Muy buenas tardes tengan todos ustedes
les saluda marcela mendoza desde la
coordinadora de logística de eventos
externos de la cámara de cué sobre ella
en nombre de la cámara queremos darles
una cordial bienvenida a nuestro
programa del día de hoy donde estaremos
hablando sobre el gobierno corporativo y
protocolo de familia y vamos a descubrir
con normal maná tu negocio con las
siguientes generaciones de una manera
despectiva sostenible y rentable por y
sin más preámbulos quiero presentarles
al doctor luís carlos plata quien es
nuestro convenciste invitado el día de
hoy que es abogado especialista en
derecho tributario una maestría de
derecho económico es docente catedrático
de maestrías y especializaciones de
importantes universidades del país hoy
nos estará acompañando durante dos horas
prácticamente al final de sucesión estar
encontrando un espacio para preguntas y
respuestas los invitamos a que todas sus
dudas por favor las escriba algo son de
preguntas y respuestas o al chat de esta
conferencia
nuevamente bienvenidos a todos los
empresarios que nos están acompañando y
bienvenido doctor de ases por estar esta
tarde con nuestros empresarios
muchas gracias marcela muy buenas tardes
a ti y a todas las personas que en este
momento están conectándose a este evento
que aceptaron la invitación de la cámara
de comercio de acompañarnos y participar
que la tarde de hoy aquí con nosotros
como tú bien lo decías vamos a
desarrollar en la tarde de hoy una
pequeña
presentación una pequeña marco
introductorio conceptual y práctico
respecto de lo que es el protocolo de
familia con gobierno corporativo en una
presentación que está dirigida más que
todas las empresas familiares pero que
puede ser aplicable a otro tipo de
negocios
en la que vamos a buscar darán algunas
ideas fundamentales respecto de la
importancia
de poder garantizar la transición
generacional en las empresas de familia
de poder garantizar que ese esfuerzo que
han hecho los fundadores de crear
empresas que hoy día son exitosas y que
han alcanzado cierto nivel de
estabilidad económica financiera y
comercial pues que ese esfuerzo no
desaparezca una vez los socios
fundadores pues no están en condiciones
de administrar el negocio y que podamos
garantizar una transición generacional
administrativa pacífica programada
planificada que además ayude a evitar
conflictos entre los miembros de la
familia conflictos relacionados con
temas económicos patrimoniales y también
gerenciales y que además establezca
digamos con unas reglas que permitan
asegurar
por lo menos programar un éxito de una
estabilidad también del negocio a largo
plazo permitiendo el crecimiento y la
prosperidad de estas empresas
conocemos todos pues que en el entorno
de barranquilla
la
la gran raíz o la gran base empresarial
está fundada o está cimentada sobre
empresas de familia en la cámara de
comercio seguramente tienen y tenemos
mucha información respecto a empresas
familiares y muchas de las cuales hoy
están en esa etapa o en esa fase de
transición generacional
perdónenme si de pronto soy un poco
incidente pero la semana pasada por
ejemplo pues nos enteramos de la triste
noticia del fallecimiento del doctor
arturo fernández reloj whisky quien fue
un gran empresario barranquillero
que trabajó mucho por el desarrollo de
la ciudad de muchas empresas y en la
parte gerencial y deportiva periódico el
heraldo y hoy sus hijos arturo y maría
teresa pues están asumiendo de alguna
manera las riendas de su familia y hay
muchas empresas que están en esa etapa
en una transición generacional en donde
es importante pues tener estas reglas
claras entonces digamos que es un poco
el objetivo de lo que vamos a hacer hoy
como lo decía marcela hace hace unos
minutos pues la invitación es a que a
través de la herramienta de preguntas y
respuestas y de el chat que tenemos aquí
abierto en la plataforma azul vayan
dejando sus inquietudes sus preguntas
los comentarios que tengan al respecto
y desarrollo de la charla yo trataré de
resolver algunas y las que no podamos
resolver sobre el camino las revisamos
al final de la presentación vamos a
tratar de que sea una presentación
didáctica comprensible a mena
y que pues sea interesante para todos
entonces si me permiten voy aquí a
compartirles mi pantalla
y
la presentación que tenemos programada
para el día de hoy
bueno esta es un poco mi presentación
personal creo que esto sobra ya marcela
muy amablemente les comento un poco
acerca de mi trayectoria y mi
experiencia un poco más decirles que
evidentemente además de docente
universitario pues soy consultor en la
cámara de comercio de barranquilla y soy
asesor empresarial sector privado y pues
que durante muchos años hemos trabajado
en en estos temas corporativos y
empresariales en empresas no solamente
aquí en barranquilla sino en la ciudad
de medellín también
cuál es el objetivo de esta charla cuál
es la finalidad que buscamos
lo que quiero es
destacar cuatro puntos importantes lo
primero es que significa tener un
protocolo de familia
qué es eso cuál es el concepto del
protocolo de familia
y en qué tipo de empresas aplica el
concepto de protocolo de fama
lo segundo es que sepamos cuáles son los
