestras pymes
tendremos el 5% de descuento en la
renovación de su matrícula mercantil y
entidades más y el 5% la escuela también
la space donde sus certificados
queremos compartir los beneficios que
está el 2021 con el crecimiento de sus
negocios ha renovado con los técnicos en
el programa de capacitación para los
colaboradores del inicio acompañamiento
para fortalecer el plan de negocio de la
empresa y créditos y alivios financieros
con nuestra guía online
fundación
[Música]
pero también ingresar a nuestra
plataforma mejor hagamos negocios y
consigue lugar
nuestro asistente virtual que había
cambiado sus números estamos proyectando
su número de compasión para que están
agregados en sus contactos de whatsapp
pueden haber llegado y pueden hacer
compras de certificados y no toma muy
fácil indicarles
a continuación queremos presentar lo que
son sociedades que son aquellas empresas
colombianas configuradas como sociedades
de naturaleza comercial que mentalmente
se proponen a combinar las ventajas de
su actividad comercial y económica con
acciones concretas para propender por el
bienestar de sus trabajadores aportar a
elegir a césar del país y contribuir con
las protestas del medio
[Música]
una sociedad que debería convertirse en
creatividad el modelo de negocio con un
propósito crítico mirar valor económico
social y ambiental si ustedes necesitan
más información como activision
puede comparar
[Música]
bueno este mayor ya se está convocando a
aspectos prácticos y registrales para la
celebración de reuniones noticiarios y
con tanto entienden que no está
mostrando ilimitada otra mala luisa
prado y es propietaria oficina parado
vuelva valbuena y asociado abogado de la
universidad externado de colombia
especialista en derecho comercial de la
universidad de los andes
esta capacitación estación ahora va en
próximos días la estaremos compartiendo
nuestra página web si tienen preguntas
inquietudes por favor vayan si dieran en
el link de preguntas y respuestas y la
doctora manel o inspirada dando
respuesta a medida que se las van a
compartir
actualmente muchísimas gracias a todos
los empresarios que acompañan en este
espacio
a continuación quiero dejarlos con un
problema de visa duramente primera
siempre estar con nosotros
pero no están contando hoy buenas buenas
buenas tardes buenas tardes a todos muy
complacida de esta invitación que me
hace la cámara de comercio barranquilla
siempre para mí es un placer poder
compartir con los empresarios y con
todos los que les interesan estos temas
y todos los cambios y todas las
prácticas y las buenas y las buenas
prácticas corporativas que debemos tener
en cuenta sobre todo en estos momentos
en que en que se presenta el té ya la
época para las reuniones ordinarias de
todas las compañías
y pueden ver bien la presentación será
muy bien perfecto entonces sin más
preámbulo vamos a iniciar es una charla
de una hora es un es un tiempo puede ser
corto pero me parece que si lo
aprovechamos al máximo podemos adquirir
obtener claro cuáles son las reglas con
las cuales tenemos que ir las cuales
tenemos que respetar y aplicar para que
nuestras asambleas y nuestras reuniones
de juntas directivas también sean
exitosas para que no vayan a tener
ningún inconveniente con el registro en
la cámara
por la experiencia que yo he tenido pues
yo trabajé 25 años en la cámara como si
bogotá en el área de registros públicos
digamos que uno es con tiempo le enseñan
ciertas cosas y con el tiempo si fuese
con el tiempo suficiente y oportuno le
indican que es lo que revisa la cámara
como revisa la cámara de los documentos
podemos eventualmente lograr primero que
hagamos las cosas bien segundo que a
futuro que esas reuniones que ustedes
tienen que hacer en sus compañías no
tengan ninguna complicación cuando ya la
erradiquen para registro porque siempre
se presentan muchas devoluciones y la
verdad es casi siempre son los mismos
temas entonces vamos a ahondar hoy en
los puntos claves que revisa la cámara
para que ustedes eventualmente puedan
hacer bien sus actas pueden hacer bien
sus reuniones y entreno a nate de
complicación porque porque traemos el
tema de la reunión no presenciales en
las reuniones mixtas o las reuniones por
las decisiones por voto que son tres
formas de tomar decisiones
nuevas entre comillas porque esto está
esto está aprobado y está regulado desde
el año 1995 cuando la ley 222 que
modificó el régimen de sociedades creó
para los empresarios la posibilidad de
hacer este tipo de reuniones entre
comillas especiales ya no se requería
que todo el mundo se desplazará a un
mismo lugar sino que permite de alguna
manera poderse reunir sin que nos
estemos viendo en persona y obviamente a
raíz de la pandemia que se inició hace
un año más o menos digamos ahí
oficialmente pues esto cobro una mayor
importancia porque estas reuniones si
bien es cierto ya se venían usando desde
hace muchos años digamos que la gente
siempre las hizo de una manera muy
excepcional siempre la gente como que
que no todavía como que no le parecía
que debía ser así todavía teníamos esa
esa cultura de que si no nos veíamos
desde que si no íbamos a un salón donde
estábamos todos juntos entonces siempre
hemos tenido la idea como que eso como
que no tiene como tanta
seguridad hoy en día la vida del mundo
entero cambio y nos hemos tenido que
acostumbrar a tener contacto a través de
las plataformas que en buena hora
llegaron a tiempo para poder tener por
ejemplo este tipo de eventos donde
claramente estamos conectados 50
personas y millones de ustedes la
logística que hay que tener antes para
que estuviéramos conectados 50 personas
de esta manera y si uno va a mirar pues
si es mucho más fácil digamos que yo
estoy en mi casa ustedes están en su
casa en su casa o sea eso es un tema
mucho más fácil obviamente siempre el
calor de la persona pues a uno como que
eso todavía le hace falta pero bueno ya
hemos tenido entrenamiento durante un
año y ya nos hemos ido acostumbrando a
que de esta manera también podemos
llegar a las personas y también podemos
colaborar en lo que se requiera entonces
por eso es que vamos a tratar este tema
tan importante para que ustedes tengan
absolutamente claras
las reglas del juego con las cuales
ustedes tienen que hacer sus reuniones
cómo es que deben hacer las que deben
tener en cuenta que que no pueden hacer
para que ustedes realmente tengan claro
a medida que ustedes vayan teniendo
alguna alguna duda pues entonces me
cuentan y yo eventualmente les puedo a
absorberla a la pregunta de acuerdo si
estamos en el tema entonces hay tres
tipos de reuniones que vamos a mirar hoy
cuáles son las reuniones que se llaman
no presenciales donde simplemente el
representante legal de la compañía hace
una convocatoria ahora vamos a ver
cuáles son las reglas de la convocatoria
donde convoca a todos sus sus
accionistas y es una sociedad con
acciones a todos sus socios es una
sociedad limitada una en comandita
simple oa todos sus miembros de junta
directiva si estamos hablando de junta
directiva con los directivos
ella hace una convocatoria a todos donde
les dice mire yo los invito y lo estoy
convocando
es una reunión pero no tienen que venir
a ninguna parte vamos a conectarnos
vamos a conectarnos a través de
cualquier medio tecnológico que tengamos
a nuestra disposición y que garantice
que todos podamos participar cierto y
entonces vamos a conectar el día tal a
la hora tal y es importante que me digan
a través de qué plataforma me tienen que
inclusive dar un instructivo para que yo
entré es ese tipo de reunión donde todos
actualmente todos los que van a
participar están conectados a través de
algún medio tecnológico es lo que se
llama reunión no presencial o sea
