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Estamos al aire
muy buenos días tengan todos ustedes les
saluda marcela mendoza y el nombre de la
cámara de comercio de barranquilla
digital wear pro barranquilla y pp
queremos darles una cordial bienvenida a
nuestra capacitación virtual del día de
hoy sobre nómina electrónica antes de
iniciar nuestra capacitación del día de
hoy queremos compartir una información
muy importante con nuestros empresarios
nuestros puntos empresarios buenavista
centro soledad y puerta de oro se
encuentran disponibles habilitados para
recibirlos con todos los protocolos de
bioseguridad y con el aforo permitido
estamos atendiendo de lunes a viernes en
el horario de 9 a 3 de la tarde en
jornada continua nuestro call center es
el 33 03 700 donde todos nuestros
agentes están listos para atender sus
inquietudes
y estos son los beneficios que trae el
2021 para el crecimiento de su negocio
programas de capacitación como estos
espacios que estamos llevando en este
momento para todos los colaboradores de
su empresa acompañamiento para
fortalecer el plan de negocios de tu
empresa y créditos y alivios financieros
con nuestra entidad aliada la fundación
de santo domingo
está renovado el 2021 también permite
ingresar a nuestras plataformas
digitales como sólo hagamos negocios y
considero ya
en este momento estamos compartiendo el
número de contacto de nuestra asistente
virtual gabi recuerden que a través de
carlos ustedes pueden hacer compra de
certificados también pueden consultar el
estado actual de algún trámite que estén
llevando ante la cámara de comercio-
barranquilla si quieren conocer también
el valor de su renovación o conocer ya
la empresa lista pueden hacerlo a través
de nuestra asistente virtual
presentamos también nuestra nueva
alianza con la cámara de comercio de
cali nuestro servicio vende tu factura
el factoring y las cámaras de comercio
estamos comprometidas con la
reactivación y la sostenibilidad de
nuestras empresas sabemos que uno de los
retos más importantes que preguntan en
este momento es mantener un flujo de
caja que les permita el desarrollo de
sus negocios en unos instantes para
compartiendo la página web de vende tu
factura si necesitan más información y
conocer sobre nuestro nuevo servicio
también los presentamos son las
sociedades comerciales de beneficio o
interés colectivo sociedades byc que son
aquellas empresas colombianas
configuradas como sociedades de
naturaleza comercial que voluntariamente
se proponen combinar las ventajas de su
actividad comercial económica con
acciones concretas para prevenir por el
bienestar de sus trabajadores aportar a
la equidad social del país y contribuir
con la protección del medio ambiente
usted necesita más información cómo
adquirir su condición de empresas big
puede contactar a sandra sánchez en la
cámara de comercio de barranquilla
y hoy queremos también compartir una
información por parte de la cámara de
comercio colombo-americana ancha
organización oficial para el desarrollo
económico y comercial de colombia y eeuu
se complace en presentar la tercera
exposición comercial internacional por
una muestra virtual de más de 100
proveedores líderes de bienes y
servicios frente a más de 500 visitantes
compradores de 12 países proveedores
líderes de bienes y servicios con más
500 agentes distribuidores compradores
representantes y mayoristas que buscan
productos de alta calidad para su
distribución en venta en eeuu y en
américa latina y el caribe necesitan más
información pueden contactar a la señora
maria alejandra guerra estamos
compartiendo en este momento su correo
electrónico el evento se realizará los
días 2 y 3 de junio del 2021
queremos agradecer a todas nuestras
entidades aliadas por este espacio de
formación y hoy estaremos hablando sobre
la nómina electrónica prepárense para el
cambio y nos están acompañando los
señores héctor ramírez quien es el
director del área de derecho tributario
y comercio internacional cpi la ciudad
carolina porras en el socia de pepe y
experta en derecho laboral y seguridad
social migratorio el señor javier neira
quien es el director vertical de
vertical cactus de digital web ustedes
tienen preguntas o inquietudes por favor
escriba las en el buzón de preguntas y
respuestas que al final de las
intervenciones estaremos dando un
espacio para dar respuesta a todas las
inquietudes que se generen de esta
actividad esta capacitación está
haciendo grabada y en próximos días
estaremos compartiendo en nuestra página
web sean todos bienvenidos a
continuación quiero dar una cordial
bienvenida señor héctor ramírez director
muy buenos días y gracias por estar con
nosotros esta mañana
díaz marcela buenos días a todos los
asistentes a este a este evento les
agradecemos mucho el tiempo que nos
dedican y para nosotros siempre es un
gusto poder ayudarle a la cámara de
consejo a rne killa probarranquilla y
y de alguna manera contribuir al
desarrollo de la región caribe bueno sin
más preámbulos voy a voy a dar inicio a
la conferencia como ustedes saben hoy
venimos a hablar de nómina electrónica
ayer justamente hicieron una
modificación a la nómina electrónica y
aplazando los tiempos que tenemos
por favor confirme si ya están viendo mi
pantalla
y estamos viendo la pantalla hay que
colocarlos en modo presentación
perfecto creo que ya está en modo
presentación verdad
bueno como les decía en cualquier
cualquier inquietud por supuesto la idea
de la conferencia es que la podamos
resolver al final donde haremos un
espacio para preguntas y en todo caso
como como ustedes saben el pp tiene una
oficina en barranquilla que está a cargo
de la atención de toda la región caribe
oficina de la cual yo soy el director
sin más preámbulo entonces iniciamos con
la conferencia sobre nómina electrónica
que como ustedes saben está regulada en
la resolución 13 del 2021 y ayer se
expidió la resolución 37 que modifica
algunos temas muy puntuales relacionados
sobre con el calendario de
implementación que vamos a exponer
entonces lo primero que uno debería
preguntarse por lo menos para tener un
contexto de que estamos hablando es que
es la nómina electrónica de donde surge
y que qué áreas involucra tanto desde el
punto de vista jurídico como desde el
punto de vista tecnológico porque como
vamos a ver están los tres componentes
el componente tributario el componente
laboral y un componente tecnológico que
es sumamente relevante
de dónde surge todo esto nosotros
diríamos que la nómina electrónica el
punto en el que hemos llegado tiene
tiene unas raíces tal vez en la ley 223
del 95 que por primera vez empezó a
hablar de documentos de la factura
electrónica como uno de los documentos
sexuales
la factura tiene un origen
comercial principalmente como uno de los
títulos valores regulados en el código
de comercio pero paulatinamente cobra
más relevancia para efectos tributarios
porque se vuelve un mecanismo de control
de las operaciones y sus efectos
fiscales en la ley 3 en la ley 223 del
95 por primera vez se menciona la
factura electrónica y se dice mire las
facturas de venta podrán ser emitidas
con estas características para efectos
fiscales la ley 223 es fiscal acuérdense
que la ley 222 fue una gran reforma
materia comercial luego surgió la 223 y
dentro de esos documentos equivalentes a
la factura se regula por primera vez la
factura electrónica no hubo mucho efecto
práctico de esa mención pero fue el
primer antecedente de que era una
factura electrónica
luego se emitió la ley 527 del 99 que
fue una ley que digamos el colombia
hasta una ley bastante novedosa de
alguna manera puso a colombia en el
grupo de países que estaban regulando
seriamente el comercio electrónico y
básicamente en esa ley se reguló todo lo
relacionado con los mensajes de datos
con el comercio electrónico y con las
firmas digitales y en esa ley hay en la
norma que regula los principios en
materia de mensajes de datos se
establece un principio que es
fundamental y que permitió que toda la
regulación no sólo en materia tributaria
sino en general en materia comercial
administrativa que ha venido
desarrollándose pues pues haya tenido un
sustento y es que se consagró el
principio de equivalencia funcional y la
equivalencia funcional lo que quiere
decir es que
todas las normas de nuestra regulación
que obligaban a documentar a través de
papel a que todo quedará en constancia
los contratos las facturas quedarán
constando en el papel como documento
pudieran
tener el mismo efecto vinculante que si
eran emitidos a través de un mensaje de
datos que obviamente tiene unas
características especiales para
corroborar la identidad de quien expide
ese mensaje de datos y que básicamente
es lo que en su momento se reguló como
la firma digital y esa esa norma
permitió con base en esa norma adelantar
muchas regulaciones que facilitaron el
comercio electrónico como lo conocemos y
la el control de las operaciones a
través de medios electrónicos que como
ustedes saben está en auge y el derecho
hasta ahora empieza a regular algunas
zonas pero esa ley es fundamental la ley
527 el 90
luego en el 2007 se emitió el decreto
1929 que reglamenta el uso de la factura
electrónica país y lo que en el 95 se
había plasmado como una idea lo
