Contratos digitales: Herramientas tecnológicas para proteger legalmente tu empresa

Es importante contar con suficiente información antes de tomar la decisión de crear tu empresa.

Conoce los aspectos previos más importantes para tu emprendimiento.

¿Qué es un comerciante?

Es toda persona natural o jurídica que habitual y permanentemente se ocupa de alguna actividad mercantil: comprar y vender productos, prestar servicios, etc.

¿Qué es la empresa?

La palabra empresa viene de «emprender», comenzar. Es entendida como toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio.

¿Qué es un establecimiento de comercio?

Es el conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los bienes de la empresa: mercancías, inventario, mobiliarios, etc. Una misma persona natural o jurídica puede tener varios establecimientos de comercio y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales. El local por sí solo, no es necesariamente un establecimiento de comercio.

Recuerda

Independientemente de la idea de emprendimiento, del capital con que cuentes para empezar o de la actividad económica que vayas a ejercer, eres un comerciante y empresario. Además, para ejercer tu actividad y ofrecer tus productos o servicios al público, podrás realizarlo en uno o más establecimientos de comercio.

Beneficios de Registrar tu Empresa

• Te acredita como empresario: demuestras que eres un comerciante cumplidor de sus obligaciones.
• Hacer visible tu negocio: entras a hacer parte de la base de datos más grande de empresarios.
• Accede a servicios financieros: las oportunidades de financiamiento empiezan demostrando tu existencia y potencial.
• Demuestra la credibilidad: la matrícula mercantil funciona como una carta de presentación de tu empresa frente a posibles y actuales proveedores, socios y clientes.
• Accedes a programas de fortalecimiento empresarial: la Cámara y otras entidades ofrecen oportunidades de crecimiento.

Beneficios para los jóvenes

Con la Ley de Emprendimiento Juvenil (1780 de 2016) se brindan beneficios para la creación de nuevas empresas de jóvenes entre los 18 y 35 años de edad. Estas deben ser pequeñas empresas, es decir, aquellas cuyo personal no supere los 50 trabajadores y cuyos activos totales no superen los 5.000 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes. Se otorgan los siguientes beneficios:

• Exención del pago en la matrícula mercantil y su renovación para el primer año.
• Descuentos en los aportes a las cajas de compensación familiar para los empleadores que vinculen laboralmente jóvenes entre los 18 y 28 años, bajo las condiciones establecidas por el Gobierno Nacional.

5. Matricúlate en la Cámara de Comercio a través de la Ventanilla Única Empresarial (VUE)

Las Cámaras de Comercio son las encargadas de llevar el registro mercantil. La matrícula permite a todos los empresarios ejercer cualquier actividad comercial y acreditar ante los demás su calidad de comerciante. Además, les da acceso a información clave para ampliar el portafolio de posibles clientes y proveedores.

A través de la VUE, los emprendedores pueden realizar en línea la inscripción en el registro mercantil. Para ello, debes diligenciar el formulario virtual, así como los anexos que te sean requeridos de acuerdo con el tipo de solicitud. Si vas a crear una sociedad, debes anexar los estatutos de constitución.

Accede a la Ventanilla Única Empresarial a continuación:

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3. Revisa las actividades económicas (CIIU) que vas a realizar

Ahora debes identificar las actividades de tu empresa bajo un código de números que existe a nivel internacional para diferenciar una actividad de otra. Se conoce como el CIIU, que es la sigla de Clasificación Industrial Internacional Uniforme.

Las diferentes entidades, por ejemplo DIAN, Cámara de Comercio u otras autoridades, van a requerir este código al diligenciar los formularios de registro, razón por la cual es fundamental que lo ellas adecuada y cuidadosamente.

Accede a la Consulta de actividad económica a continuación:

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Recuerda

Las actividades de profesiones liberales, como médicos, abogados, etc., no se registran en Cámara de Comercio.

8. Aspectos tributarios a tener en cuenta

Luego de la creación y puesta en marcha, debes tener en cuenta que el ejercicio de cualquier actividad económica genera obligaciones tributarias con el Estado. Por ello ponemos de presente los principales impuestos que paga una empresa en nuestro país:

Impuesto de Industria y Comercio (ICA)

Se genera por la realización de cualquier actividad industrial, comercial o de servicios en un municipio, cuentes o no con establecimiento de comercio. La tarifa oscila entre 0,2% y el 1% de los ingresos brutos. Lo recauda la Secretaría de Hacienda del municipio.

Impuesto a las ventas – IVA

Es un impuesto nacional que grava la venta de bienes, derechos sobre intangibles, prestación de servicios, entre otras actividades. Los responsables del recaudo del IVA deben declararlo y pagarlo ante la DIAN. La tarifa general es del 19%, pero existen excepciones con tarifas reducidas.

Impuesto sobre la renta

Grava la obtención de ingresos dentro del año que tengan la potencialidad de aumentar el patrimonio de la persona. La tarifa del impuesto de renta es del 32% con algunas excepciones.

Avisos y Tableros

Es un impuesto municipal adicional al ICA, que grava la colocación de vallas, avisos y tableros en el espacio público a todas las personas que realizan actividades industriales, comerciales y de servicios. La base gravable de este impuesto es el valor a pagar por concepto del impuesto de industria y comercio y la tarifa es del 15%.

Impuesto al consumo

Este impuesto aplica al expendio de comidas y bebidas preparadas en el local, la prestación del servicio de telefonía e internet y la venta de algunos bienes muebles. Las tarifas oscilan entre el 4%, 8% y el 16%. Se declara ante la DIAN.