ninguno está reunido en la enlace de la
sociedad porque el representante legal
normalmente está ahí porque él tiene que
estar ahí su plataforma está ahí toda la
logística la tiene ahí pero digamos que
ninguno de los asistentes está entre
digamos que es a la que se llama la
reunión no presencial hay una reunión
mixta que surge con el tiempo que esa no
está la ley 222 ni ninguna
que simplemente es un desarrollo
doctrinario donde claramente donde
claramente ya inclusive los decretos de
pandemia del año pasado ya hablaron por
primera vez de lo que se llaman
reuniones mixtas que es una reunión
mixta es cuando yo convoco a todo el
mundo y le digo mire hay dos formas de
que participemos en la reunión los que
quieran venir aquí a la sociedad al agua
oa la dirección del domicilio social que
decidimos que fuera para llevar a cabo
la reunión entonces no vamos reunir en
tal parte a tal hora tal fecha cierto
entre los que puedan venir acá pueden
venir acá obviamente en estos momentos
donde todavía tenemos emergencia
sanitaria tenemos necesariamente que
respetar todos los protocolos de
diversidad que estableció el gobierno
obviamente una sociedad que tiene más de
50 miembros 50 socios o accionistas o
asociados y es una entidad acción o lo
que sea si tiene más de 50 no podremos
tener reuniones presenciales porque
claramente
hay un hay una ley de aforo hay unas
limitaciones todavía para evitar las
relaciones entonces tenemos que saber
muy bien qué tipo de reunión vamos ya
era a cabo entonces en ese caso podemos
decir mire vamos a hacer unos vienen acá
y otros se conectan pero tienen que
avisar con tiempo cuántos van a venir y
cuántos se van a conectar para no violar
las normas que regulan todo el tema de
aforo entonces algo que llama la reunión
mixta pero para que la reunión mixta sea
válida desde la convocatoria yo tengo
que permitir la posibilidad de que unos
vengan al lugar y otros se conecten de
eso es lo primero que ustedes tienen que
tener en cuenta cuando convocan tienen
que ser muy claros en el tipo de reunión
que quieren llevar a cabo de acuerdo
esas las reuniones mixtas y existe otra
forma de tomar decisiones
hay otra forma de tomar decisiones que
es aquellas decisiones que se toman por
voto escrito es esa forma de tomar
decisiones es cuando no hay deliberación
osea yo como representante legal no
estoy convocando a mis accionistas a mis
socios a miembros de junta yo no lo
estoy convocando a que nos conectemos al
tiempo a que nos reunamos al tiempo para
deliberar pareció que vamos a tomar sino
que simplemente yo les voy a mandar una
comunicación donde les digo mire la
sociedad o la junta lo que es el órgano
que sea en su momento necesitamos tomar
esta decisión urgente me aprueban a
firmar el contrato tal por tanta plata
con tal parte porque este es urgente en
el permito que me digan si me prueban o
no me aprueban esa decisión entonces eso
se manda a todos yo les doy un tiempo
de obtener los regulados los estatutos
si yo no lo regule los estatutos tengo
que acoplarme a lo que dice la normativa
que son 30 días para que la gente me
conteste todos tienen que contestar me y
con base en la votación que haya por
escrito piense que aquí no hay
deliberación no se conectan no están
reunidos así como estamos nosotros hoy
entonces cuando todos me contestan yo
como representante legal miro cuántos
votos a favor cuántos votos y luego en
contra entonces miró adversidad decisión
fue aprobada o no entonces digamos que
esas son las tres formas de reunirnos o
de tomar decisiones que vamos a mirar
hoy de acuerdo 3 es claro que ustedes
tengan que hay tres formas distintas a
la reunión presencial
cuál es la sugerencia del gobierno y de
todo el mundo hoy en día que todavía
estamos en pandemia que hemos sufrido
realmente el fenómeno que a manos nos
soñamos que nos tocará vivir
y es que lo posible se hagan las
reuniones no presenciales
porque es lo posible porque es que
todavía nos tenemos que cuidar mucho
todavía tenemos riesgo todavía el tema
no se ha ido todavía aunque si bien es
cierto las encuestas o las estadísticas
dicen que ha bajado notablemente pero
indudablemente baja notablemente pero
ahí está ahí está todo yo creo que hemos
tenido casos cercanos donde realmente
hay familias que han sufrido este
flagelo de una manera impresionante
entonces tenemos en lo posible que
tratar de reunirnos de esta manera no
presencial y por eso es tan tan oportuno
que la cámara de comercio se preocupe
porque nos indiquen qué es lo que se hay
que hacer cómo hay que hacerlo y cómo
tienen ustedes que presentar los
documentos a la cámara para que
eventualmente los cambios que se lleven
a cabo queden bien escritos de acuerdo
entonces ya teniendo claro estos tipos
de reunión
tenemos que revisar qué es el tema de la
convocatoria que es el tema del quórum
que será eso el quórum que son esas ese
tema las mayorías con las que se toman
las decisiones y finalmente vamos a
mirar como punto común en las tres en
los tres tipos de formas de tomar
decisiones que acabamos de mirar al
final miraremos cómo se elaboran las
actas
poder realmente sentar en el libro de
actas este tipo de decisiones porque las
actas tienen un régimen especial no son
no las regula la normativa general del
artículo 189 del código comercio sino
que la regula una norma específica que
es el artículo 21 de la ley del 22 del
95
que es el que nos dice cómo deben
elaborarse las actas en este tipo de
decisiones de acuerdo
entonces la convocatoria en términos
generales que podemos entender por
convocatoria convocar es que yo
simplemente le informó a los accionistas
a los socios a los miembros de la junta
y les digo mire vamos a hacer una
reunión estamos hablando de las
reuniones ordinarias obviamente por la
época del año que estamos vamos a
terminar la reunión ordinaria de la
compañía que es obligatoria para todas
las compañías todas las personas
jurídicas en colombia tienen que hacer
sus reuniones ordinarias por tarde el 31
de mayo de marzo del año en curso por
tarde el 31 de marzo de este año sí que
pasó el año pasado que el año pasado
cuando declaran la emergencia que fue en
marzo por esta época cierto
la reunión y estaban todas convocadas de
manera presencial todavía no sabíamos lo
que iba a pasar entonces todavía hay
sociedades que no ha hecho la nueva
ordinaria el año pasado de hecho este
año el gobierno le tocó sacar unos
decretos especiales donde claramente
dice mire claro no ordinaria es que nos
hicieron el año pasado porque como se
aplazó y se aplazó y se aplazó de la
emergencia sanitaria y la norma inicial
había dicho que la reunión ordinaria se
hacía dentro del mes siguiente a la
terminación de la emergencia y todas y
todas estamos en ella entonces qué pasó
con el decreto de este año bueno ya
estamos en lo que estamos ya hemos
aprendido a convivir con esto ya
llevamos un año entonces todas las
reuniones ordinarias tanto las del 2019
que no se han hecho como las del 2020
que es la que es la que se vence el 31
de marzo las dos se vencen el 31 de
marzo del presente año ya no hay más
prórrogas ya no hay más plazos y yo
tengo que necesariamente hacer
o sea a probar toda la operación del año
2019 y una vez aprobada la operación
2019
yo puedo aprobar el 2020
entonces la sugerencia que es si hay
sociedades que por la razón que fuera
finalmente no hicieron su reunión
ordinaria año pasado ni presencial y no
presencial ni mixta de ninguna manera la
convocatoria que hagan existen las 20
hacer para las dos para aprobar los dos
años o dos ejercicios corporativos o
societarios entonces es importante
ustedes la pueden convocar para que en
una sola reunión
en lo posible para la no presencial no