aterrizaron un poquito porque entonces
se le pusieron requisitos un control
unas reglas en materia de conservación
amparados en la ley 527 como les digo la
ley 527 permitió dar soporte legal
a una especie de desconfianza que había
nuestra legislación sobre los documentos
que no constaban en papel
luego a través de la resolución 14 465
del 2007 ya no solamente se estableció
como una alternativa a la factura de
venta ordinaria en papel sino que se
establecieron unos obligados a facturar
y unas circunstancias en las que se
debía realizar la factura electrónica
eso aterrizó un poco más las reglas que
se aplicaban
con la resolución 42 del 2020 aparece el
sistema de facturación electrónica que
es aplicable a los pagos de mónica ahí
tenemos un primer indicio de como la
facturación electrónica como mecanismo
de control para facilitar la
fiscalización de las autoridades empieza
a permear la aplicación de la nómina y
uno lo puede ver en el artículo 6 16-1
del estatuto tributario el parágrafo el
parágrafo sexto establece que también la
regulación de la de la facturación
electrónica le será aplicable a la
nómina es decir bajo los mismos
criterios deberá reportarse la
información relacionada con la nómina
siguiendo las pautas que existen para la
facturación electrónica
en mayo del 2020 en mayo del año pasado
ocurre un evento que probablemente no
hemos terminado de dimensionar en el
país colombia entra a ser parte de la
ocde que es una organización
multilateral de países desarrollados con
unos estándares bastante altos en
materia de desarrollo económico y de
instituciones democráticas y esa es a
ese ingreso al lado de supone para
colombiano muchas ventajas en materia de
acceso a otros mercados pero también
muchas obligaciones porque obviamente el
reconocimiento que se le hace a colombia
conectar supone unos compromisos para
adaptarse a los estándares que establece
la otra
para no hacer muy largo esta
introducción lo relevante o lo más
relevante probablemente en materia
fiscal es que la orden desde el año 2010
como reacción a la crisis económica del
2008 y 2009 estableció un plan una cosa
que se llama vips que básicamente lo que
busca es crear unas herramientas
internacionales que pretenden reducir el
espacio que tienen las personas
naturales y jurídicas para erosionar la
base de tributación en palabras más
simples son mecanismos vex es un
conjunto de mecanismos que establece la
ocde para que las personas naturales no
puedan evadir o eludir impuestos y
entonces
bms es un es un es una especie de
decálogo de acciones que se deben
realizar y dentro de las muchas que hay
en ustedes lo pueden ver reflejado en
las leyes de 1607 del 2012 y en general
en las leyes fiscales que hemos adaptado
desde desde ese entonces
dentro de las muchas figuras o
herramientas que sugiere sugiere
implementar está el de documentar todo a
través de figuras electrónicas y la
razón es que primero es una vez es es
una necesidad frente al comercio digital
llegó y se va a quedar por mucho tiempo
pero además es un mecanismo que permite
controlar las transacciones que se
realizan
entre los particulares de manera que no
solamente queden documentadas como
ocurre con el papel para quien compra y
para quien vende sino que es ese
mecanismo es esa documentación se pueda
compartir con la autoridad y entonces
como es digital e involucra un compartir
esa información con la autoridad la
autoridad puede también establecer unos
requisitos para digamos limitar el campo
de acción que pudiera tener arví
quisiera evadir algún impuesto y además
poder controlar las transacciones y
facilitar la labor de fiscalización
dentro entonces dentro de webs está uno
de los de las tareas que impone ver es
regular la las operaciones electrónicas
e imponer a las autoridades que la
mayoría de transacciones en la medida de
lo posible conste electrónicamente para
que la autoridad las pueda fiscalizar y
las pueda controlar
todo eso nos lleva a la nómina
electrónica que se materializó en la
solución número 13 del 2021
como les decía todo esto obedece o está
dentro del plan de modernización de la
autoridad de la
el primer paso que se dio fue la factura
electrónica como ustedes saben todos
hemos venido implementando en los
últimos años y que hoy en día permite a
la autoridad le facilita esa labor de
fiscalización luego vino radial que es
una especie de registro de operaciones
electrónicas que facilita que uno por
una parte registre y por otra parte
verifique que la operación es real y
finalmente la nómina electrónica que
básicamente sigue las mismas pautas de
la factura electrónica pero como su
nombre lo indica busca regular el lo
relacionado con los pagos a trabajadores
cuál es el objetivo de la nómina
electrónica es transmitir los datos la
electrónica de la información al área
para efectos de control fiscalización
innovación es decir
como quiera que en la relación laboral
existe
existen muchas implicaciones fiscales
implicaciones tributarias y la dian
necesita conocer esa información para
poder fiscalizar y controlar de parte
del trabajo del trabajador sus ingresos
gravables y de parte del empleador sus
costos y gastos este mecanismo le
permite a la dian le facilita esa labor
de control y de verificación para
efectos de posteriormente si es
necesario fiscalizar
que normas generales regulan
desde la perspectiva tributaria la
relación laboral 1
el artículo 108 probablemente es el más
importante porque el artículo 108
establece que para efectos de que un
gasto laboral sea deducible para el
empleador no solamente debe realizarse
el pago laboral sino que es necesario
que se que se realicen todos los aportes
parafiscales
es decir no basta con pagarle el sueldo
al trabajador no basta con que la
expensa sea necesaria sino que además es
requisito que el trabajo que el
empleador haga los aportes parafiscales
para que pueda tomarse ese gasto si no
hace esos aportes no importa ningún plan
los demás requisitos la consecuencia
será que ese gasto no es deducible por
supuesto el artículo 107 para ese
artículo es general
ese artículo aplica a todas las expensas
y que todos los gastos que uno realiza
en el giro ordinario de sus negocios que
para efectos de que sean deducibles
deben cumplir con tres requisitos la
necesidad la proporcionalidad y la
relación de conseguido y en principio
los gastos laborales pues cumplen con
esos requisitos
uno contrata empleados en la medida en
que los necesitan en la media les paga
cifras razonables en función de lo que
realiza la empresa y de la actividad que
realiza el empleado y obviamente hay una
relación de causalidad entre eso que
hace el empleado es decir que el gasto
que justifica el gasto que yo realizo y
la actividad económica que realiza la
empresa entonces si yo tengo un negocio
de minería y contrató personas para que
actúen como mineros pues evidentemente
en la relación de causalidad entre mi
actividad generadora de renta y el gasto
que realiza y por otra parte otro
requisito muy importante que es que los
pagos derivados de la relación laboral
están sujetos a retenciones docentes
entonces uno diría los generales de
necesidad proporcionalidad y relación de
causalidad que se realiza en aportes
parafiscales y que se practique la
retención en la cuenta
qué pasó con la resolución 13 se
estableció en lo siguiente el documento
de pago de nómina electrónica es un
documento soporte para los costos y
deducciones del impuesto sobre la renta
derivados de pagos vámonos en cuenta que
se desprenden de una relación laboral o
legal y reglamentaria es decir
sin perjuicio de los requisitos que
acabo de mencionar del 107 108 y 383 la
resolución 13 de alguna manera me dice
de nada les sirve cumplir con la
relación de causalidad proporcionalidad
de necesidad ni hacer los aportes
parafiscales ni retener en la fuente si
el documento que prueba que usted hizo
eso no está bien diligenciado que es la
nómina electrónica es decir hay una
prueba calificada para que proceda el
beneficio en el corresponde la
correspondiente deducción porque si esto
es legal o no pues cabe abre una
discusión al respecto yo pensaría que
hay artículos que permitirían sostener
que esa resolución es legal en cuanto a
la autoridad también puede establecer
ciertos requisitos como pruebas pero es
una discusión que cabe que cabe dar sí
sí este es un nuevo requisito para la
deducibilidad de estos costos y si esos
requisitos sólo pueden estar en la ley
esto también cabe preguntarse
a quienes les aplica la nómina
electrónica
esto está regulado en la resolución 13 y
la resolución establece el exigente le
aplica a los contribuyentes del impuesto
sobre la renta y aquí me adelanto porque
seguramente en las preguntas que nos van
a hacer nos van a preguntar bueno y si
yo no soy contribuyente bueno si uno no
es contribuyente no está dentro del
espectro a quienes les aplica pero
tengan cuidado porque por ejemplo las
sales las entidades sin ánimo de lucro
tienen un régimen especial no
necesariamente uno es un no
contribuyente uno puede ser un
contribuyente solo que tiene unos
beneficios a la hora de determinar su
renta que implica cancha al final no
pago esas precisiones hay que tenerlas
en cuenta porque lo que dice la ley es