beneficios de contar con un protocolo de
familia cuáles son las ventajas cuáles
son esos para ese valor agregado que a
mi organización empresarial le va a
traer construir un protocolo de familia
lo tercero es poder entender que existen
herramientas para proteger el legado de
la empresa y el legado de la empresa no
solamente desde la parte comercial sino
también desde la parte
familiar y desde la parte digamos que de
la unión y de mantener de alguna manera
la familia como la unidad básica de la
compañía
seguramente ustedes conocerán en casos
yo conozco muchísimos de familias muy
queridas de familias muy unidas pero que
por un desacuerdo al momento de asumir
una transición generacional para el
manejo de una empresa
se han roto las relaciones familiares
yo conozco casos donde tengo hermanos
que se han cruzan no solamente demandas
en lo comercial en lo civil sino que
incluso han llegado a cruzarse acciones
penales entre ellos conozco procesos de
sucesión que han tardado
78 y 10 años porque un grupo de hermanos
no pueden ponerse de acuerdo acerca de
el futuro de un patrimonio empresarial
que había creado digamos que su
progenitor o su causante tengo
muchísimos casos de fortunas o de
patrimonios importantes que se han
esfumado que se han atomizado por
ausencia de una planificación hacia
futuro o simplemente porque no han
previsto las contingencias que pueden
ser
qué puede ocurrir a futuro dentro del
entorno familiar y sus situaciones por
ejemplo
videntes nadie está
excepto de un accidente laboral o de un
accidente automovilístico o de un
accidente mientras estás de viaje o de
tener que ser condenado a pagar una
indemnización por algún descuido y de
repente nos damos cuenta que los
patrimonios tanto de la empresa como los
patrimonios personales no están bien
identificados no están bien separados y
un evento catastrófico como estos
termina afectando seriamente el
patrimonio de la familia o para no ir
tan lejos
circunstancias como en la pandemia como
el cómic 19 que tuvimos hace dos años
algo que nadie pensaba que iba a ocurrir
que los
cambió la vida a todos gracias al
colegio ciber estamos aquí haciendo
eventos virtuales antes del coi
esto no lo hacíamos este es un gran
ejemplo de cómo la materia nos cambió la
vida a todos y como una circunstancia de
estas puede ocasionar el fallecimiento
del miembro fundador el fallecimiento
del padre o el fallecimiento de alguno
de los hijos que no teníamos eso
previsto o la de una crisis económica
que afecte el patrimonio de la familia
porque el negocio es tuvo que ser estar
cerrado durante un año y no hubo
ingresos y no hubo como solventar
obligaciones financieras y cómo
solventar obligaciones laborales desde
el patrimonio del protocolo de familia
ayuda para ellos y por último el último
punto que quiero que hoy podamos digamos
por lo menos dejar planteado es cómo se
construye un protocolo de familia cuáles
son los elementos
hacen parte del protocolo cuáles son
digamos que las partes la tabla de
contenido del protocolo de familia y a
través de qué metodología se construye
cómo hacemos para ello porque esto muy
importante es entender que no existe una
minuta del protocolo de familia si yo no
es que aquí en mi computador de mi
oficina tenga un archivo word que se
llame protocolo de familia y cada vez
que voy a una empresa le cambió el
encabezado número de mi nombre dirección
firmas y hasta luego ya tengo el
protocolo de familia hecho esto tiene
una
función o una finalidad específica y es
construir un protocolo de familia casi
que a la medida de cada familia hemos
estado en empresas donde está el socio
fundador del padre con la señora su
esposa y sólo tienen un hijo que hoy día
tiene 25 años ya en la se está empezando
a meterse en el negocio de digamos que
ese es el protocolo de familia no va a
tener las mismas características que
otras empresas donde por ejemplo tengo
un grupo de seis hermanos una empresa
donde son seis hermanos cada hermano con
su propio núcleo familiar casados con
hijos y donde los primos están también
involucrados en la administración del
negocio de esta empresa en la que les
hablo es una cadena de restaurantes que
tiene aproximadamente
16 puntos de venta en la ciudad y
entonces genera otras dificultades y
otras dinámicas distintas en el
protocolo como también hay empresas
donde son cuatro hermanos o tres
hermanos pero resulta que es uno solo el
que está interesado en el negocio porque
el otro vive en estados unidos y tiene
hagan una empresa y se dedicó a
mercadear tecnología y el otro hermano
se fue a vivir a chile y en chile está
trabajando en una empresa farmacéutica y
no le interesa la empresa familiar sin
embargo
unas acciones porque cuando su padre
constituyó la empresa lo volvió
accionista entonces cada empresa cada
familia
tiene
varias tiene sus propias
connotaciones tiene sus propias
particularidades y la metodología de
trabajo debe acomodarse debe hacerse
casi que de forma personalizada a las
condiciones especiales y particulares de
cada empresa o de cada grupo
y entonces digamos que lo que vamos a
plantear hoy aquí es un poco las
generalidades de lo que debería
constituir un patrimonio de familia pero
también dejando muy claro qué