claro que si somos tres personas pues de
pronto pues presencial también se puede
pero igual como les digo pues lo ideal
es que nos cuidemos entonces necesario
tenemos que convocar para aprobar los
dos ejercicios tanto 2019 como 2020 si
ustedes no hicieron reunión el año
pasado no vayan a convocar solamente a
2020 porque les queda un año sin aprobar
y claramente el gobierno en las reglas o
normativa que sacó este año dijo no se
puede aprobar el ejercicio del 2020 si
aún no se ha aprobado el año del 2019
entonces tenemos que tener eso claro no
miremos al interior de cada compañía que
pasó no la hicimos no pudimos convoquen
para las dos hagan la reunión para las
dos los dos ejercicios en el orden del
día tiene que haber primero la
aprobación del ejercicio 2019 una vez
aprobado el ejercicio 2019
yo puedo entrar a aprobar el año 2020
porque obviamente para aprobar 2020
a mí me
es importante para mí haber aprobado
primero 2019 de acuerdo entonces la
convocatoria como hay que hacerla
tenemos que ir al estatuto tenemos que
mirar que dijimos nosotros cómo se hace
la convocatoria entonces dijimos por
medio de comunicación escrita y dirigida
a la dirección de cada socio o
accionista
bueno hay que hacerlo así comunicación
escrita dirigida a la dirección
registrada del cachón insta la compañía
dijimos se convoca a través de un
telegrama bueno otro telegrama mire se
convoca por aviso de prensa por aviso de
prensa o sea para la convocatoria de
este tipo de reuniones se aplica en su
integridad lo que ustedes en su momento
acordaron en el estatuto
primero que todo sin nada se dijo
si nada se dijo si se les olvidó decir
en el estatuto cómo es que ustedes
convocan pues tienen que remitirse a la
ley y la ley obviamente pues tiene la
regulación especial para eso entonces si
son sociedades del régimen del código
comenzó dirá que es
por periódico cierto por aviso de prensa
no si es una sociedad sabina que por
comunicación escrita con cinco días o
sea la ley suple ese vacío pero en lo
posible el 95 por ciento de estatuto
dice cómo es que yo convoco entonces yo
tengo que respetar la forma en que dice
el estatuto y tengo que respetarla como
tengo que cumplir con él cómo hacerlo o
sea mediante qué medio comunicación
escrito aviso de prensa telegrama correo
electrónico lo que ustedes quieran quién
quién es el que está facultado para
convocar si nadie dijo nada el que
convoca es el representante legal nadie
más cuando son reuniones ordinarias
porque la ley tampoco lo suplió entonces
lo que uno entiende es que el único que
tiene forma de hablar en nombre de la
sociedad para convocar pues es el
representante legal entonces el que
tiene que convocar nadie más en este
caso cuando son ordinarias
sí
cuando oigan me bien cuando entonces ahí
es donde ustedes tienen que mirar cómo
es una reunión ordinaria donde se van a
probar los estados financieros y todo el
informe de gestión todo todo se aprueba
porque es la reunión donde se analiza la
situación de la sociedad entonces
normalmente lo que se dice es que son 15
días hábiles de anticipación cómo se
cumplen esos 15 días hábiles de
anticipación yo convoco el 5 de febrero
entre el 5 no se no se cuenta porque es
que el día que yo convoco pues ese día
no es no es antelación a la reunión
entonces yo convoco el 5 entonces yo no
cuento el 5 te empieza a contar el 6 el
7 el 8 que días no se tienen en cuenta
para esos 15 días hábiles
en colombia
por legislación vigente el sábado es un
día hábil para los empresarios en
colombia por la normativa laboral
digamos que la que define de alguna vez
cuáles son los días hábiles pero si en
la sociedad el reglamento de trabajo
dice que en esa sociedad el sábado no es
hábil que no trabaja en ese día entonces
ustedes tendrán que descontar el sábado
el domingo nunca se cuenta los días
festivos tampoco
entonces tenemos que contar muy bien la
antelación con la que hacemos esto yo
convoqué el 5 de febrero y para el 25
marzo entonces uno cuenta y cuenta 1234
de ahí tienen que salir 15 días
completamente hábiles pero el día en que
voy a llevar a cabo la reunión tampoco
se cuenta entonces los 15 días tienen
que estar contados a partir del día
siguiente a bilal bien que yo convoco
hasta el día inmediatamente anterior
hábil
al que yo hago la reunión normalmente
las compañías y por lo que me tocó a mí
mientras estuve en la cámara comercio
era que la mayor devolución que se hacía
de las ordinarias es que la gente de
alguna manera cuenta los 15 días y
siempre se peleaban por un día porque
contaban el día de la reunión o contaban
el día en que yo convocaba y resulta que
en eso el mismo consejo de estado en la
misma superintendencia sociedades ha
sido claro en decir que nunca se cuenta
ni el día en que yo convoco ni el día en
que yo me reúno entonces revisen sus
convocatorias a ver si quedaron bien
hechas miren que hayan cumplido los 15
días hábiles si es que ese es el tiempo
que ustedes necesitan por estatutos o
por ley para llevar a cabo la reunión
ordinaria
entonces fíjense como la convocatoria
tiene su importancia revisen el como el
quién y el cuándo porque eso lo revisa
la cámara de comercio cuando va a
inscribir la cámara de comercio coge las
actas que ustedes radican y lo primero
que mira en un acta es primero que éste
el número del acta
que las actas son numeradas después que
mira el acta a la cámara de que sociedad
se trata entonces hay que indicar que se
está reuniendo la asamblea ordinaria de
la sociedad xx tal pero pongan bien el
nombre créame que esa devolución es muy
alta porque se nos olvida decir de qué
sociedad se reunió la asamblea porque
nosotros escribimos para nosotros y como
nosotros decimos si es que es claro no
pongan bien en el nombre de la compañía
que se está reuniendo indiquen
claramente el día en que se están
reuniendo la hora en que se están
reuniendo no tiene un par de preguntas y
me gustaría que el tema nación andrea
ramírez nos dice podría saber la fuente
normativa para tomar como día hábil el
día sábado
básicamente hay una sentencia del
consejo de estado que desarrolla el tema
donde dice claramente que en colombia
los días sábado son hábiles si te parece
tú mandame un correo yo les mando copiar
esa sentencia para que tus el app se la
pase la que la manden a la persona que
está preguntando y ahí encuentra ella
todo el desarrollo que hace el consejo
está
pero claramente la legislación laboral
en colombia que es la que define la
habilidad de los días dice que la
jornada laboral en colombia son 48 horas
dentro de las que se dice que son cada
día 88 horas y los sábados se trabajan 4
horas por eso es que por legislación
laboral esencialmente es que se define
que es la norma general es que el sábado
es hábil entonces para que no para que
no sea hábil por ejemplo en el tema de
cámara cuando hacen la convocatoria si
ustedes no cuentan los días sábados
tienen que indicar en su acta que es que
en esa compañía el sábado no sabéis para
que ustedes tengan claro el tema pero
por norma laboral y por y por todo el
desarrollo que ha hecho el consejo
estado claramente el día sábado
es laboral salvo es hábil salvo que yo
como compañía el reglamento de trabajo
defina que no es xavi
perfecto otras muchas gracias ya he
tomado el correo electrónico de la
señora andrea para enviarle información
perfecta
y alguna otra inquietud por ahora
si tenemos otra pregunta será angelina
alvear nos dice una sociedad sas con un
único accionista fue creada en octubre
del 2020 obligatoriamente debe reunirse
para aprobar los estados financieros del
2020
si cuando te registras o constituye en
la sociedad del año inmediatamente
anterior tienes la obligación de hacer
reunión ordinaria entre el primero de