que son obligados todos los
contribuyentes del impuesto sobre la
renta que realicen pagos como no se
encuentra que se deriven de una relación
laboral legal o reglamentaria y los
pagos a pensiones es decir el segundo
requisito sería que yo le esté pagando a
un trabajador es decir que tenga una
relación laboral legal o reglamentarios
a efectos de él
de los empleados estatales que tienen
obligaciones un vínculo legal o
reglamentario y los pagos de pensiones
que en algunos casos ya más bien pocos
le corresponde hacer a las empresas y el
último requisito es que la ley le
imponga a ese contribuyente de renta que
tiene una relación laboral legal o
reglamentaria con un tercero y la ley le
imponga a esa persona que soporte sus
costos y deducciones en renta hoy es
decir la ley me diga usted tiene que
llevar contabilidad para efectos de
poder tomarse una una acción que yo sea
responsable de iva o que yo sea el
contribuyente de renta obligado a llevar
contaminar
finalmente vigencia y naturaleza y aquí
quiero resaltar que esto lo cambiamos
esta mañana porque la norma cambió
anoche
por eso resaltamos resolución 37 el 6 de
mayo
en la resolución inicial se establecía
un calendario que daba como plazo para
la habilitación del servicio informático
este 31 de mayo ese plazo se extendió
según la reciente resolución hasta
hasta hasta el 31 de julio en realidad
si empieza a aplicar esto en el primero
de agosto y la fecha máxima para iniciar
con la generación y transmisión del
documento soporte de pago de nómina
electrónica anteriormente teníamos seis
grupos en función del número de
empleados esas seis categorías se
redujeron a cuatro y los plazos
dependiendo del número de empleados
empiezan el primero de septiembre y van
hasta el primero de diciembre es decir
entre más empleados tenga más rápido
tengo que empezar a aplicar la nómina
eléctrica y quienes tengan más de 250
empleados tendrán que aplicarla
plenamente a partir del primero de
septiembre y paulatinamente los que
tengan menos tendrán que hacerlo pero en
cualquier caso quien tenga entre 1 y 10
que es el último grupo tendrá que
aplicar la partida del primero de
diciembre del 2021 con esto le doy paso
a
a carolina porra socia del área laboral
para explicar las implicaciones desde la
perspectiva laboral que tiene en este
tema de nominalmente muchas gracias
sector
e
voy a empezar entonces a compartir
la presentación
y en bueno
momento
iniciarla
pueden ver y ahora siempre es
efectivamente la idea es que yo les
hable un poco de desde la perspectiva
laboral porque ya nos decía héctor esta
obligación de la nómina electrónica se
origina de una de unos antecedentes
específicos y de una autoridad
tributaria que quiere buscar unas
deficiencias pero es objeto una
información que proviene de la relación
laboral aquella ya sea a través de una
relación privada entre privados o las
legales y reglamentarias como mencionaba
el rector de acá de entidades de
carácter público entonces
yo siempre quiero hacer la aclaración
sin tener esta resolución 0 13 el código
sustantivo del trabajo no me establece
una norma específica
sobre las formalidades a los requisitos
que debe tener la nómina que es en la
práctica el documento que se ha
utilizado hasta el momento para efectos
de dejar la evidencia de los pagos a los
trabajadores si tenemos una resolución
en las normas específicas sobre el sobre
los pagos al sistema de seguridad social
las planillas el contenido mínimo de las
planillas de seguridad social las
novedades en eso si hay una
recomendación propia digamos que de
carácter laboral pero sobre la nómina
insisto no lo ha habido es más uno
podría decir que que legalmente no era
necesario tener un comprobante desde la
perspectiva laboral
de los pagos que se realizan es
importante si dejar una evidencia y
cumplir con los con las obligaciones que
me establece la ley sobre los pagos que
debo hacer a los trabajadores por
ejemplo me establece que la periodicidad
máxima pagada para pagar el salario es
un mes no puedo pagar salarios los puedo
hacer 15 nadal cada 20 días etcétera
pero no lo podría hacer
más allá de los del mes
sin establece las normas ciertas
obligaciones de registros por ejemplo el
registro de vacaciones registros de
teletrabajo de empleados en teletrabajo
registro de trabajadores que devengan o
que tienen recargos trabajo en horas
extras esas sí son obligaciones propias
de la norma laboral que el empleador
tenía que cumplir inclusive antes de
ponerse en marcha en la resolución o la
necesidad en la nómina electrónica
entonces esto es nuevo aplica a las
relaciones laborales y tendremos que
ajustarnos a la realidad es que se han
dado hasta el momento para cumplir con
estos con estos conceptos que me trae la
resolución entonces las resoluciones 0
13 tiene una serie de conceptos más allá
de 400 incluyendo los de ajuste en el
anexo técnico donde se establecen los
conceptos que se deben incluir en esa
nómina electrónica entonces
tendrá que haber una transición una
homologación que más adelante javier nos
hablara de estos procesos pero donde la
compañía tiene que empezar a prepararse
para homologar y darse cuenta de que lo
que está pagando en este momento o está
reflejando en nómina vaya a coincidir
con los con los conceptos que trae ese
anexo técnico entonces ahí es donde
empieza la parte laboral a tomar
importancia este anexo técnico incluye
como les decía más de 400 conceptos
distintos
y en ocasiones trae conceptos que en lo
que conozco de mi experiencia muchas
compañías no los registraban dentro de
la nómina
porque pues claro no era la obligación
pero entonces ahora ya tenemos un anexo
que me establece cuáles son los
conceptos que debo incluir en la nómina
electrónica y de ahí se podrán generar
diferencias que tendrán consecuencias
legales laborales si al momento de yo
implementar este extra homologar los
conceptos de mi nómina con los
constantes y las nexos
encuentro que he tenido unos
tratamientos o unas prácticas al
interior de mi compañía que podrán
modificar los montos ya sea a pagar a
los trabajadores oa pagar las entidades
del sistema de protección social
entonces ahí voy a dar un ejemplo acá
tenemos conceptos nuevos que usualmente
consideramos las compañías no
registraban en la nómina tal pago a
terceros están las las huelgas y está la
dotación en los pagos a terceros aquí
más adelante lo que no mencionaré pausa
terceros por ejemplo
paul de un placement de pólizas de
seguro de una cantidad de pagos que
podían ser
en especie que no recibía directamente
el trabajador que la compañía o los
empleadores usualmente no los ingresaban
en la nómina precisamente porque no lo
ven pagado de manera directa al
trabajador entonces aquí el artículo 127
y 128 del código sustantivo del trabajo
cobra mucha importancia esos artículos
me establecen que el salario y que no el
salario y sabremos que la distinción
entre la naturaleza salarial y no
salarial tendrá efectos económicos
directos en las acreencias laborales de
los trabajadores grados y las
contribuciones al sistema de seguridad
social
si hay un pago que se deriva de la
relación laboral de ese contrato que se
celebra entre el empleador y el
trabajador será un pago laboral que yo
no tendré que reírme por esos dos
artículos para definir si es salarial o
no es salarial entonces sea insisto si
es pagado un tercero si es en dinero si
es en especie en fin y es que así mismo
lo dice la norma entonces por eso
recalcó en eso por qué
pagos a terceros como por ejemplo un
plan de un plan de outplacement un
arriendo que se le paga a un trabajador
expatriados es decir un trabajador que
viene el extranjero a trabajar
temporalmente de colombia’ paquetes de
ese tipo de beneficios que no se le
pagan directamente al trabajador serán
pagos laborales que ahora tendré que
registrar en la en la nómina electrónica
así si no se los esté pagando
directamente al trabajador
están las huelgas sin incluir las fechas
de inicio de terminación de huelgas eso
para un empleador esto es algo
completamente nuevo
nosotros no teníamos por qué hacer este
registro de fechas de huelga y lo mismo
la dotación la dotación fíjense que qué
es una prestación social
obligatoria para todos aquellos
trabajadores que deben en hasta tres
salarios dos salarios mínimos perdón y
que además la norma me dice que no se
paga en dinero entonces este es un
ejemplo clarísimo de algo que que pues
si yo no se lo estoy pagando en dinero
el trabajador usualmente no no lo
incluyó como una práctica dentro de la
nómina la dotación sí es decir siempre
se paga en especie el calzado y el
vestido del trabajador que que prestan
los servicios y que utiliza esa
herramienta
ahora el anexo técnico me establece
dentro de esa nómina de identificación
el 156 como un concepto donde incluir lo
que se le paga por dotación al
trabajador
hay por ejemplo también la inclusión de
particularidades como la de los viáticos
viáticos es otro concepto como el de los
pagos a terceros que pueden generar
diferencias al momento de cálculo de
creencias laborales y aportes al sistema
de seguridad social es uno de los
conceptos que más detecta el auge pp
como una diferencia que genera
inexactitud u omisión al momento de las
fiscalizaciones de aportes al sistema de