Ganancias Ocasionales

El impuesto a las ganancias ocasionales es un tributo dirigido a ingresos extraordinarios como venta de activos fijos, donaciones, rifas, sucesiones, etc. La tarifa general de las ganancias ocasionales es del 10% y para las rifas o premios del 20%.

2. Verifica que puedes ejercer la actividad en el lugar que escogiste (uso del suelo)

Antes de escoger el lugar o local que vas a destinar para tu actividad comercial, debes revisar si se encuentra permitida la dirección mencionada. Para lo anterior, consulta con la Secretaría de Planeación de tu municipio.

En el caso de Barranquilla, puedes acceder al aplicativo Panorama Urbano, donde podrás obtener de manera gratuita el concepto de uso de suelo sobre la dirección que planeas usar.

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7. Puesta en marcha de tu emprendimiento

Ya estando acreditado como comerciante, existen requisitos y gestiones que debes cumplir ante las autoridades, relacionados con la ejecución de la actividad. Estos son:

Numeración y facturación electrónica

Si debes facturar, solicita la autorización de los consecutivos y el software de facturación electrónica ante la DIAN.

Certificado de Seguridad – Bomberos

Solicita la visita del departamento de bomberos para que verifiquen el cumplimiento de las normas de seguridad.

Concepto Sanitario

Debes solicitar la visita de la Secretaría de Salud a tu establecimiento, quiénes verificarán que cumpla con las condiciones técnico-sanitarias.

Legalización de Marquesinas y Avisos

Todos los establecimientos que instalen publicidad visual exterior como avisos, pendones o pasacalles, deben solicitar su registro y autorización por parte de la Secretaria de Control Urbano y Espacio Público.

Permisos de intensidad auditiva, vertimientos y emisiones atmosféricas

En caso de que tu empresa esté en una de estas condiciones especiales, deberás tramitar una autorización especial ante la autoridad ambiental de tu municipio.

Derechos de Autor

Los establecimientos que ejecuten obras musicales o audiovisuales deben acreditar el pago de estos derechos o la certificación de no uso ante la Organización SAYCO-ACIMPRO u otra.

Registro Sanitario ante INVIMA

En caso de procesamiento o fabricación de alimentos, medicamentos, dispositivos médicos o cosméticos, entre otros.

Registro de marca

La marca permite que tus clientes identifiquen el producto o servicio y lo recuerden, de forma que puedan diferenciarlo de uno semejante. Este trámite se puede efectuar en línea,

Libro de Actas y de Accionistas

Con la creación de la sociedad, debes solicitar el registro del libro de Actas de Asambleas y el libro de Registro de Accionista.

Renovar anualmente

Recuerda que debes renovar cada año la matrícula mercantil de tu empresa entre e 1 de enero y el 31 de marzo.

1. Consulta el nombre (verificación de homonimia)

El nombre de la empresa representa en una o varias palabras como serán conocidos en el mercado y lo que se logra expresar a través de él.

El nombre que piensas utilizar para tu empresa o establecimiento de comercio debe ser verificado en el Registro Único Empresarial y Social – RUES- que llevan las cámaras de comercio. En el caso de las sociedades, debes realizar la consulta sin incluir las letras al final que identifican al tipo (SAS, S.A., LTDA, etc.).

Para consultar que el nombre de tu establecimiento no se encuentre previamente inscrito por otra empresa ingresa al siguiente enlace:

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Recuerda

La cámara de comercio no podrá inscribir tu empresa si ya existe un nombre idéntico en los registros públicos a nivel nacional.

ESCOGE CÓMO INICIAR

Una de las primeras decisiones que debes tomar para crear tu empresa, una vez definido tu plan de negocios y la obtención de recursos, es la elección entre los distintos Tipos de Empresas o Formas Jurídicas.

¿Crearás tu empresa como una persona natural o persona jurídica?

La Persona Natural se registrará en calidad de comerciante y ejercerá los derechos y cumplirá los deberes a título personal, además se identificará para todos los efectos comerciales con su cédula.

La Persona Jurídica la pueden constituir una o varias personas, el patrimonio de ella es diferente al patrimonio de quienes la constituyen. Se identificará con un Número de Identificación Tributaria (NIT).
Para poder actuar, se escoge un representante legal. Para ejercer el comercio debes crear una Sociedad, que es un tipo de persona jurídica.

Recuerda

Puedes elegir registrarte ante la cámara de comercio tú mismo, como Persona, Natural o creando una Persona Jurídica.

Persona Natural

• Sigue siendo la misma, simplemente adquiere la calidad de comerciante por desarrollar en forma profesional una actividad mercantil.
• Actúa a título personal, aunque puede utilizar un nombre diferente al registrar el establecimiento de comercio.
• Actua directamente el comerciante.
• Se identifica con su número de cédula y la DIAN le asigna un NIT, que es la cédula con un dígito adicional.
• La persona natural responde con la totalidad de su patrimonio, que puede estar conformado con la totalidad de los bienes de la empresa, personales y de su familia.

Persona Jurídica

• Una vez constituida, forma una persona diferente de quienes decidieron crearla.
• Actúa a través de su representante legal.
• La persona jurídica se identifica con el certificado de existencia y representación legal, y el NIT que le asigna la DIAN.
• Posee su propio patrimonio; para el cumplimiento de las obligaciones primero se requiere a la sociedad, a fin de que responda y cumpla con su patrimonio.