enero y el 31 de marzo del año siguiente
tienes que aprobar estados financieros
tienes que hacer cierre fiscal tienes
que hacer informe de gestión y todo así
sea único accionista de hecho tienes la
obligación de hacer el acta donde se
aprueba también todo ese tema porque es
una obligación societaria y se debe
cumplir cuando hay cambio de año cuando
hay cierre fiscal incluye incluso
incluyendo a las sociedades que se
constituyen en diciembre
desde que haya corte fiscal de pases de
un año a otro tienes la obligación de
hacer la reunión ordinaria
bueno
entonces como les decía en la
convocatoria hay que tener en cuenta
quién cómo y cuándo se hace la
convocatoria en qué casos en qué casos
no es importante la convocatoria en qué
casos cuando eventualmente se reúnen
todos todos son todos los accionistas o
los socios con los miembros de junta
directiva principales no cuando están
todos es lo que jurídicamente se llama
como reunión universal porque porque
está todo el universo
entonces lo que la norma ha dicho es
mire si estamos todos nosotros podemos
reunirnos cuando queramos así no nos
convoquen con el tiempo de antelación
pero que es importante ahí si yo voy a
hacer una reunión universal ordinaria
si están todos todos tienen que aceptar
que se van a reunir en reunión ordinaria
y que de alguna manera ellos renuncian
expresamente a esos 15 días hábiles oa
esos cinco días hábiles depende depende
el tipo societario para que la ley da
para el derecho de inspección
qué es el derecho de inspección que
tienen las compañías
yo como accionista de una compañía como
socio de una compañía yo tengo la
posibilidad de que durante los 15 días
anteriores a esa reunión yo puedo ir a
la compañía
en este tema donde estamos haciendo los
no presenciales por el tema del de la
cuarentena y de todo el tema del cobi
me han hecho llegar toda la información
o me han colgado en una plataforma común
para todos los interesados en la
compañía toda la información a la cual
yo tengo derecho a mirar yo tengo
derecho a mirar los estados financieros
las notas el informe de gestión el
informe el registro fiscal
yo tengo el derecho de inspeccionar
entre la ley por eso habla de quince
días hábiles o de cinco días hábiles
depende el tipo societario y ese término
si de alguna manera es obligatorio si
estamos hablando de una reunión
universal donde todos opción de acuerdo
y dijeron reunamos los de una vez ellos
están de alguna manera renunciando
a ese a esos 15 días hábiles para
inspeccionar después no pueden decir ah
no es que a mí me dijeron que me
reuniera pero es que yo no alcancé a
mirar los los estados financieros
entonces no se reúna entonces diga mire
qué pena briosos de acuerdo y
simplemente con que una persona se
retire con que una persona no se conecte
deja de ser reunión universal no eso lo
tiene que tener muy en cuenta porque
muchas personas no conocen esto y qué
pasa y entonces le dicen oiga reunámonos
porque somos 4
si estamos en cualquier cosa hagamos de
una vez la asamblea y salimos de eso
y si la persona no tiene realmente el
conocimiento de que él tiene derecho a
revisar los libros a mirar la parte de
contable a mirar cómo están haciendo las
cosas porque eso es un derecho que tiene
el accionista o el socio si él desconoce
eso y acepta hacer esa reunión universal
sin que haya tenido la oportunidad de
inspeccionar el después no puede alegar
que es que no sabía por qué es que la
ignorancia de la ley no es excusa
entonces por eso es que las
convocatorias se hacen con ese tiempo
tan largo de alguna manera sí
para que la gente pueda revisar ve
entonces eso lo tienen que tener en
cuenta si en algún momento le van a
decir mira como la asamblea rapidito y
salimos de eso ustedes deciden
porque si ustedes pueden decidir ustedes
puede decir si a mí no me interesa mirar
yo confío plenamente listo en su derecho
es su autonomía usted tiene autonomía de
confiar o no confiar
usted puede perfectamente decir mire yo
no tengo yo no tengo nada que mirar esta
compañía funciona bien yo estoy seguro
que todo funciona yo me reúno y aprobé
lo que necesite miramos estados
financieros y los veo bien entonces es
el derecho de los de las personas
y renunciar a ciertas cosas que la ley
le impone
entonces eso es importante que lo sepan
porque en muchas ocasiones cuando hay
reuniones ordinarias universales después
la gente dice no pero es que a mí me
cogieron allá lanzó en la oficina y me
dieron nos reunamos de una vez y yo no
sabía yo me reuní resulta que yo no miré
los estados financieros ejercicios eso
es un tema que él no puede decir
entonces por eso estos espacios son
importantes para aclararles a ustedes a
que tienen derecho y a que no de acuerdo
ahora bien en la convocatoria para niños
no presenciales adicional a lo que
acabamos de mirar de que se respete el
cómo el cuándo y quién y todo eso no
es importante que se diga en la
convocatoria se diga expresamente si
estamos convocando una reunión no
presencial o si estamos convocando a una
reunión mixta o si estamos convocando a
una reunión presencial porque si yo
convoco a una reunión presencial yo
tengo que hacer la presencial este año
ya no puedo hacerlo del año pasado que
me permitieron darle alcance por esta
fecha a las convocatorias porque como
habíamos convocado todos para
presenciales porque estábamos todos aquí
no vio pasar nada y como eso era en
china que no llegaba nada entonces todos
convocamos para unos presenciales y a
mitad de camino en el 14 de marzo o el
15 de marzo 17 me acuerdo cuando fue nos
dijo el presidente cuarentena
obligatoria y eso nosotros no sabemos ni
cómo de comida porque en la historia yo
te que me conozca y no tenga ni a qué
era eso entonces ahí el año pasado no
tienen la oportunidad de dar alcance a
las convocatorias y decir mire por
efectos de la pandemia
doy alcance a la convocatoria que hizo
el día cal con toda la antelación debida
y ya no va a ser presencial sino se
volvió
este año ya no porque es que ya este año
no existe esa sorpresa ya este año desde
el principio ustedes tuvieron que
definir si era presencial si era no
presencial si era mixta porque este año
la situación no cambia venimos igual
de hecho la emergencia sigue hasta el 31
de mayo o sea seguimos en emergencia
seguimos con todas las limitaciones de
aforo vale entonces en la convocatoria
tenemos que decir qué tipo de reuniones
y cumplir por por favor lo que ustedes
mismos plantearon el estatuto de cómo se
convocaba quien convoca y con qué
antelación de acuerdo hay alguna duda
sobre la convocatoria ese tema de
convocatoria lo revisan las cámaras de
comercio cada vez que ustedes escriben o
radican para inscripción un acta de
nombramientos un acta de reformas un
acta de cualquier decisión el punto uno
de los puntos importantes que revisa la
cámara es la convocatoria dime marcela
sí doctora mayra romero nos pregunta en
caso de que la reunión sea no presencial
con mixta es necesario indicar
inmediatamente el inta que es una
reunión o se puede enviar de manera
construida
lo que dice la normativa que estudió el
gobierno si es que en la convocatoria
desde la convocatoria debemos indicar
indicar
mediante qué plataforma en qué link a
qué horas y adicionalmente ustedes
tienen la obligación de indicarle no
desde la convocatoria pero si antes de
la reunión ustedes tienen la obligación
de informarle a cada accionista o a cada
socio darle un instructivo mínimo para
que se puedan conectar por qué por qué
por qué conectarse a veces no es tan
fácil como uno cree esto no es
simplemente dar un clic y ya apareció la
pantalla no yo aquí tengo pues a mis dos
hijos que ellos son los que los que
siempre acuden a mí a mi auxilio porque
pues yo he aprendido a manejar tú estos