seguridad social porque porque no es
común que los viáticos nos incluyan en
nómina y menos aún que consideren la
naturaleza salarial de los viáticos
cuando la ley así lo dispone entonces la
norma que proviene el código sustantivo
del trabajo y que tiene una vigencia
superior a 60 años etcétera preveía que
los viáticos eran salariales si se
destinaban alojamiento máx y manutención
y eran pagados de una manera de
permanente se causarán causados de
manera permanente en oposición a los
viáticos que son ocasionales
los viáticos que inclusive siendo
permanentes se destinan a gastos de
representación o de transporte entonces
esa norma laboral de 60 a 70 años no me
hacía una distinción de cómo se hacía el
pago que hoy en día si hay una infinidad
o pues varias opciones para hacer estos
pagos de viáticos que son pagos
directamente a los hoteles a los aires
restaurantes pagos a través de tarjeta
de crédito o legalizaciones pagos por
adelantos que son después legalizados
etcétera pero en que en últimas para el
juez laboral o para la ugp serán
considerados como pagos o gastos de
viaje para el cabal desempeño de las
funciones y que tendrán una connotación
laboral salarial o no salarial
dependiendo como les decía de la
periodicidad y de la destinación ahora
yo tendré que incluir también entra
dentro de la nómina electrónica el
reporte de pagos de transporte y de los
viáticos
hay otros temas nuevos también como
incluir obligatoriamente la
identificación de los trabajadores y de
su ubicación esto es relevante para
aspectos de cobertura en el sistema de
riesgos laborales entonces si estamos
tratando de trabajadores que están
permanentemente trasladándose moviendo
los que están en correrías se tendría
que estar periódicamente reportando el
municipio donde está prestando servicios
del trabajador
ustedes saben el teletrabajo me permite
en caso dado que la prestación del
servicio se dentro del territorio
nacional entonces pues aquí se estaría
generando una información que podría
cruzarse para verificar el cumplimiento
de normas de del teletrabajo y de como
decía yo del reporte o de cobertura de
la administradora de riesgos laborales
también está el tema de
el reporte de la hora inicio ahora de
salida la cantidad de horas trabajadas
se podrá dar mayor información para
efectos de la verificación de
cumplimiento de jornadas laborales y no
es sólo necesario como en una época
podría entenderse con el reporte de de
el desprendible denominada habitual lo
tradicional saber si se está pagando el
porcentaje que corresponde según la
descripción que se corresponde sino que
ahora tendremos poder podrán tener
también la posibilidad de verificar la
cantidad de obras trabajadas por ejemplo
y así determinar si hay un exceso de la
jornada máxima establecida incluyendo
los extras entonces ahí son aspectos que
una información que será nueva y podrá
tenerse entonces para el análisis de
cumplimiento de obligaciones igual el
tema de las vacaciones entonces hay que
hay que además de tener el registro de
vacaciones que cada empleador debe tener
también se deberá incluir las vacaciones
como como uno de los conceptos que se
van a tener que ver en la nómina
electrónica y yo podré verificar el
correcto uso de la compensación del
disfrute mínimo de la acumulación de
vacaciones que todo esto también tiene
unos unos límites de ley
este era el que les mencionaba sobre los
pagos de terceros donde los planes de
outplacement por egipto son muy comunes
es muy común ver que al momento de la
terminación de los contratos de trabajo
en unos planes de retiro voluntario por
ejemplo se establezcan unos paquetes de
determinación que sean más beneficiosos
que la ley y que incluyen este tipo de
beneficios como el el outplacement o una
asesoría de transición de carrera donde
se le paga a este tercero experto en
este tipo de cosas para que el
trabajador acuda si así lo quiere
entonces es común encontrar que las
liquidaciones no se incluye estos
valores que en últimas así se excluyen
del salario podrían tener una
consecuencia económica en la liquidación
al poder poder poder exceder el
porcentaje de 40 a 60 que establece la
ley 1393
que me establece la forma de calcular
los aportes al sistema de seguridad
social entonces
ya con con este concepto pues yo creo
que se reduce un poco la posibilidad de
que sus pagos queden por fuera de los
cálculos al igual que de por fuera de
los cálculos para efectos de la
retención en las fuentes unos ejemplos
que damos son los dicen los arriendos la
medicina prepagada viáticos dotación
otro concepto nuevo que vemos que puede
impactar directamente los empleadores es
el bono y pctv bono electrónico de papel
de servicio cheque tarjeta vale etcétera
entonces es común que se reconozcan a
través de bonos
sodexo o vales de alimentación
beneficios a los trabajadores también
con el propósito de tener alguna algunas
deficiencias ya hay un número específico
dentro del anexo técnico que me habla
estos de estos bonos donde pues
tendremos que también incluirlo en la
nómina hay otros conceptos y ahí es
importante verificar que lo que yo esté
homologando que yo esté pagando
incluyan la naturaleza salarial o no
salarial veremos en los conceptos que se
establece la s para efectos de los pagos
salariales entonces
es importantísimo ser coherente con el
tratamiento que yo he tenido si excluyó
el beneficio por ejemplo un vale de
alimentación lo excluyo del salario es
porque he cumplido los requisitos del
artículo 128 del código y es que el pago
no está retribuyendo de manera directa y
exclusiva a la prestación del servicio
es un pago que yo si le doy
permanentemente o periódicamente lo
estoy excluyendo del salario de manera
escrita sostengo un acuerdo con el
trabajador a través puede ser un otrosí
o la formalidad excederá do pero donde
sea expreso y claro que el trabajador
acepta que el pago no es salarial y
además que cumple con esa proporción y
la proporcionalidad no entonces si yo
cumplo con sus requisitos tendré que es
determinar homologar mis conceptos de
nómina dependiendo de si son salario o
no sólo no salario para que tengan las
consecuencias legales del caso
encontramos que hay conceptos que a
veces se pagan en la nómina hoy en día y
que no deberían incluirse en la nómina
porque porque nos red no hacen
referencia a la relación laboral entre
las partes puede que coinciden las
partes el empleador y el trabajador en
otras relaciones jurídicas
pero ese hecho no implica que sea
necesario incluir esos pagos dentro de
la norma y son los ejemplos de los
dividendos utilidades los préstamos si
yo
trabajador también tengo acciones de una
sociedad porque la sede por la sí porque
las he comprado etcétera entonces yo
puedo tener la doble calidad de
trabajador y accionista y los pagos que
se viven de la relación comercial de ser
accionista de una sociedad pues serán
diferentes a las derivadas de la
relación laboral por la prestación del
servicio y por ende esos pagos no
deberían estar propiamente dentro de la
nómina ahora sí esos pagos resultan de
ser un beneficio que le habían
trabajador por ejemplo una acción y la
opción la acción de la sociedad se la
doy como un beneficio por haber sido
trabajador mío ahí sí podría llegar al
punto donde sea un un beneficio que
podría inclusive mirar desde los 146 en
adelante si lo incluyo en esos miles
lo mismo pasa con las utilidades o con
los préstamos de los que hacen empleador
el empleador puede prestar un dinero al
trabajador pero ese préstamo como tal no
es un ingreso de la relación laboral
y es un ingreso que pueda catalogarse
como salarial o no salarial y que esté
sujeto a retenciones solamente en el
evento en que se préstamos se condona o
se es decir se perdona podría uno
entender que es un beneficio que si está
entrando al patrimonio del trabajador y
que es como consecuencia de la relación
laboral ese sería otro otro tema pero
como tal el desembolso por un préstamo
que hace el empleador no es un concepto
que debería incluirse dentro de la
nómina y pues no lo encontramos dentro
del anexo técnico discriminado y tiene
sentido si lo que encontramos son
conceptos de deducción por préstamos
porque sé si va a afectar el neto
recibir por parte del trabajador y esto
se hace a través de autorizaciones
expresas que el código sustantivo del
trabajo permite en fin entonces en este
caso si sí o si luego vemos
que no encontramos en la resolución
una referencia
es un concepto por cada uno de los los
pagos en los que se tenga que hacer una
contribución al sistema de seguridad
social de pagos no salariales cuando se
exceden se el 40 60 de la ley 1393
entonces recordemos que la ley 1393 més
estables y que para efectos de pagos a
seguridad social
yo tengo que hacer una red una
verificación de que si los pagos no
salariales exceden el 40 por ciento del
valor de los ingresos del mes se tendrá
entonces que pagar aportes al sistema de
seguridad social no sólo del salario
sino sobre el exceso de ese 40% del
valor del mes es un cambio en la
naturaleza del pago si en el bono de
alimentos se ha pactado como no salarial
y continuará siendo no salarial
en virtud del acuerdo de las partes lo
que pasa es que al aplicar la ley 1393
ese pago que excede el ingreso mensual