es un trabajo conjunto que debe hacerse
entre el consultor y los miembros de la
empresa del grupo familiar porque él
finalmente pues el resultado tiene que
ver eso con sus propias necesidades con
sus propias características con sus
propios objetivos y qué es lo que quiere
a futuro
ok
qué es un protocolo de familia y esto es
muy importante y es tal vez lo primero
que quiero
que tengamos claro
un protocolo de familia es un acuerdo
y
voluntario
y vinculante
qué quiere decir
estas dos expresiones
lo primero es que para construir un
protocolo de familia es indispensable
que todos los miembros de la empresa
familiar estén de acuerdo que
manifiesten su intención de
y participar en la construcción del
protocolo de familia y que manifiesten
su intención para su intención de
y construirlo y sobre todo de aceptarlo
tengo por aquí a diesel ya d’andreis que
me pregunta que si el protocolo de
familia es exclusivo para las empresas
por acciones o si puede extenderse a
todos los tipos societarios
muchas gracias yesenia efectivamente
indies independientemente de que se
trate de acciones de empresas por
acciones o de de sociedades de capital o
de sociedades de personas como sería el
caso de una sociedad de responsabilidad
limitada o una sociedad en comandita
simple
pueden este tipo de empresas tener
protocolos de familia es
exclusivo de las sociedades por acciones
como una sociedad anónima la sociedad
simplificada por acciones estás con la
sociedad en comandita por acciones
cualquier tipo de sociedad puede
construir su protocolo de familia lo
importante es que sea una sociedad de
familia y ya en unos minutos vamos a
de entender el concepto de sociedad de
familia o empresa de paz
entonces les decía lo primero es que es
un acuerdo voluntaria yo no puedo
obligar a los miembros de la familia que
además pertenecen a la empresa a aceptar
el protocolo insisto porque sobre todo
desde mi experiencia
el proceso de construcción del protocolo
de familia es un proceso de
participación
de todos los miembros es un proceso del
que interactuamos con los miembros de la
familia los escuchamos a todos tomamos
en cuenta sus opiniones tomamos en
cuenta sus ideas y tratamos de
involucrar los actores y lo segundo como
les decía es que es un acuerdo
vinculante
qué quiere decir vinculante quiere decir
que es de obligatorio cumplimiento
protocolo de familia no puede ser letra
muerta el protocolo de familia no puede
ser un
entusiasmo pasajero que hoy apareció uno
de los hermanos muy contentos mira en la
cámara de comercio- vimos una charla de
mi señora ya que estaba hablando en
control o de familia yo creo que eso es
chévere que lo deberíamos hacer
pero resulta que dentro de dos o tres
años aparece una situación de las cuales
está prevista en el protocolo de familia
y nadie le paraguas y nadie le hace caso
y no hay eso no eso ya pasó eso fue hace
tres años con la locura que le dio a mi
hermano pero ya no nos interesa no un
acuerdo vinculante es obligatorio e
incluso para las futuras generaciones no
es que simplemente lo hicimos hoy a
quienes estábamos vivos presentes en
este momento sino que es obligatorio
para las futuras generaciones
entre los miembros de la familia
empresaria
y entonces aquí viene la pregunta qué es
una familia empresaria
porque es una empresa de familia
y digamos que hay muchas respuestas
ustedes simplemente buscan en google
empresa de familia y van a encontrar
distintas definiciones digamos que a mí
la definición que más me gusta es
entender que una empresa de familia es
una compañía es una sociedad de
cualquier tipo que está
cuya propiedad está en cabeza de uno o
dos grupos familiares mayoritariamente y
esto que implica
implica por ejemplo que yo puedo tener
como les decía hace un rato seis
hermanos o tres o dos o cuatro hermanos
que se les ocurrió montar un negocio
juntos y son esos hermanos los que
arrancan como socios fundadores
puedo tener una familia en donde tengo
un padre fundador socio principal y sus
hijos que están hoy trabajando en el
proceso
puedo tener dos amigos no son familiares
entre sí son dos amigos que se
conocieron montaron la empresa hace diez
años y hoy cada uno tiene a sus hijos
pues son dos grupos familiares que hacen
parte o que son controlantes o que son
dueños
y dentro de esas circunstancias como les
decía puedo tener múltiples alternativas
y puedo tener
miembros de la familia que sean socios y
que sean a la vez empleados de la
empresa
el socio fundador es miembro de la
familia es accionista tiene un número de
acciones y además es el gerente y recibe
un salario como gerente
el hijo mayor que además de que es
miembro de la familia es socio y recibe
un salario porque tiene
el cargo de director administrativo
puedo tener miembros de la familia que
son socios pero que no son empleados de
la empresa entonces tengo uno de los
hermanos que es socio porque cuando se
creó la empresa se le dio una
participación accionaria
pero ese miembro de la familia o ese
hermano o hermana está en la ciudad de
bogotá haciendo una especialización en
medicina
porque no le interesa el negocio de
ferretería que existe aquí en
barranquilla un miembro de la familia
que es accionista es parte de la empresa
pero no es empleado de la compañía