cacharros pero pero no crean hay veces
hay veces que esta cosa se descompone y
le toca a ellos aquí y buscarme y yo el
uno le hace y el otro y así pues para
ellos es más fácil que para mí pero
igual
él es el representante legal que convoca
tiene el deber de escribirle a ellos por
un correo electrónico decirles miren
vamos a entrar así la plataforma es esta
que ayuda necesita
y dígame si usted ha entrado alguna vez
a la plataforma dígame que necesita
y además el día de la reunión tienen que
tener un soporte una persona de soporte
y un chat hecho exclusivamente por
whatsapp o por cualquier forma rápida
para que alguno de los accionistas de
los socios diga mire auxilio no me voy a
comunicar y puedan darle el soporte
porque ustedes tienen que garantizarle a
los accionistas oa los a los socios oa
los miembros de junta según el órgano
que se va a reunir ustedes tienen que
garantizarle que pueda conectarse en el
momento en que ustedes no le den el
soporte y por alguna razón él no pueda
conectarse eso hace que la reunión se
pueda perder toda por qué porque la
persona claramente va a demostrar que no
le dieron el soporte adecuado que no la
dejaron participar y como ese es un
derecho del accionista del socio eso
pueda puede hacer que la reunión se
torne ineficaz completamente porque no
le dieron participación al socio porque
no le dieron el soporte entonces yo lo
que les les les sugiero les recomiendo
es que
si convocan a este tipo de reuniones
tenga la persona indicada para el
soporte en línea durante la reunión que
si se cayó que si no se cayó que si se
oye que si no se oye que si comparto que
si no comparto no porque esto se volvió
esto sobre el día a día no pero
adicionalmente en días anteriores llamen
a los a los socios díganle que necesita
cuénteme cómo le ayudo o sea ustedes
tienen que garantizar que se puedan
conectar si la reunión es mixta y
ustedes ven que hay personas que
definitivamente no van a poder
conectarse dígales mire mejor venga
usted aquí y dejemos que sean otros los
que se conecten que tengan un poquito
más de estructura tecnológica para
hacerlo porque para eso se hicieron las
reuniones mixtas porque todavía hay
personas que les cuesta trabajo o por
problemas de conectividad no pueden
porque es que por ejemplo yo que estoy
viviendo en el campo pues no crean eso
es difícil que pedal y el internet por
aquí tan fácilmente como me pedalea va
conmigo estado en bogotá entonces
digamos que
hay que hay que mirar todas las
condiciones y yo siempre le sugiero a
los empresarios mire hagan las mixtas
porque va a llegar al punto en que
alguien diga mire yo esa cosa no sé ni
cómo se come entonces darle la
oportunidad de que vaya a presencia
realmente obviamente el gobierno
claramente dijo ustedes pueden hacer
reuniones mixtas pero primero no pueden
no pueden violar el el aforo o sea en
ninguna parte puede haber más de 50
personas en un solo recinto segundo las
personas que vaya a ir vayan a ir al
lugar donde ustedes definieron que se
podía hacer
tiene que ser un lugar que cumpla
adecuadamente con todos los protocolos
de biodiversidad según el lugar donde
estén en lo posible en lo posible de
entes en lugares con ventilación que
haya espacio suficiente que las personas
puedan sentarse con mínimo 2 metros de
distancia que tengan todo el toda la
cpsia necesaria que ustedes se
garanticen que tengan los tapabocas de
impuestos que se desinfecten las manos
que tengan un lugar donde lavarse las
manos cada cierto tiempo o sea todos
nos han enseñado para convivir con este
fenómeno que nos acompañe nos acompañará
por allá
yo creo que unos dos amiguitos más si
éste nos va bien entonces
es importante que tengamos en cuenta
esos detalles
y desde la convocatoria así deben decir
con qué plataforma y con qué link si ya
no lo hicieron porque imagino que ya
todos convocaron pues pues nos sobra que
lo que lo que lo hagan en este momento
pero tienen que mirar bien en antelación
para evitar que que la convocatoria
quede mal hecho mal hecha y si existe o
mal hecha pues muy seguramente pueden
tener problemas de que la reunión sea
ineficaz
doctora si no se dice una convocatoria
qué tipo de reuniones se puede entender
que es presencial
si no se dice qué tipo de reuniones se
entiende que es presencial porque es que
tú convoca si dices se convoca a la
reunión de la asamblea ordinaria que se
llevará a cabo en tal parte a tal hora
el lugar pues es es presencial para que
sea no presencial o mixta tienes que
decirlo es precisamente la convocatoria
y si dijiste no presencial pues en
teoría no pueden haber reuniones listas
no entonces pues si una persona llega si
una persona llega a las instalaciones no
pues entonces habrá que decirle mira
aquí
pues te puedes hacer en la oficina que
al ayto en esta misma peor aquí en otro
lado porque aquí aquí no puede estar
porque no puede ser mixta porque yo no
lo dije no le di la opción y yo siempre
creo que lo mejor es dar opción de
reunión mixta pero siempre y cuando
puedan garantizar los protocolos si no
los pueden garantizar si no tienen las
infraestructuras y las oficinas no
cumplen con lo que se requiere es mejor
que sea no presencia al ciento por
ciento y si la clave acaso a cada socio
asociado lo que sea mira no vengas aquí
porque no no tenemos los protocolos
tiene que ser toda no presencial pero
entonces debe haber un apoyo tecnológico
una un soporte en línea por whatsapp por
correo electrónico donde la persona en
línea pueda decir se me cayó no se me
cayó entre no entré y de alguna manera
así la reunión
un poco más logren ustedes garantizar en
todo caso que haya conexión completa y
permanente durante todo el tiempo y que
nadie se vaya después a quejar de que no
pudo conectarse porque no le dieron el
apoyo
grados de una politización el señor
pablo guerrero pregunta si las empresas
sin ánimo de lucro también se rigen por
estas normas de convocatoria
las personas y las entidades en el nuevo
lucro tienen regímenes especiales que se
les aplica a ellas se les aplica que
pueden hacer reunión no presencial que
pueden reunir a hacer reunión mixta que
pueden tomar decisiones por voto escrito
eso se les aplica porque las reglas del
gobierno que sacaron por pandemia lo
hizo extensivo a todas las personas
jurídicas independientemente que sean
sociedades comerciales civiles entidades
sin ánimo de lucro sector cooperativo el
que sea entonces eso se les aplica el
tema de convocatoria para las entidades
dinero mueve lucro hay que ir al régimen
de cada entidad si una muy loca si
estamos hablando de entidades del
régimen común
llámense sus fundaciones asociaciones o
corporaciones
ellas no tienen no tienen una norma
legal que imponga ciertas formalidades
para la convocatoria porque ya se rigen
por el código civil que es una norma muy
antigua y en ese código civil son dos o
tres normas que regulan este tipo de
entidades entonces digamos que ellas
tienen plena libertad de definir en sus
estatutos oigan bien en su
y estatutos tienen que definir cómo se
convoca si no dijeron nada en sus
estatutos pueden convocar de cualquier
manera pero deben convocar
eso para las del régimen común para el
sector cooperativo
estamos hablando cooperativas pre
cooperativas asociaciones mutuales
fondos de empleados o sea estamos
hablando para otro tipo de entidades
ellas sí tienen normas en sus no en sus
reglas en sus leyes especiales que dicen
cómo se convoca entonces ella deben
convocar de acuerdo a esas reglas
especiales que ellas tienen que las que
les aplica a ellas en el tema de
convocatoria y eso lo revisa la cámara
la cámara conoce las normas del sector
cooperativo conoce las como las normas
de las entidad del régimen común conoce