del límite que me establece en
proporción a el día de la norma será
ingreso a base de cotización para la
seguridad social no para para fiscales
ni para las demás acreencias laborales
entonces en esa medida no podemos
olvidar o dejar de un lado que debemos
continuar con la aplicación de este
porcentaje de esta revisión para que la
cotización al sistema de seguridad
social sea correcta
pero no haber un concepto distinto
a lo que me dice el anexo es salarial o
no salarial pero lo no salarial
tendremos que seguir aplicando la ley de
proporcionalidad
ahora entonces con estos comentarios
desde la perspectiva laboral y las
novedades que encontramos tanto de lo
que se incluye como nuevo y con esta
recomendación de de tener cuidado de
cómo voy a hacer el la homologación y
los comentarios sobre lo que no
encontramos y la recomendación sobre lo
que deben tener en cuenta entonces le
doy el paso ya a javier para que nos
hable desde el punto de vista técnico
de la nómina electrónica
listo javier
si no hay zinc en gracias a mi vídeo
segundo
bueno muchas gracias buenos días a todos
bueno vamos a hablar un poco del anexo
técnico de la resolución 13 en donde
pues obviamente se especifica en ese
anexo técnico todas las condiciones
técnicas y condiciones del flujo proceso
y la arquitectura del envío de la nómina
electrónica
[Música]
y sobre todo para
el tema de pruebas que vamos a tener en
agosto en la plata de acuerdo con la
nueva resolución 37 que se despidió el 5
de mayo
por parte line y donde se cambian estas
fechas
donde va a ver un ambiente de pruebas y
donde los operadores y todas las
entidades y compañías que están
obligadas obviamente en este proceso de
reportar nómina electrónica
vamos a tener esa primera acercamiento
del envío de la nómina electrónica como
parte del proceso de los primeros 10
días de cada mes y las responsabilidades
que tenemos tanto de elegir el operador
tecnológico como las pruebas que tenemos
que ser entendían cómo y sus fabricantes
de software que tengan actualmente que
operan la nómina dentro de cada una de
las compañías que tenemos al nivel de
software de misión crítica que es una
nómina y sus integraciones entonces
vamos a hablar un poco de esto y luego
vamos a mirar el grupo a proceso y por
último algunas recomendaciones técnicas
de cómo es el tema de selección de los
operadores tecnológicos y las
condiciones que existen habían para ello
bueno el primero ya sabemos que la
resolución 13
especifica un anexo técnico donde hay
unas condiciones de homologación de la
estructura de la nómina y los conceptos
de la nómina que tenemos actualmente y
que operamos a nivel de lo que tiene que
ver con los ingresos y las deducciones
sabemos que hay compañías que tenemos
como procesos de liquidación denominadas
quincenales 14 finales e incluso hasta
semanales
hemos visto por el tema del modelo de
contratación y los diferentes tipos de
contratos que tienen cada una de las
compañías entonces la resolución lo que
especifica ahí es que se va a hacer un
solo envío mensual y acumular todos los
conceptos por empleado para generar un
soporte de transmisión por empleado
ante el operador y el operador hacia
hacia el área radial
recibirá este proceso de estudio como
este este archivo con todas las la
información y hará un proceso de
validación y nos confirmará al timbrado
de ese mismo documento electrónico al
final el segundo etapa desde este tal
flujo proceso de la transmisión del
documento electrónico vamos a ver cada
una de las etapas y por último el modelo
de arquitectura que estamos buscando
para que funcione el proceso de la
resolución y con lo que exige en su
anexo técnico
bueno sabemos que son todos los ingresos
y todo lo que tiene que ver con
deducciones soporte y se convierten en
un documento electrónico como especifica
la carolina al principio y todo el tema
del proceso de timbrado que se complete
como un título valor y como un soporte
ante lo que tenga que ver en un futuro
con los procesos de pago impuestos y
todo lo que tenga que ver con el tema de
ibai reporte
pues entonces la periodicidad del
documento
y hablamos
el documento tiene una felicidad mensual
de reportar todos los devengos y todos
los reducidos de la nómina el valor
total de la diferencia y con respecto
también a los pagos o abonos realizados
el segundo aspecto es el kun
qué es el código único documento de
soporte de pago y nómina electrónica
este código tiene que ir en el timbrado
tanto en el envío como en el proceso de
recepción del documento electrónico y se
construye a partir de un algoritmo que
especifica la resolución más adelante
vamos a ver en detalle ese código y cómo
está construido
y al tercer aspecto es el envío de la
información que se envía los primeros
días del mes siguiente
[Música]
tanto lo que tiene que ver con el
soporte de pago de nómina electrónica y
las notas de ajuste en esa nota de
ajuste también tienen un proceso y una
especificidad dentro de la resolución
que dice a qué código corresponde y
cuándo se debe enviar también que es
parte de él
de dos tipos dos notas que especifican
la solución que es una eliminación del
soporte enviado o un ajuste o algún
concepto específico que haya quedado
como erróneo o aritméticamente que mal
el cubre está construido por un
algoritmo tipo s h a 34 que es un una
cadena de caracteres básicamente
se debe construir a partir de la
información que se envía a el operador
el operador debe recibir todos los
conceptos y construir este código khune
a través de los siguientes datos la
fecha de generación documento la hora
envío la generación del documento el
valor los bengals el valor total de los
reducidos el valor encargado dentro lo
que tiene que ver con el acumulado de la
revista el nit el emisor del documento
el cni del empleado y el tipo de archivo
xml utilizado esto lo debe estructurar
el operador de acuerdo con el lenguaje y
hay una estructura de xml que la única
autorizada por la dian en la cual recibe
este tipo de información
y hay una tabla del pib del software
utilizado que están en el anexo técnico
y se construye también como parte de la
cadena de caracteres y el número de
identificación del ambiente utilizado
sistema durante el ambiente definitivo
el ambiente de pruebas que es la primera
etapa y esa era la composición del
código o kun en que al final hace parte
de la representación gráfica del
timbrado que nos va a llegar a nuestros
correos
de el documento electrónico construido
después de hacer el proceso de creación
ante la diana
el tema de firma digital pues ya sabemos
este se convierte ya en un documento de
acuerdo con las resoluciones que
teníamos de facturación electrónica y un
documento del materializado título valor
específico lo aclaramos al principio de
la charla y el segundo tema s
el software de nómina electrónica y las
soluciones tecnológicas que tenemos hoy
en día como nóminas como el operador
tecnológico y el proceso ante la dian
entonces es muy importante acá el tema
de firma digital
debe el incorporado que si sirve la
firma digital que tenemos actualmente de
facturación electrónica si es el mismo
la misma firma digital o algunos
operadores y no tenemos firma digital
pueden surtir las que tienen autorizar
ante la dieran como proceso de
certificación ante la vía y el anexo
técnico está compuesto por una serie de
tablas que es muy importante tener en
cuenta dentro de lo que tiene que ver
con la integración hacia el operador el
web services que especifica la
resolución que es el método de
integración a través ningún ex service
es donde hay una homologación
de los conceptos de nómina y el tipo de
código que especifica cada anexo el
hecho el anexo técnico a cada concepto y
esa relación uno a uno a nivel de
ingresos y deducciones debe hacerse a
través de la misma nómina o módulo que
es que el fabricante denomina
actualmente tiene que construir y es la
información que se debe enviar al
operador a través de web services estas
tablas estructuran toda la cadena de
conceptos y tipos de conceptos que se
den a marrar o hace decía más arriba
homologación que llamamos nosotros
dentro de lo que es la nómina y sus
conceptos
notas de ajuste que les hablaba son dos
las de reemplazo se reemplazaron un
concepto usted a un documento de soporte
enviado o una eliminación de un
documento
que tenga errores o que no coincida o de
un empleado retirado y que se haya
enviado por error
para resumir hasta ahora entonces queda
o reportar y el anexo técnico en su
remoción
en la resolución detalla que cada
concepto de reportarse tanto los
ingresos y los descuentos y está toda la
relación pero importante es lo que
hablábamos anteriormente de revisar si
tenemos algunos conceptos que no estén
específicos que no tengan invasivos o
que no queden dentro del proceso de
homologación
si tributariamente o todo lo que tiene
que ver con nuestro reportando horita de
los entes reguladores me esté quedando
por fuera de acuerdo con el anexo
técnico en la parte final hay una
relación de códigos es muy importante
realizarlas en el anexo técnico pueden
bajar en la en la página del área
y en ese anexo especifica cada código y
que debe ir dentro de lo que tiene que
ver con la homologación de la nómina que
trata exactamente
[Aplausos]