y puedo tener incluso miembros de la
familia que son empleados de la empresa
pero que no son accionistas que resulta
que un primo
que apareció acabo de salir de la
universidad estaba estudiando
contabilidad y entonces le dimos la
oportunidad de que trabajara como
auxiliar contable en la compañía
entonces miembro de la familia
es empleado de la empresa pero no es
accionista no es socio teníamos que esos
tres esquemas miembros de la familia
accionistas y empleados miembros de la
acción de la familia accionistas pero no
empleados miembros de la familia
empleados pero no accionistas juegan o
hacen parte del concepto de familia
empresario como les decía el propósito
de este tipo de protocolos o de
instrumentos es garantizar la
permanencia en el tiempo de la empresa
garantizar que la empresa pueda
sostenerse y subsistir 12 y ojalá tres y
cuatro generaciones en el tiempo
garantizando la transición patrimonial
la transición administrativa y la
transición generacional el
fortalecimiento de la unidad familiar
digamos que para mí este es el punto más
importante y esto no es en lo que más me
gusta trabajar es buscar al interior del
protocolo de familia mecanismos para
solucionar conflictos sí pero ojalá para
evitar conflictos porque vuelvo al punto
d
el primo
el primo que lo contratamos como un
auxiliar contable y resulta que en un
proceso de evaluación de gestión de
seguimiento nos damos cuenta que esta
persona pues no ha cumplido con las
expectativas que tenemos para el cargo
no ha cumplido con los estándares de
desempeño pues créanme que es mucho más
fácil despedir desde la empresa a un
empleado que no tiene ninguna
vinculación de parentesco ninguna
relación de familiar que despedir de la
empresa a tu primo oa tu sobrino y como
dentro del ambiente familiar
esa circunstancia te puede generar un
posterior conflicto con los demás
miembros de ese núcleo dónde vas a
entrar casi que pongo el malvado que no
le quiso ayudar a la familia es que la
familia es primero la familia es lo más
importante y usted porque he hecho al
primo entonces digamos que es
de establecer mecanismos
insisto para solucionar los conflictos
pero sobre todo para evitar que ocurran
y pues finalmente estamos hablando de
una empresa y las empresas tienen un
objetivo fundamental y cuál es el
objetivo fundamental de toda la empresa
pues garantizar su
rentabilidad y pues obviamente nosotros
no somos administradores ni expertos en
consultoría financiera pero lo que sí
tenemos claro es que si nosotros
garantizamos el mecanismo de
planificación empresarial de evaluación
y seguimiento de la planificación
empresarial
estándares de calificación de los
empleados estándares de selección de
personal de repartición de utilidades de
establecer
políticas de salarios y de incentivos
pues la rentabilidad del negocio se va a
fortalecer y va a mejorar entonces desde
esa perspectiva es como el concepto que
tenemos de protocolo de familia aquí me
dicen tenemos dos preguntas ana
margarita bravo nos pregunta que si no
es obligatorio qué pasa con los
familiares que van a vincularse a la
empresa supongo yo le dice a la familia
a la empresa oa la familia después de
aprobado el incrementado entonces ana
margarita lo primero el de decirte que
si es obligatorio es vinculante en la
ley y las autoridades en conflicto la
superintendencia de sociedades han
reconocido el carácter vinculante y
obligatorio del protocolo de familia y
dentro de la construcción del documento
se establecen los mecanismos para
hacerlo cumplir
y las sanciones por no haberlo cumplido
y rosalba imitola nos pregunta que si el
protocolo ante quien se registra porque
se hace con él no el proto pero
empecemos el protocolo puede uno hacer
dos cosas puede
incluirlo dentro de los estatutos es
decir incluir las reglas del protocolo
de familia dentro de las estatutos de la
sociedad y en ese caso pues los
estatutos estarán registrados en su
mercantil ante la cámara de comercio o
pueden construirlo en un documento
aparte un documento independiente del
protocolo de fármacos documento
independiente de los estatutos que debe
reposar
las instalaciones de la compañía bajo el
cuidado bajo la responsabilidad
del representante legal disponible para
ser consultados por los miembros pero
digamos que se se maneja bajo la figura
de un acuerdo de accionistas y no es
necesario ser inscrito o ser registrado
en ninguna otra parte
continuemos
cuáles son
los beneficios que uno puede lograr
al construir un protocolo de familia al
construir
digamos que esas reglas del juego o del
comportamiento al interior de una
empresa familia
teníamos que lo primero es
general
compromiso en las próximas generaciones
con lentes
miren no hay nada más bonito que
escuchar las historias de fundación de
estas compañías
y nosotros por
[Música]
nosotros por costumbre y por diseño
metodológico cuando hacemos un protocolo
de familia siempre incluimos un capítulo
que tiene que ver con la historia de la
empresa y con los valores familiares que
se reflejan en esa empresa
porque muchas historias muchas desde
inmigrantes
conocemos todos la idiosincrasia del
pueblo barranquillero
pueblo de inmigrantes de todo el mundo
de ingleses alemanes italianos