las normas del código comercio que
regula tanto las sociedades comerciales
conoce las normas de las sociedades por
acciones simplificadas entonces digamos
que la cámara todos sus profesionales
como conocen toda esa normativa ellos
revisan en cada acta cada nombramiento
en cada documento que ustedes radican
que se cumplan con esas normas que
establecen y obviamente la ley que prima
son los estatutos en cada o sea lo que
primero se aplica el estatuto si el
estatuto no dice nada es que uno
la estructura la siguiente pregunta son
las hace la ciudad maría victoria cuando
se envía la convocatoria de anexar los
estados financieros ejecución
presupuestal impone revisor fiscal y si
no los envió hasta cuando tiene el plazo
para enviar esta información por ley
para registrarlo en cámara de comercio-
uno registra en la cámara de comercio
las reuniones ordinarias siempre y
cuando en esas reuniones hayan o
nombramientos de representantes legales
revisores fiscales o juntas directivas o
si en la reunión se tomó o se aprobó una
reforma estatutaria esas son las dos
únicas razones para que yo inscriba el
acta en la cámara si yo en la reunión
ordinaria
simplemente aprobé balances mira el
informe de gestión tome decisiones para
el negocio en el año pero no cambien él
ni la representante legales me cambió el
revisor fiscal ni cambie la junta
directiva ni reforme los estatutos esas
actas no se registran en la cámara
porque la cámara las actas se registran
por excepción solamente cuando hay
nombramientos solamente cuando hay
reformas o solamente eventualmente
cuando estoy abriendo sucursales o
agencias en otro en otro lado o en la
misma ciudad que son decisiones que que
tienen que ver con el registro mercantil
pero si no no se registran ustedes
digamos que no todas las decisiones de
la ordinaria se inscriben en la cámara
no no es obligatorio
en este momento no tenemos más preguntas
bueno entonces ya ha agotado el tema la
convocatoria para que ustedes de verdad
lo tengan en cuenta
vamos a mirar claramente que revisa la
cámara en tema de quórum quórum
deliberatorio con deliberatorio que eso
sea el cuadro en eso que suena tan con
un deliberatorio es el número mínimo de
personas que se necesitan para que la
reunión de la asamblea de la junta sea
válida en todos los estatutos uno dice
y la asamblea de la sociedad puede
liberar con un número mínimo de 50 51
por ciento de los accionistas o socios
es lo normal lo normal es que sea y está
más uno de los de los que conforman la
sociedad o la entidad o lo que sea
normalmente el 51 pero yo en mis
estatutos puedo tener unos estatutos más
exigentes que digan que en esa sociedad
para reunir se requiere el 70 por ciento
de los accionistas entonces eso es lo
que se llama quórum deliberatorio el
número mínimo de personas que se
necesitan para que la reunión sea válida
de acuerdo entonces ahí en este tema de
las reuniones no presenciales
antes de que saliera la pandemia se
requería que en una reunión o presencial
siempre estuviera el ciento por ciento
en universales antes de la pandemia
todas eran reuniones universales
universales pero obviamente obviamente
por la pandemia el gobierno que dijo esa
regla la tenemos que cambiar porque si
no se vuelve imposible de usar esa
figura que en este momento nos sirve a
todos para cuidar nuestra salud entonces
que fue la primera cambio que hicieron
el año pasado
reunión no presencial se aplica el
quórum que diga el estatuto o la ley en
su momento entonces hoy en día por eso
es que la convocatoria es tan importante
hacerla bien porque obviamente basta que
se reúna el número mínimo necesario o
sea el quórum que dice el estatuto y la
ley para que la decisión sea válida que
tienen que tener en cuenta ustedes
cuando hagan este tipo de reuniones el
representante legal que es el que el que
de alguna manera
cuida todo el tema de la reunión no
presencial él tiene que primero
identificar a cada uno de los
accionistas o socios que están
conectados entonces fíjense cómo que les
digo yo hombre yo pienso que por lo
menos yo sé que la gente no no usa el
vídeo porque obviamente eso hace que el
internet crece más pero por lo menos el
representante legal le toca decirle a
cada asociado o cada accionista oiga yo
necesito verificarlo usted prenda un
momentico su pantalla para verlo yo
necesito que saber que usted es que está
ahí entonces él tiene la obligación de
identificar a los convocados a los
accionistas y iii y dejar de como estos
no tienen que dar grabado porque esta
reunión hasta en quedar grabadas porque
la ley dice que cuando yo hago reuniendo
presencia yo debo guardar la prueba de
que se una conexión de todos los que
estaban entonces eso lo tienen que
grabar entonces si ustedes van a
alquilar un servicio porque estos
servicios se alquilan tienen que
alquilar lo con grabación porque ustedes
tienen la obligación de guardar la
grabación para probar que la reunión se
hizo no presencial entonces él tiene que
dejar claro e identificar a uno a uno
así después el quite la pantallita pero
entonces cada cierto tiempo que él tiene
que decir q la nit o prenda la
pantallita por favor yo nito verificar
que usted decía y eso es una obligación
del representante legal ese quórum que
estamos mirando entonces el primero los
identifica
luego revisa que si esté más del 51% o
sea hay quórum puede instalar la reunión
y ese quórum él tiene que verificarlo
cuando se se abre la asamblea
cada vez que van a tomar una decisión él
tiene que mirar su pantallita de decir
bueno somos 6 entonces fulanito vamos a
votar tiene que votar uno por uno
entonces fulanito puede ganar el favor
prende la pantalla dígame si o no tal
juan de pancracio y que sea entonces él
cada vez que va a tomar una decisión
tiene que verificar nuevamente que estén
los seis que no se desintegre el quórum
es una obligación que establece la
normativa especial que regula en este
momento en este momento histórico las
reuniones no presenciales de acuerdo
entonces eso hay que hacerlo y de eso
hay que dejar constancia en el acta que
van a levantar porque eso le va a tocar
verificar a la cámara comercio cuando
inscriba
va a tocar que verifique que en cada
punto que cada vez que se aprobó el
prenda ante legal deje constancia que se
conservó el quórum que efectivamente
seguían conectados los seis mínimos y
que esos seis mínimos votaron a favor o
en contra de acuerdo
hay alguna duda sobre el quórum
en el cuadro también hay que tener en
cuenta que yo le puedo dar poder a
alguien para que me represente entonces
en estos momentos donde entre menos
gente se reúna mejor la supersociedades
en la circular que expidió para regular
también este tipo de reuniones dijo mire
yo les sugiero que lo posible cuando son
muchos traten de darle poder a unos
pocos y que eventualmente esos pocos o
lo hagan presencial o lo hagan no
presencial pero entre menos gente
intervenga mejor entonces también hay
una posibilidad de dar poderes para que
los representen a uno en la reunión
a constituir el quórum es más usted le
pegue si son cuatro socios le pueden dar
poder a uno solo y ese y ese sólo si
tiene poder de los cuatro él solo puede
hacer reunión porque hay un quórum de
alguna manera jurídicamente hablando
porque él presenta cuatro de acuerdo en
el fórum también hay que mirar para
definir si hay cuatro uno no sus
estatutos claramente tienen que decir sí
para que haya core necesitan pluralidad
de accionistas o socios pluralidad sin
editar más de uno porque en las hacen
las sociedades por acciones
simplificadas
de folk o sea por norma general con que
uno solo que tenga más de 51 se reúna
hace por uno solo entonces hay que mirar
los estatutos que dijeron porque hay sas