vamos a ver un poco el flujo ya digamos
hemos visto las fechas han cambiado
reunión del webinar especificamos las
fechas del cambio a la nueva resolución
0 037 en 5 de mayo las nuevas fechas de
pruebas los ambientes de pruebas en el
flujo proceso que vamos a tener son las
siguientes nosotros vamos a tener que en
una de las compañías
con nuestro software actual hacer su
dedicación de nómina normal
después de los empleados
el soporte cómo se genera actualmente
los pagos mensualmente
al operador tecnológico que haya
escogido que tenga actualmente cada
compañía andamos un poco más de los
operadores tecnológicos a través de un
web services
desprendibles por empleado pero
acumulados mensual de esta información
que se envía al operador tecnológico el
operador tiene la responsabilidad de
convertirlo en un lenguaje xml que es el
único que va a autorizar de envío ante
la diana la dya explicará a través de la
malla la realidad ahora hay una malla
validador a quienes en las resoluciones
es muy clara y es en principio todos los
temas
de aritméticos y de sumas y restas que
coincidan con los valores de los
conceptos sobre el valor total pagada si
es o no coinciden pues es para rechazar
el proceso y no se va a generar el
certificado de desprendible con con el
timbraje entonces no va a ser aprobado
por la dian y el operador tecnológico
una vez pase el proceso ante la malla
validadora la variación del inglés
reconstruir la representación
con el código
el timbrado que presuntamente
corresponde a efe se ha probado por por
ante la dian esto debe llegar a los
correos de nuestros empleados es un
ampliado creador o filón día
directamente al porte de los empleados
del software que tengamos ustedes hoy en
día está operando en cada una de sus
compañías
de seguridad muy importante tener en
cuenta que la reproducción habla del
envío de la información hacia los
operadores tecnológicos y de las
autenticaciones que existen ante la dian
como protocolos de seguridad y envío a
través de archivos xml que son lenguajes
propios de encriptación del código y
estructura de código que la única que
recibe la dian y es un lenguaje que
tiene que construir el operador
tecnológico que escojamos el tipo de
tecnología que es una tecnología con
autenticación donde yo envío una
pregunta o una cadena de códigos y el
web service debe responderme y hacer
autenticación y además todo lo que tiene
que ver con protocolos de seguridad
https protocolos de autenticación y
token que son temas que deben
desarrollar nuestros operadores
tecnológicos junto con nuestro
fabricante de software o nómina que que
nos junta actualmente entonces esa
integración debe hacerse entre el paso 1
y el paso 2
es el ordenador y nuestro fabricante no
captador hacia la dian
en el envío de todos los comprobantes de
acuerdo con la estructura solicitada por
la dian y el envío al portal de la dian
para el sustento el proceso de
aprobación muy importante acá y los
operadores tecnológicos hoy en día
puedan ser validados ante el portal de
la vida a todos los operadores que están
certificados ante la dian que han
manejado a facturación electrónica deben
estar certificados y ya tener
experiencia en el proceso de facturación
electrónica muy importante seleccionar
eso la disponibilidad del servicio los
operadores tecnológicos tienen data
centers con disponibilidades de servicio
común con servicios adicionales como el
reenvío de documentos electrónicos o
comprobantes de nóminas si necesitamos
una copia
de estar en el proceso ante la dian si
el proceso de la diabetes y el servicio
de la dian está caído o no hay
disponibilidad del servicio de la dian
ellos deben responder por
continuamente procesando el envío y
preguntando hasta que el portal su
alguien viva ante la diana todos los
procesos que tienen que ver como
servicios de estos operadores
electrónicos deben ser validados por
cada una de las compañías con quién nos
vamos y si están primero certificados
ante la dian deben haber surtido un
proceso de certificación y por último
pues está el precio los documentos
digitales pues tienen un precio que cada
operador especifica de acuerdo con los
paquetes de datos su paquete de
volúmenes por el número de empleados o
las relaciones que tengan sobre
facturación electrónica donde
actualmente en el envío de facturas
electrónicas y la extensión de estos
mismos hacia los procesos
es un poco más de seguridad
los operadores electrónicos y link para
resumir digamos estos cuatro aspectos
llevamos la única método de implicación
vamos a tener de nuestro software no
domina hacia la diana y hacia ustedes
web services debemos buscar una
inspiración con un operador
el método de recibo
el xc construir el operador y más
entrenamiento donde se pueden y les
llega a los otros invitados extracción
de un correo electrónico o un portal de
acuerdo con la disponibilidad del
servicio fabricante de nuestro de
nuestras nóminas
estos cuatro pasos de la arquitectura es
muy importante tenerlas en cuenta
en el momento de seleccionar un operador
tecnológico bajo los cambios de la
resolución está versión 1.0 como dice la
resolución que la para su anexo técnico
va a ser evolutiva habrán muchos digamos
evolutivos igual y similar como la
facturación electrónica
ha habido varios cambios ajustes ahorita
tenemos uno en salud en que todo el
sector salvo otro cambia facturación
electrónica los ajustes de este tema de
resolución que hacen que cambien la
parte técnica entonces muy importante
que el operador tecnológico tenga un
buen servicio respuesta a los segundos
de pelea y las pruebas que tienen que
hacer ante la dian eso es muy importante
tener en cuenta también los aspectos que
les decía disponibilidad del servicio
otros servicios adicionales que tenga el
operador tecnológico experiencia en el
mercado en facturación electrónica
mercado
precio al final pues lo más importante
es que podemos tener mejor servicio y la
respuesta ante ante la dian como
operadores tecnológicos
la primera digamos que tareas que
tenemos que hacer digamos dentro de las
compañías y nuestro software de nómina
tiene que ver con la colocación
los conceptos de parametrización y
homologación están descritos en el anexo
técnicos es muy importante empezar este
proceso y verificar cómo estamos
nosotros a nivel de lo que exige la
resolución a nivel de la parte legal y
los conceptos reportados de que nuestros
empleados y hacer y comenzar este
proceso que tiene que ser desde ya
debemos estar ya con los módulos de
homologación de nuestros fabricantes de
software de nómina haciendo el proceso
de relación de cada uno de los
prototipos de ingreso y los prototipos
de ingreso con respecto a las
asociaciones de los prototipos hacia los
conflictos tema animal
y definir un modelo de homologación de a
uno de los dos conceptos generales que
maneja la resolución como son los
modelos de pago y ya sabemos que la
periodicidad es de pago de césar
acumuladas una vez al mes entonces
debemos tener dentro de nuestro software
tablas que permitan el proceso de
acumulado de todos los pagos de acuerdo
con el tipo de nómina que maneje nos
para ámbito un solo envío los tipos de
contrato tipos de incapacidades horas
extras que también exigen la resolución
que se deben reportar y hacer todos los
procesos de homologación de cada
concepto a cada código de acuerdo con lo
que especifica la el anexo técnico
una vez liquidada la nómina electrónica
el proceso de almacenamiento también es
muy importante en nuestro software para
los reenvíos en procesos de técnicos que
para que no tengamos que hacer un
proceso de reenvío en la nómina y lo que
tenga que ver con el almacenamiento de
las notas es importante tener esto en
cuenta en el software que se están los
ajustes que pueden hacer los fabricantes
los maestros de energía electrónica el
almacenamiento de información también
muy importante y que ver con el envío de
la información al operador electrónico y
web service es que ellos deben construir
para poder hacer las pruebas en agosto
de acuerdo con las nuevas fechas
entonces hay un trabajo fuerte digamos
con un trabajo que debemos realizar es
la homologación y el el envío de esa
información hacia el operador
tecnológico a través del web services y
las pruebas que están listas tanto de
agosto
hasta ahí mi intervención si hay temas
técnicos o preguntas sobre él
sobre el anexo técnico con mucho gusto
continuo el paso
[Música]
si quieres entonces muchas graciasjavier
hablamos entonces para finalizar sobre
las sanciones consecuencias por el
incumplimiento entonces
y es que creo que alguien está
compartiendo pantalla pero quería allá
perfecto voy a poner
la presentación por favor avísenme sí sí
ya la están viendo
[Música]
ya perfecto
tienes que ponerla en modo presentación
pero si ya estamos bien
bueno finalmente queríamos hablar acerca
de las de las sanciones aplicables y
queríamos empezar por las sanciones
tributarias es decir qué consecuencias
adversas trae el incumplimiento de la
regulación de nómina electrónica
como ustedes saben para efectos
tributarios las sanciones por no enviar
información están reguladas en el
artículo 6 51 del estatuto básicamente
en lo que dice ese artículo 6 51 es que
hay tres posibles sanciones una primera