libaneses israelitas
y asiáticos
y también conocemos
digamos que no solamente inmigrantes
sino además personas que han venido de
otras regiones del país
desplazadas por la violencia
de esta empresa que les contaba que sus
seis hermanos los seis hermanos de que
son originarios de un municipio en
antioquia que salieron desplazados por
la violencia de ese municipio terminaron
en montería
y con un familiar que tenían aquí en
barranquilla llegaron dos
vamos a pedir trabajo para poder
subsistir como les digo tiene una cadena
de restaurantes que tiene más de gatos
en la ciudad hemos escuchado historias
de empresas donde los fundadores del
papá y la mamá
literal contra
contrabandeaban combustible en la
frontera con venezuela y hoy día tienen
una es una comercializadora
internacional que funciona en zona
franca y en el puerto de barranquilla
que exporta derivados del petróleo esas
historias de vida esas historias de cómo
se construyen las empresas tienen la
potencialidad tienen la bondad de que
generan compromiso en las próximas
generaciones
eso es los nietos o los hijos más
jóvenes cuando nacieron se dieron cuenta
de que ya la empresa existía en que
tenían una digamos estabilidad económica
fundamentada en los recursos son los
rendimientos que producía la empresa
pero no vivieron el proceso de fundación
y el proceso de establecimiento y de
crecimiento y de desarrollo de la
compañía y no vieron los sacrificios que
se hicieron para que la cosa funcionará
entonces conocer la historia es
importante para generar compromiso en
las próximas generaciones y que se
sientan apropiados de esa compañía o de
esa empresa
discúlpenme un minuto que tenemos muchas
preguntas que dice yesenia d’andreis qué
pasa si el protocolo no se incluye
dentro de los estatutos sociales quienes
siguiendo sigue teniendo validez dicen y
aclaró que si el hecho de que los el
protocolo de familia esté en un
documento distinto de los estatutos no
le resta validez como te digo se trata o
se equipara a un acuerdo de accionistas
que es completamente válido y que en
caso de incumplimiento puede hacerse
efectivo ante las autoridades judiciales
o administrativas o sea que siempre pues
esperamos un pase que logre cumplir
qué sucede me dice aquí mere pérez que
sucede si cuando se realiza el protocolo
los hijos de los fundadores aún son
solteros y luego se casan y tienen su
propia familia se deja estipulado esto
en el protocolo
esa es la situación ideal
ojalá pudiéramos construir el protocolo
de familia antes de que los hijos se
casarán porque en ese punto se pueden
tomar todas las medidas de precaución y
de previsión para evitar circunstancias
futuras tales como un divorcio tales
como una liquidación de sociedad
conyugal
tales como la aparición de hijos
extramatrimoniales que puedan de alguna
manera afectar algo desde el desarrollo
patrimonial de la empresa entonces
digamos que lo ideal es construir el
protocolo de familia antes de que esos
hijos se casen para dejar allí fijadas o
establecidas todas las previsiones o
precauciones que son necesarias por
ejemplo entre muchas otras la
obligatoriedad de constituir
capitulaciones patrimoniales el
funcionamiento del derecho de
preferencia incluso en caso de
disolución de sociedad conyugal o de
sucesión por causa de muerte
los límites al derecho de preferencia oa
la enajenación de nuevas acciones los
límites al ingreso del vamos a
explicitar a la compañía
esos son circunstancias que se dejan por
escrito insisto ojalá antes de que se
hayan casado porque ya estando casados
pues vamos a tener a terceros
involucrados que posiblemente sientan
que no están de acuerdo con algunas de
las circunstancias que allí se
establecen o que de alguna manera
piensen que
que sus derechos están siendo vulnerados
listo entonces digamos que eso por una
parte
ya les decía estamos en los beneficios
de la construcción o de la constitución
del protocolo de familia
y hablábamos del
compromiso de las nuevas generaciones
y eso también es importante porque nos
ayuda
y establecer los valores y principios
fundamentales de la compañía que son los
que nos van a servir para resolver
conflictos por decir algo valor
fundamental de la empresa familiar
proteger y garantizar la educación de
los hijos de los miembros de la empresa
te resulta que el día de mañana tenemos
la discusión porque a uno de los hijos
oa uno de los miembros de la familia
se le ocurrió que quería que la empresa
le pagara la fiesta de 15 años de su
hija
y que la fiesta cuesta 70 millones de
pesos pero hay otro de los miembros de
la familia que ese mismo momento
necesita pagar el semestre de su hijo
que va a ingresar a la universidad y el
semestre cuesta 15 millones de pesos
y no hay plata para las dos cosas cómo
hacemos para tomar una decisión pues
podemos ver que conforme a los
protocolos a los a las reglas y a los
valores familiares se estableció que lo
prioritario era el pago de la educación
eso nos va a dar herramientas para tomar
decisiones en algo que la familia tendrá
como valor o como objetivo garantizar
que la vejez y el retiro de los miembros
activos o de los socios sea un retiro
una jubilación tranquila con solvencia
económica y pacífica entonces eso nos va