que como en todo hacemos unos frank
stein ahí con los computadores y pegamos
de aquí de allá y se nos olvida que es
que son una sí pero bueno eso es frank
stein existen entonces enlazadas se han
metido muchos mitos donde piden
pluralidad de accionistas entonces
obviamente hay que mirar porque si no
hay sino uno que tenga más de 51 pero le
faltó el otro no hay quórum entonces
tengan mucho cuidado con eso porque eso
si lo revisa la cámara las cámaras
impide pluralidad les va a decir
indiquen en el acta si usted estaba
reunido may uno no que sólo yo tengo
aquí el 80 por ciento hago lo que yo
quiera no qué pena usted no puede hacer
lo que usted quiera porque es que usted
mismo dijo en los estatutos que para
reunirse de hita mínimo 2 entonces señor
no sirvió de nada lo que hizo en sus
reuniones sin éticas no sirve para nada
tengan mucho cuidado con ese tema en el
quórum porque muchas veces pasa que las
personas tienen una participación
importante hasta el 9
bueno noventa y pico por ciento hay
gente que es el dueño de la compañía
pero se le olvida que hace unos
estatutos que lo hace cualquier persona
que no miran bien los estatutos y en los
estatutos dicen y requiere para él
fueron pluralidad y que ofreció porque
si no cuenta con el otro que tiene uno
no sirve entonces tengan cuidado con eso
de acuerdo en el acta por favor dejen
constancia del quórum al inicio durante
cada votación y al final cuando van a
cerrar la reunión ustedes tienen que
indicar que volvieron a verificar el
quórum que seguían conectados los seis
necesarios pídale que prendan la
pantalla
fulanito está ahí sí señor fulanito y
hagan que lo miren no y así después
cierren la pantalla de acuerdo en el
tema de mayorías que son las mayorías es
el número de votos que se requiere para
tomar cada decisión la norma general
cuál es que si el quórum son seis
personas las mayorías son
mitad a su nueve votos de los que están
ahí en la reunión entonces sí seis hacen
el cuadro cuatro pueden votar a favor y
con eso se toma la decisión
eso es una mayoría hay decisiones que en
los estatutos tienen mayorías especiales
calificadas miren bien que ustedes no
hayan puesto son los estatutos miren por
qué uno siempre dice mayoría mitad más
uno no señor porque ustedes hacen
estatutos que dicen no es que para esto
toca el 80% de todo los accionistas
fregados porque no estaban entonces
miren bien por favor y cuando vayan a
votar tienen la obligación la obligación
de identificarse con nombre y documento
identidad cada vez que van a votar
porque es una reunión no presencial eso
es una obligación del legislador actual
eso lo pide el gobierno entonces piense
que las actas tienen muchas muchas
especialidades muchas cosas especiales
que hay que tener en cuenta va a votar
señor entonces su nombre pedro pérez
cédula fulanito vota a favor o en contra
en cada cosa que vayan a votar de
acuerdo
vamos al tema porque nos va acabar el
tiempo desafortunadamente y no quiero
voy a terminar muy rápidamente ahorita
para llegar a las actas porque no
quisiera que quedáramos cojos en el
última parte sino que estoy una horita
de verdad es un poquitico corto pero
bueno hacemos nuestro mejor esfuerzo de
acuerdo ya miramos que hay otra forma
que son las decisiones por voto escrito
ya miramos que a todos se les manda a
pedir el voto que todos tienen que decir
el sentido del voto y que para eso
tienen 30 días para hacerlo de acuerdo
finalmente
y finalmente hay alguna pregunta sobre
el cuerpo de las mayorías
antes de irme a las actas
tenemos algunas preguntas en cuánto
pero no exactamente sobre el foro de
directivas también deben ser grabadas
nos pregunta señor andreas
sí
efecto cuál es el número y fecha la
circular que inició la supersociedades
para las reuniones no presenciales
la norma de memoria no me la hace pero
digamos que es la circular básica
jurídica del año pasado que la
actualizaron este año entonces digamos
que ustedes entran a la página de
supersociedades y piden la circular
básica jurídica y esa es la
actualización este año y la del año
pasado pero igual si marcela me escribe
yo le mando las dos circulares
y la cena nadie nos dice si podemos
aclarar si hay un número máximo límite
para representar a otros accionistas
eso depende del estatuto la ley no la
ley no lo dice no limita no dice que
tienen que ser que yo no puede presentar
a todos pero hay estatutos que dicen por
ejemplo si yo soy miembro la junta
directiva de una compañía no puedo no
puedo representar a ningún accionista en
la asamblea entonces tienen que mirar
ustedes que regularon usted en el
estatuto ustedes son los únicos que
saben si en el estatuto dijeron que es
un accionista no puede representar más
de dos y a la cámara de comercio le
llega un acta donde una persona está
representando tres o cuatro la cámara le
va a decir no se pudo
no hubo cuatro decisiones eficaz no se
inscribe entonces siempre en eso por
favor revisen primero sus estatutos
usted no conocen sus estatutos y muchas
veces cometen errores sin querer por no
leer el estatuto de acuerdo
listo ahora bien como les dije yo a
ustedes muy rápidamente este tipo de
reuniones tienen un régimen especial
para sus actas no podemos aplicar el
artículo 189 porque es que hay una
regulación que es el artículo 21 era de
222 de 95 que dijo el artículo 21 dedo
22 que las actas de este tipo de
reuniones quién la hace el representante
legal quien la firma el representante
legal quien mandan la firma el
secretario de la sociedad
óiganme bien no no puede haber un
nombramiento de secretario de adoc
ustedes normalmente ven que ustedes
hacen reuniones y dicen a quien no pero
de secretaria fulanito ya quien no
presenta de presidente a fulanito y
nombramos de secretario a fulanito en
este tipo de reunión no presenciales la
normativa no permite nombrar secretarios
para esa reunión la normativa que dijo
las actas la firma el representante
legal y el secretario de la sociedad eso
en las sociedades que tienen la figura
del secretario general del secretario
que lleva las actas o sea pero como la
mayoría de sociedades salvo que sean
sociedades enormes no tienen secretario
general entonces qué dice la norma sino
si la sociedad no tiene secretario
general o secretario de la sociedad
entonces el acta la firma el
representante legal y oigan bien y uno
de los participantes
un accionista o un socio o un miembro de
la junta directiva entonces por favor no
cometamos el error de nombrar
secretariado porque la ley no lo permite
es a este tipo de reuniones no tiene esa
figura de que ese nombre el secretario
para esta reunión el que hace el acta es
el representante legal luego él es el
que responde por el acta
la firma el y la firma o el secretario
general o el o si no tiene uno de los
que participaron la reunión y eso lo
tiene que mirar la cámara de comercio la
cámara de comercio no les puede permitir
a ustedes presentar un acta que no
cumpla con la regulación del artículo 21
la del 95 de la ley 222
porque esa regulación es imperativa es
obligatoria además para hacer el acta y
para sentarla en el libro tienen 30 días
nomás o sea el representante legal no
puede hacer el acta en en el año
siguiente él tiene que hacerla dentro de
los 30 días siguientes y métela en el
libro y tiene que si hay nombramientos y
hay reforma si hay alguna apertura del
supuesto de la agencia si hay algún
cierre o sea alguna decisión que se
registra en cámara él tiene la
obligación de distribuirla a la cámara
pero la cámara en su revisión formal que
hace de las actas en este tipo de
reuniones tiene que mirar que se cumpla
el artículo 21 de la ley 222 no el
artículo 189 del código comercio de
acuerdo entonces digamos que de una
manera muy mejor dicho así maratónica