sanción de tipo pecuniario que es una
multa que puede ir hasta 15 mil veces
esos son 546 millones de pesos algo algo
así
ese límite es lo que aplica es una tasa
del 5% sobre las sumas de las cuales
entonces suministra información si la
omisión digamos si el hecho sancionable
es no suministrar el 4% cuando la
información
se presenta erróneamente cuando la
información tiene errores entonces se
calcula una multa del 4 por ciento sobre
los valores equivocadamente remitidos o
una suma del 3% sobre la información
enviada extemporáneamente en la segunda
consecuencia que anuncia al principio se
trata de la misma resolución el
fundamento legal de esa consecuencia de
que es el desconocimiento de los costos
rentas exentas deducciones descuentos
pasivos impuestos descontables está
contenida en el mismo artículo 651 lo
que me dice si no se envía información
que sirva como soporte para el
reconocimiento de deducciones que sería
nuestro caso la consecuencia la sanción
es que se desconocerán las deducciones
en este caso los pagos correspondientes
a los salarios ya las relaciones laboral
que no se reporten adecuadamente y otra
tercera consecuencia que también es muy
relevante es que podría imponer en la
autoridad tributaria el cierre del
estable
de comercio eso en materia de sanciones
tributarias como ustedes pueden ver es
bastante oneroso puede ser muy grave no
realizarla el reporte de la información
de la nómina electrónica
bueno ahora con relación a las almas
laborales digamos que yo quiero hacer
énfasis en las dos autoridades que vemos
en la práctica y de dónde se pueden
materializar algún riesgo la vp ep
la ugp que se encarga de hacer esa
verificación de que los aportes al
sistema de seguridad social y para
fiscalizar correctamente tiene un acceso
privilegiado a la información tributaria
entonces se verán como la ley 1450 de
2011 da esa posibilidad y es en razón de
ese acceso privilegiado que hoy en día
vemos que en virtud de la información
que la dian comparte con la ugp llegan
estas invitaciones cordiales para que
las empresas o los aportantes inclusive
personas naturales se pongan al día o
corrijan las presuntas omisiones o
inexactitudes que se encuentran en el
sistema de seguridad social derivadas de
la información de la declaración de
renta por ejemplo entonces es así como
que la ugp va a utilizar información
también muy seguramente de lo que se
esté reportando en la nómina electrónica
y ahí la relevancia de hacerlo de la
manera más precisa
también tenemos el ministerio del
trabajo el ministerio del trabajo es la
autoridad administrativa por excelencia
que verifica el cumplimiento
no es una autoridad que se encarga de
determinar derechos
pero si de imponer sanciones y tiene la
facultad de imponer sanciones por el
incumplimiento de obligaciones laborales
hoy en día no existe un convenio entre
las partes o una norma que establezca
ese acceso privilegio que si por ejemplo
lo tiene la ugp la información
tributaria pero sí si vemos los orígenes
de los antecedentes que hablo pues
digamos que que héctor al inicio
encontramos que el propósito de la
facturación electrónica o de la nómina
electrónica es mejorar la información a
que tienen acceso los gobiernos entonces
sin duda entenderemos que el ministerio
también podrá tener acceso en un futuro
sobre esta información y de ahí la
relevancia como les decía del cuidado si
quieres pasamos a la siguiente
diapositiva aquí es simplemente para
darles un recorderis sobre esas
sanciones entonces la sanción de la ugt
que pensé en los procesos de
fiscalización que que se han dado y
éstas estas sanciones pues han ido
modificándose como conforme la
reglamentación ha sido modificada
se establecen sanciones que se
diferencian por la inexactitud o la mora
entonces tenemos que va del 5% del valor
de lo dejado de liquidar hasta hasta
hasta un máximo del 100 o del 10% con un
tope máximo el 200 que varía y el
momento en que yo hago la corrección se
aplicará la menor sanción a medida que
sea más temprano en el proceso de
fiscalización que haga esa corrección o
pues la mayoria cuando ha sido
notificada la liquidación oficial por
parte de la aguja pp que digamos que
sería el último paso dentro del proceso
de fiscalización a través de ese acto
administrativo que la liquidación
oficial en cuanto hay una exactitud
inexactitud sanciones muy inexactitud
por que utilice la base que no
corresponde por ejemplo en un clic no
aplique la proporción de 40 a 60 en es o
no le di no ingresé como base de
cotización a los viáticos o no
y pagos a terceros y no lo excluyen
salario en fin esas son las
inexactitudes contraria al auge pp y
frente a esos las penalidades eran del
35 por ciento o del 60 por ciento lo he
dejado de cotizar e igual dependiendo de
los momentos en el proceso de
fiscalización en el que me encuentro en
el primero de ellos si es si estoy antes
de que se me notifique el requerimiento
como tal para corregir o declarar será
el 35 por ciento y aplicará la del 60
una vez ya pues nadie ha notificado a la
liquidación oficial además de que tengo
que pagar la deuda por la cotización que
tengo que pagar esa sanción y además
aplicar en las sanciones los intereses
moratorios más altos
y ya digamos que para finalizar está la
regla general de la sanción que puede
imponer el ministerio del trabajo son
hasta cinco mil salarios mínimos y las
normas establecen ciertos criterios para
determinar rangos a de esa sanción como
lo son por ejemplo la gravedad de la
falta la cantidad de trabajadores
involucrados la reincidencia en la falta
en fin eso hará que el ministerio tome o
el inspector del caso tome criterios
para definir el monto de esa sanción
adicionalmente hay sanciones específicas
dependiendo de incumplimientos
particulares por ejemplo parándonos del
sistema de salud y seguridad en el
trabajo son normas sanciones diferentes
tercerización tengo unas normas
diferentes mal manejo a empresas y
servicios temporales mal
o incumplimiento por temas de acoso
laboral sanciones son diferentes pero el
mensaje es el ministerio puede imponer
hasta cinco mil salarios mínimos como
sanción en el evento en que encuentre
incumplimientos de obligaciones
ahora como conclusión desde la
perspectiva legal pues les decimos hay
más de 445 conceptos en la resolución en
el anexo técnico que nos pone en alguna
en la tarea de hacer esa revisión para
hacer una correcta homologación de los
conceptos que se utilizan hoy en día por
parte de las compañías y que nuestra
recomendación es que ese está homologado
y se haga con el mayor nivel de detalle
para evitar imprecisiones buscando
además siempre que haya una coherencia
entre los documentos contables los
soportes al pago de seguridad social y
la nómina electrónica
muchas gracias a ustedes por la atención
y entonces en este punto yo creo que le
damos espacio a las preguntas
por supuesto que si carolina muchas
gracias a todos y procederemos entonces
con la sección de preguntas que se han
realizado a lo largo del web y no
la primera pregunta para carolina como
se hace con el pago de la seguridad
social cuando un trabajador solo la hora
y medio tiempo siempre hay que
reportarlo con el salario mínimo
bueno aquí aquí hay que diferenciar dos
cosas uno uno es el tema del reporte
ante la nómina electrónica que debe ser
en la medida de lo posible y nuestra
recomendación de las conclusiones
coherentes con los pagos al sistema de
seguridad social entonces si me
preguntan el salario en el reporte de la
nómina electrónica
lo que se incluir es el salario real el
salario sin salarios es la mitad del
salario mínimo debería ser el salario
medio salario mínimo
ahora como hago yo la cotización al
sistema a través de la planilla pues ahí
tengo dos opciones tengo dos opciones y
es que a través del piso de protección
social es factible realizar aportes a
estévez por ejemplo en sistema pensional
con valores inferiores al mínimo en la
medida en que la persona esté trabajando
una mujer una jornada inferior al mínimo
tienen que cumplirse pues ese requisito
pero si es una posibilidad de que sea
beneficiario o que se incluya dentro de
este sistema de beneficios del piso de
protección social a través de valores
inferiores al mínimo ahora sí lo quiero
dar yo como como como adicional y lo
quiero incluir al sistema general de
seguridad social ahí si tendré que
cotizar sobre el salario mínimo pero ya
ahí será una opción que tiene el
empleador una especie de bien
sí sí inclusive si yo tengo y es
factible para todo tipo de salario
siempre y cuando no excedan yo los 25
salarios mínimos que es el tope de
seguridad social yo con tener un salario
de 10 y puedo decirle a trabajador que
cotizó por encima como un beneficio o
ole cotizó sobre una una suma que no es
salarial pero para efectos de seguridad
social se puede tomar como salarial esos
arreglos son factibles pero digamos que
ahí ya para no irnos por las arandelas
la conclusión sería es factible hacer
una contribución al piso de protección
social sobre un valor inferior al
salario
muchas gracias carolina siguiente
pregunta
[Música]
los viáticos el trabajador no entrega
factura y por ende toca a causarlo a
nombre del trabajador sería un ingreso
laboral para el trabajador como se