a decir por ejemplo administrativamente
hay que establecer un fondo de reserva
para para apoyar o amortizar a los a los
miembros de la familia que se van
jubilando que se van retirando digamos
que es este tipo de circunstancias
nos permite ir construyendo
el contenido del proceso por el segundo
objetivo o beneficio es mantener la
propiedad del negocio en manos de la
familia y esto eso tiene que ver un poco
con lo que me preguntaban hace un rato
he tenido
clientes que me dicen es que mi hija ya
tiene 16 17 años y yo no quiero que se
case con cualquiera y que dentro del 67
años esté divorciando pse y el tipo se
le lleve parte de lo que le toca en el
negocio o no quiero tener metido como
socio a alguien que no hace parte de la
familia
o no quiero ya que cuando yo me muera
por las acciones de la familia pase a
personas distintas de mis hijos o de mis
sobrinos entonces el protocolo de
familia nos ayuda a establecer reglas
acerca de la transición generacional
pero además de la enajenación de las
acciones que les decía yo a partir de
establecer derechos de preferencia
derecho de preferencia en casa o incluso
en casos de disolución de sociedades
conyugales o de sociedades patrimoniales
de hecho establecimientos de
naciones matrimoniales establecimiento
de derecho de preferencia en un casos o
en eventos de sucesión por causa de
muerte establecer la obligatoriedad de
mantener acciones en reserva únicamente
para poner en manos de los miembros de
la familia ese tipo de herramientas se
pueden tomar o se pueden tener en cuenta
para garantizar que el negocio
se mantenga o no se conserve en manos de
los miembros de la familia ahora también
es muy importante establecer y qué pasa
si mañana
muy venidos la empresa
qué pasa si no se para decir cualquier
tontería tenemos una cadena de
restaurantes de comidas rápidas y se me
aparece aquí el señor de mcdonald’s y me
dice venga le control su empresa porque
todos los puntos de venta que usted
tiene voy a desaparecer unos y los otros
los voy a convertir en banco ahora si
usted escoja esta plata y la retire se
jubile si hasta luego
tengo un negocio de taller de mecánica
de autos de servicio automotriz de
estaciones de servicio mantenimiento y
de repente aparece
en una empresa de bogotá y me dice venga
qué pena tu eres que queremos entrar en
el mercado de barranquilla casa todos me
dicen queremos poner puntos de venta en
barranquilla queremos poner puntos de
atención en barranquilla y como usted
está muy posicionado y tiene buenos
puntos de venta le compro su empresa y
hasta luego
qué pasa si hay unos miembros de la
empresa que están de acuerdo en vender y
otros que no como valoramos la empresa
como la vendemos es necesario o valdrá
la pena mantener la propiedad de la
empresa en miembros de la familia o
valdrá la pena salir a vender aparece un
inversionista resulta que son dos
hermanos que pusieron una empresa de
tecnología que funcionan allá en una
oficinita pequeñita en donde tienen dos
o tres computadores un empleado y están
tratando de desarrollar aplicaciones de
software o aplicaciones para celular y
aparece un inversionista de una startup
y les dice les voy a poner 50 millones
de dólares para que ustedes desarrollan
su empresa
qué hacemos digamos en ese tipo de
evento
nos pregunta por aquí ya sería otra vez
que ante qué autoridades se reclama el
cumplimiento de las reglas del protocolo
de familia en concreto las dos
autoridades que conocen de ese tipo de
circunstancias son las autoridades
judiciales los jueces de la comisión
ordinaria la especialización civil y la
superintendencia de sociedades a través
de la delegatura de funciones
jurisdiccionales
también tendría la posibilidad de
conocer de ese tipo de desacuerdos
eventualmente el protocolo de familia
puede incluir una cláusula arbitral para
que ese tipo de
incumplimiento sobre conflictos que
surjan a partir de la regla del
protocolo sean resueltos por un tribunal
de arbitramento que puede ser el de la
cámara de comercio de barranquilla el de
la superintendencia de sociedades o
cualquier otro centro privado de los que
llueve en la ciudad
qué otro beneficio trae el protocolo de
familia
el protocolo de familia es una
herramienta que me permite
prevenir desacuerdos entre los miembros
de la familia y prevenir confrontaciones
entre los familias porque estas 2
son las cosas que a mí más me gustan y
las que más me preocupan y las que más
me gustaban e insisto porque no hay nada
más triste
yo soy un tipo muy familiar mi empresa
se llama planta lópez abogados porque mi
hermano y yo que es abogado una empresa
familiar
por mi familia y nuestro principal
objetivo es que se quiebre la empresa
que se acabe el negocio pero que usted
yo nunca salgamos de pelea
o quiero tener una pelea con mi hermano
o quiero que mis hijos peleen con mis
sobrinos por la empresa es que alguno se
dedica o se da porque quiere ser abogado
y quiere trabajar en esto y qué pasa si
algún día ninguno de los sobrinos buenos
hijos quiere ser abogado porque les
gustó la espalación un terrible pedíamos
que lo importante como les decía es que
el protocolo de familia o establecer
organismos
dependiendo del tipo de empresa y de la
cantidad de miembros de la familia