espero de verdad que esto sea una
información que le sirva a ustedes de
verdad para llevar a cabo sus reuniones
para que eventualmente sepamos qué es lo
que revisa a la cámara para que la
cámara sepa exactamente en este tipo de
reuniones
qué es lo que tenemos que mirar tenemos
normas especiales el gobierno ha sacado
tres o cuatro decretos que regula esto
la supersociedades sacó las circulares
donde regulan expresamente cómo hay que
llevar este tipo de reuniones hay todo
tipo de de pronunciamientos de
actividades de la súper entonces son
reuniones especiales usen esas reuniones
especiales que da la normativa cuídense
de verdad mucho eviten reunirse en algún
sitio si no tienen necesidad de hacerlo
la normativa les está permitiendo a
ustedes usar mecanismos que nos que nos
brinden que los que los cuiden no
entonces de verdad aunque es muy poco
tiempo espero de verdad que les haya
quedado claro el tema no sé si hay
alguna pregunta especial estoy a su
disposición si puedo
absolver la doctora nacional alejandra
de lo que nos pregunta si una entidad
tiene más de 50 asociados puede hacerse
las votaciones de forma virtual utilizar
algún formulario o encuesta
digamos que la pregunta no es muy clara
pero si son las de 50 es claro que la
única forma de reunirse es o no
presencial o mixto presencial no puede o
sea no puede haber convocatoria para
reunión presencial porque claramente las
normas de la pandemia prohíben hoy hacer
reuniones de más de 50 personas entonces
sí ya de entrada tenemos más de 50 no
podemos hacer convocatoria presencial y
segundo si son reuniones no presenciales
o mixtas la votación tiene que hacerse
como dice en la regulación del gobierno
que dice que en el momento de votar
tiene que haber una identificación
identificación de la persona que va a
votar como no identifico prenda su
pantalla déjeme ver dígame vota si o no
y anoté en cada votación a mano tal tal
tal que si se puede implementar un
mecanismo electrónico yo no sé si ya
está inventado el voto electrónico a
distancia porque como es que eso es un
tema de donde donde requieren unas
claves seguras
donde requieren de verdad que yo pueda
saber efectivamente que el que está
votando es el personaje que es entonces
no me atrevería a yo a poder es decir si
ya existe ese mecanismo que lo están
implementando precisamente para las
votaciones oa las elecciones pero hasta
ahora voto a distancia no a pues no no
hay que tener la certeza de la persona
sino la vez porque porque la gente
desafortunadamente coge la clave que le
dan y se la da al vecino y el 19 que
vota por usted entonces por ahora no hay
una votación remota electrónica que te
dé la certeza de que eres quién eres
salvo que sea con una plataforma como
éstas donde tú le dices prenda a la
cámara yo usted lo mira tiene que
identificarse con nombre y cédula y
mirándolo usted es representante legal
que es el responsable de la reunión
dígame vota a favor o en contra entonces
digamos que otro mecanismo por ahora no
lo pueden usar porque no creo que
todavía exista esa figura que nos dé la
certeza de que está votando quién es y
es claro que el gobierno lo que quiere
es que en este tipo de reuniones se
dejen las mayores seguridades posibles
que impugne o que yo después diga que
suplantaron en la votación por eso es
que esta reuniones tiene que quedar
grabadas
seguirá seductora en los casos de
reuniones mixtas puede haber
nombramientos a dos
no tampoco porque a ellas se les aplica
el artículo 21 de la ley 222 en materia
de actas y claramente para para la firma
de la de las actas solamente puede
firmar representante legal y secretario
de la sociedad no secretariado acá
entonces en estos casos no es posible
nombrar secretariado co
y danzas nacionales y villarta preguntas
si se nombra presidente de la reunión
no porque precisamente quien lidera la
reunión no presencial es el
representante legal y el responsable de
la reunión o presencia del representante
legal por ley
por eso no hay nombramiento de
presidente
así la mayoría de nos pregunta qué orden
un modelo debe tener las cartas qué pasa
si antes del coi tengo altas y reuniones
pendientes por hacer
no entiendo muy bien la pregunta que a
orden como pero debe tener las altas
pues el orden o sea el orden o modelo
claramente las actas tula le pone el
número luego en la primera parte indicas
en donde están reuniendo y a qué horas
este lugar como se convocó tienes que
decir exactamente cómo se convocó quién
quién convocó con qué antelación convocó
la primera parte habla de convocatoria
luego haces una verificación del quórum
donde claramente tú defines si hay
quórum deliberatorio o no para para
reunirse una vez verificado ese quórum
entras a mirar a tomar las decisiones
1.1.2 punto 3 orden del día miramos qué
orden del día si se desarrolla el orden
del día en el orden que lo dicen de
acuerdo y una vez agotado el orden del
día donde cada uno de los puntos cada
uno de los puntos debe ser debidamente
aprobado no entonces tú vienes y ya
finaliza la reunión como le digo en cada
en cada en cada punto que van a nombrar
tienen que identificar a cada uno de los
personajes que están votando estas estas
reuniones son demoradas que las
presenciales porque aquí claramente
tienen que identificar uno por uno cada
vez que voten y luego al final de la
reunión tienen que volver a definir si
hay por un nuevamente volver a
identificar a cada personaje que está
ahí colgado en la vez a la pantalla ahí
cierran la reunión cierran la reunión de
acuerdo y se acaba la reunión quien hace
el acta el representante legal quien la
firma el representante legal y el
secretario de la sociedad si tiene
secretario en general si no tiene
secretario la sociedad tiene que
cualquiera de los asistentes firmar con
el representante legal son actas
especiales que deben cumplir con esa
formalidad bueno nosotros entiendo no
entiendo la pregunta de ella cuando dice
clic que pasa si tiene si tiene
reuniones antes del cob y ahí que querrá
decir para ver si le podemos colaborar
sistema que nos bueno escribir la señora
más lejana y voy haciendo la última
pregunta que no las hace la agenda
blanca contesta si el representante
legal no puede estar por enfermedad
puede liderar el representante legal
suplente si cualquiera o sea quien
lidere
si hay alguna si hay algún momento
entonces el que no pueda actuar el
principal le tiene que delegar esa
función al suplente que puede hacerlo
puede hacerlo suplente si no hay ninguno
no puede haber un no presencial
si no hay ningún representante legal no
puede haber este tipo de reuniones
esperando que la ciudad maya allehanda
nos complemente su pregunta para poder
despejar su inquietud
la ciudad y nos pregunta toda esa
reglamentación aplica desde el año
pasado qué pasa con el incumplimiento
por desconocimiento en las arcas del
2020
bueno cuando incumplimos en la sartén
del 2020 yo pienso que lo ideal es de
alguna manera dejar dejar constancia en
los libros de que por la razón y por el
desconocimiento no se cumplió con eso y
volver a transcribir las actas
cumpliendo con las normativas dejando
constancia en el libro por el
responsable del libro no que en este
caso sería representante legal sino
secretario general
gracias no logramos tener la
comunicación la cena madre alejandra
durán
maría alejandra después te manda un chat
o un correo eso pues me cuentas y con
mucho gusto yo trato de de contestarle
si está en mis manos va a ser perfecto
doctora buenas gracias por estar con
nosotros con nuestros empresarios y
despejar todas estas dudas compartiendo
información tan importante muchísimas
gracias a todos nuestros empresarios y
así no tengan todos una feliz hable muy
amable a dios gracias.