reporta en la nómina electrónica esta
pregunta para carolina y héctor
bueno si quieres sector en piezas yo
creo que hay que hacer una distinción
del tratamiento fiscal y el tratamiento
laboral fiscal como lo habíamos perdón
laboral como como lo había mencionado al
inicio
y lo relevante es si ese concepto se que
se paga el trabajador tiene naturaleza
salarial o no tiene esa naturaleza
salarial y para eso yo me remito al
artículo 127 y 128 del juego sustantivo
el trabajo si el viático es un viático
que se paga ocasionalmente y
ocasionalmente quiere decir que por
ejemplo lo pago menos de una menos de
una vez al mes y el cargo del trabajador
no tiene que ver con con viajes porque
es que la ocasionalidad y la permanencia
no están definidas legalmente sino
jurisprudencialmente entonces la corte
me ha dicho yo para determinar si el
salario no tengo que ver si el
trabajador dentro de su perfil del cargo
tenía que prestar servicios de manera
permanente
era normal dentro de su cargo que
estuviera viajando y además tengo que
mirar un criterio cualitativo en la
cantidad de veces que viaja la persona o
que se generan estos gastos de viaje y
uno podría decir si el gasto de viajes o
la vez solamente una vez al mes una vez
cada dos meses y el y la razón que
motiva el viaje no es normal en las
labores si no es por una reunión
extraordinaria una en fin el viático
deja de ser permanente para volverse
ocasional e independientemente cuál es
su destinación y su forma de pago pues
para efectos laborales no será
constitutivo de salario
ahora si es permanente si lo pago yo
iría más de 23 meses en un mes y la
persona es por ejemplo un vendedor
regional zona norte y tiene que estar
viajando permanentemente en su zona
porque así le dice el perfil del cargo
pues se cumplen con los requisitos que
ha establecido la jurisprudencia y no
podría decir es un viático permanente
independientemente de si haya factura o
no por eso lo digo yo desde desde la
perspectiva laboral donde será digamos
que el juez laboral el que verifique
alguna controversia sobre ese pago o la
ugp a su vez en gente más de cotización
al sistema seguridad social y si se
llega a la conclusión que es permanente
independientemente si haya factura o no
se debió por lo menos tener en cuenta
para el cálculo de las acreencias
laborales ahora desde la perspectiva
tributaria será distinto el análisis
porque ahí ya no será relevante si el
salario no es salario según el código
sino será ingreso no será ingreso
y de acuerdo para orinar desde desde la
tributaria yo creo que lo que uno
debería realizar es que siempre hay una
correlación entre la deducibilidad de
los gastos con la caracterización como
ingreso para la contraparte en toda
operación entonces en ese orden de ideas
lo que lo que yo pensaría es que si ese
viático que se le entregó al empleado el
empleado no lo puede soportar con con la
factura demuestra que efectivamente el
dinero que eso como que le dieron como
viáticos pues se convirtió en un gasto
de la empresa pues lo que va a pasar es
que para la empresa será un gasto no
deducible porque no tiene el soporte
correspondiente pero yo pensaría que en
la medida en que para la empresa es un
gasto no deducible pues no debería
constituir un ingreso para el empleado
en términos generales el gasto si
corresponde a la naturaleza del viático
puesto un gasto en la empresa para que
su empleado pudiera realizar ese
desplazamiento
es un gasto en la medida en que no se
puede soportar es un vasto reducible
pero no es un ingreso para el empleado
porque no constituye un incremento de 34
vale ahora si lo que ocurre es que es un
gasto que se realiza con
[Música]
con frecuencia y que lo que tiende es a
recompensar al trabajador más que
a realizar un gasto para la empresa pues
pensaría que la dian lo podría
cuestionar pero en principio simplemente
se trataría de un gasto no deducible
para la empresa pero
gracias
y después de tener esta estructura
organizada conforme el requerimiento se
utiliza en conceptos diferentes no
utilizados antes ésta los tomó
automáticamente o se deben incorporar
manualmente en la plataforma le doy la
palabra javier
bueno muy importante el tema del que les
comentaba hablar de la charla el tema de
modulación de nuestro sistema de
información actual en cada una de
nuestras compañías del módulo o la
estructura que desarrolla nuestro
fabricante de software y yo pueda tener
la versatilidad de cambiar ajustar o
reestructurar los la homologación de los
conceptos que tengo actualmente bajo la
resolución y su anexo te voy a poner un
ejemplo si estoy hablando del ingreso
mensual y el concepto
está amarrado a un código según la
resolución l lee que corresponde al
ingreso total de nuestros ingresos
recibidos o una deducción que
corresponda a los temas de seguridad
social ese concepto debajo de ese código
puede hacer parametrizable y es el
módulo de homologación debe tener un
maestro y moss por los procesos de
parametrización que me permitan
cambiarlos ajustar los modelos de
acuerdo con lo que especifica la
resolución una vez esto ya está
estructurado esto debe tener sólo un
responsable dentro dentro de los
usuarios de nómina de las diferentes
compañías es el único que demo de estos
ajustes de acuerdo con lo que especifica
la resolución una vez no tenga
estructurada claro en un futuro
el módulo o en la herramienta que tengan
ustedes actualmente debe permitir hacer
los ajustes o cambios y posteriormente
esa información que se debe enviar
mensualmente desde de enviar a través
del web services al operado con el tipo
pecado
entonces muy importante que pidan esto a
los fabricantes de nóminas en caso
nosotros digital web con con cactus
tenemos ya el módulo de homologación y
es un módulo que permite tener la
flexibilidad de homologar cada concepto
azul azul código según la solución y ya
y enviarlo a cada uno de los operadores
tecnológicos que están autorizados ante
el área
gracias
muchas gracias javier y para finalizar
la última pregunta para carolina
y les estoy pagando seguridad social a
unos colaboradores que son
independientes tendría que reportar los
a ellos también no son empleados
directos
y bueno ahí hay que hay varias
particularidades digamos que la regla
general es que los trabajadores
independientes los prestadores de
servicios que no tienen vínculo laboral
pues la seguridad social está en cabeza
de ellos como independientes no no el
contratante sí
pero aún así si por alguna delegación de
esa responsabilidad o porque para
efectos por ejemplo de riesgos laborales
hubiera ese aporte por parte del
contratante pues eso no me cambia la el
tipo de contrato que existe entre las
partes es decir no deja de ser un
contrato de naturaleza civil o comercial
que no cumple con los requisitos del
alcance para esta nómina electrónica que
requiere necesariamente de una relación
laboral entonces para frente a los
independientes no debería cumplirse con
pues con este pago de nómina electrónica
solamente para los trabajadores
vinculados por contratos de trabajo
muchas gracias carolinas
entonces ya estaremos finalizada la
sesión le doy la palabra a marcelo
muchísimas gracias en el espacio pero
queremos agradecer a digital web ue
aprobarán killa y app por este espacio
de formación por supuesto a héctor a
carolina ya javier por toda la
información que nos han compartido en
esta mañana para nuestros empresarios
un gusto participar y gracias por la
invitación esperamos que hayan resuelto
sus dudas y de mayor claridad y como
saben pues tendrán acceso a nuestra
presentación
y muchísimas gracias a todos esperamos
y útil y que por lo menos tengan un
entendimiento general de lo que se viene
con esta nómina electrónica muchas
gracias a todos los participantes
gracias también sin embargo hay un ebook
que pues no sé si andrea bocelli nos
pueda compartir el ebook que es recopila
un poco las la sesión que tuvimos el día
de gracias javier buenas buenas tardes a
todos pero pues para finalizar muchos
seguramente están pidiendo las memorias
entonces sea bien me ayuda compartiendo
por el chat por el link de la landing
page donde pueden descargar el ebook
este ebook ya está actualizado con el
nuevo calendario con el calendario de la
resolución 0037 para que también puedan
consultarlo sobre los sobre los
diferentes cortes que hay y adicionales
de ebook tiene toda una sección de
preguntas y respuestas que han ido
surgiendo a lo largo de los webinar que
hemos hecho
entonces lo pueden pueden revisarlo y ya
está disponible para que empiecen la
descarga muchísimas gracias
muchísimas gracias andreas y en este
momento hemos compartido en el chat de
esta conferencia el landing page donde
pueden descargar el ebook y también la
página web donde en próximos días
estaremos compartiendo el enlace de
nuestro vídeo igual también estaremos
enviando a sus correos electrónicos
muchísimas gracias también a todos los
participantes a todos los empresarios
que se conectaron en este espacio
al finalizar estará llegando hoy una
encuesta para nosotros es muy importante
conocer cómo ha sido su experiencia y
conocer todos los comentarios los
invitamos a que sigan conectados en
nuestras próximas capacitaciones
virtuales la información la pueden
encontrar en nuestra página web.