podemos tener una asamblea familiar
podemos tener un consejo de familia
podemos tener un comité asesor de
familia que se encargue de resolver este
tipo de conflictos
para discutir cosas como por ejemplo
qué pasa les decía mira tengo tengo una
familia que son tres hermanos hay dos
que están muy metidos en el negocio pero
hay otro que está estudiando medicina en
bogotá y que quiere pagarse una
especialización y que su razonamiento
estoy a mis otros dos hermanos les vendo
mi parte de la empresa para que con esa
planta me la den a mí y yo pueda pagar
mi especialización como médico y hasta
luego no me no me no me preocupo
más por esta empresa
y ahora tienen un conflicto porque dice
ok cuánto vale la empresa cuánto vale tu
parte y por qué tú que llevas diez años
en bogotá estudiando medicina y
ejerciendo como médico te vas a
beneficiar
el crecimiento y la valoración de la
compañía que la hemos construido
nosotros que somos los que estamos aquí
trabajan que viene todos los diciembres
a preguntar como a la empresa y a pedir
plata y más demanda
porque tenemos que trabajar nosotros
mejorar las ventas tecnificar la
compañía posicionar el negocio conseguir
nuevos clientes expandir el mercado y
usted que están haciendo su vida muy
chévere su boca
muy bien que lo haga te va a venir ahora
a vendernos una empresa que somos
nosotros mismos los que la hemos
valorizado eso puede generar un
conflicto dentro de los miembros de la
compañía que como les digo pues no vale
la pena que entre hermanos terminen
discutiendo por ese tipo de
circunstancias entonces lo que tratamos
de hacer es que el protocolo de familia
insisto a través de los organismos del
consejo de familia la asamblea de
familia el consejo asesor o el comité
asesor puedan establecer nuestras los
mecanismos y las formas de resolver
estos temas
qué tipo de
herramientas podemos utilizar para
evitar este tipo de confrontación que
porque bueno y esto es muy importante
aquí se me se me pasaba algo y tiene que
ver un poco con el concepto de familia
extendida
y yo no sé si a ustedes les ha pasado
hasta que el viernes estamos en la
empresa vamos mi hermano y yo tomamos
una decisión a partir del lunes vamos a
tratar de abrir esta nueva línea de
negocio o vamos a cambiar a este
empleado o vamos a contratar un empleado
nuevo listo el lunes hablamos de eso
quedamos así el lunes llega mi hermano y
vicente es que estoy hablando con mi
señora el fin de semana y no yo creo que
no estoy de acuerdo en que hagamos eso
te resulta que de viernes a lunes por
una conversación de fin de semana con
una esposa o por el esposo o por un
primo o con el cuñado pueden cambiar las
percepciones son las concepciones o
puede que tengan no es que no me
conviene es que te están dando en la
cabeza es que no es así entonces ese
tipo de circunstancias en donde tenemos
miembros de la familia extendida me
refiero a esposos cónyuges hijos
primos pueden tener posibilidad de
opinar pueden tener la posibilidad de
influenciar en las decisiones entonces
es muy importante que el protocolo de
familiar de entrada también establezca
cuál es la forma y los mecanismos en que
estos miembros de
extendidos de la familia elia puedan o
no participar en esa toma de decisiones
en esa toma de kim
el otro objetivo muy importante que
tenemos que tener en cuenta es
que el protocolo de familia debe por lo
menos prever mecanismos o herramientas
que permitan proteger e incrementar el
patrimonio
tanto
el patrimonio
de la empresa
como el patrimonio
personal de cada uno de los socios
entonces hace poquito me encontré con
ese problema resulta que un hermano que
ya no quiere saber del negocio decidió
venderle a sus otros hermanos
incluimos a tratar de valorar las
acciones cuánto vale la compañía cuando
valeri tercera parte y cómo te la vamos
a pagar
y resulta que la empresa
con muchas otras no solamente hay que
barranquilla medellín bogotá en general
en todo el país tiene su estructura de
negocio es decir tiene unos ingresos por
ventas tiene unas deudas con el sistema
financiero porque se necesita palancar
para una inversión hace dos años tiene
unos edificios que son las instalaciones
donde funciona la empresa tiene unos
inventarios que están constituidos por
una materia prima que se utiliza en la
transformación del producto que la
empresa produce tiene unas maquinarias
unos activos fijos y tiene unos pasivos
pasivos laborales pasivos fiscales pero
al mismo tiempo
dentro del patrimonio de esa compañía
hay unos activos que nada tienen que ver
con la empresa un lote en santa verónica
un apartamento en cartagena otro
apartamento en bogotá que lo tenemos ahí
porque los hijos van a estudiar en poco
tanto es para que vivan ahí esos bienes
que son bienes de la familia
generalmente se ponen a nombre de la
empresa para tratar de hacer cierto
tiempo de planificación fiscal o de
planificación tributaria pero resulta
que ahora que hay uno de los socios que
quiere vender entonces espérate es lo
que vas a vender tu participación en el
negocio
o tu participación en todo el patrimonio
que hemos construido para la familia y
cómo hacemos para separar esos activos
en lo de santa verónica del apartamento
en bogotá del apartamento en santa marta
que son activos que hemos comprado para
la familia pero que nos hemos puesto
aquí porque a mi papá se le ocurrió que
tributariamente era mejor que estuvieran
a nombre de la empresa y nueva nombre de
él y ahora cómo hacemos para valorar una
cosa o la otra o cómo hacemos para
valorar la toma de decisiones por
ejemplo si es que estamos interesados en
uno de los lotes pero como lo repartimos
pues que una cosa es si se ponen de
acuerdo listo el hermano que está en el
negocio todos los días trabajando tiene
derecho a una mayor participación en la
sociedad le vamos a dar el 40 por ciento
pero en los inmuebles si no les somos
tres y vamos todos por terceras partes
como separamos una cosa de la otra le
digamos que el protocolo de familia se
tiene que permitir tomar decisiones para
proteger no solamente el patrimonio de
la empresa sino el patrimonio personal
de los socios como les decía porque ese
tipo de confusiones es peligrosa
más demanda laboral por algún tipo de un
despido injustificado por una
responsabilidad patronal por culpa por
un accidente de trabajo o algún tipo de
circunstancias de esas puede terminar
afectando el patrimonio
de los miembros de la familia porque
decidieron tener todo a nombre de la
empresa y mucho más hoy
con lo que se vislumbra de la reforma
tributaria donde hay una
marcada diferencia de cómo van a pagar
impuestos a las personas naturales cómo
van a pagar impuestos a las empresas y
cuáles son las condiciones de una y otra
es importante poder separar los
patrimonios de la empresa de los
patrimonios personales para poder por lo
menos buscar eficiencia en la
administración tributaria
que otro beneficio te permite
y tener un patrimonio de familia
maximizar los beneficios de la empresa
familia
como así
y les decía hace un rato yo he conocido
a empresas por ejemplo donde dice la
empresa le paga la administración de los
apartamentos a todos los hermanos
todos los meses el recibido de
administración de donde viven los
hermanos sale de plata de netflix
la empresa compra los carros y los pone
a nombre de la empresa pero son los
carros de los miembros de la familia o
la empresa paga una póliza colectiva de
medicina prepagada para todos los
miembros del grupo familiar o la empresa
hace un aporte cada año para que el pago
de los estudios de los hijos de los
hermanos o de los hijos de los mil de
los socios
o la empresa hace un aporte
para adquisición de vivienda nueva de
los socios la empresa puede
efectivamente como ha escuchado pues es
que pasó la entonces de la familia pajín
a ella le vaya bien y obtengan
beneficios pero es importante que esas
reglas de cuáles son los beneficios y
los indígenas bondades de la empresa
para empezar tiene para con sus socios
sean claros sean uniformes e iguales
para todo porque insisto si yo digo
todos los años la empresa va a dar un
auxilio de 2 millones de pesos para cada
uno de los hijos de los socios para
estudios y resulta que yo soy socio pero
no tengo hijos entonces porque desde a
mí en la plata a mí como si dinero yo m
un bono tengo un perro y entonces el
perro hay que llevarlo al colegio y hay
que comprarle comida yo quiero bono por
el perro operante es para lo no tienes
hijos como te toca bono pero entonces
como equilibrar pues resulta que hay uno
que tiene cinco hijos y otro que tiene
uno entonces porque éste le dan cinco
bonos de dos millones de pesos y uno
solo pero resulta que
hay uno que hoy en día ya tiene su casa
propia y no quiere comprar otra vez
porque van a hacer una una bonificación
para adquisición de viviendas y fíjate
de wynton es decir entonces es
importante que podamos establecer cuáles
son esos beneficios que la empresa va a
a
con sus socios con los miembros de la
familia como buscamos equidad como
buscamos que sean equilibrados
precisamente para llegar al punto que
les decía de prevenir los desacuerdos y
prevenir confrontación
y finalmente
debemos establecer qué
tener un protocolo de familia
permite o busca dentro de sus objetivos
aumentar la competitividad y la
rentabilidad de la empresa
y esto porque porque hacemos dos cosas
importantes
que son digamos la base de estas dos
estos dos objetivos primero establecemos
una planificación
la empresa familiar debe tener objetivos
a corto mediano y largo plazo debe tener
una proyección de qué es lo que se busca
de la empresa en 5 años en 10 años y en
20 años donde queremos estar y hacia
dónde queremos ir
cómo nos queremos
posicionar en el mercado y en el entorno
y qué tenemos que hacer para llegar allá
y eso hace entonces que seamos más
competitivos dentro de las condiciones
del mercado de las de la región del país
y de la ciudad pero además no solamente
establecemos esas esas metas pues son
esos indicadores de gestión a mediano a
corto ya largo plazo creo que es
importante establecer políticas de
evaluación de desempeño
porque lo que les decía
como hago yo para despedir a mi sobrino
de alta que hoy llegue a la empresa a
las 9 de la mañana ya había mi sobrino
hermano me da mucha pena porque usted
pero ya pasó esto esto esto estoy es que
usted no puede seguir trabajando en la
empresa aquí está su liquidación hasta
luego adivinen cuál mayo es la próxima
llamada telefónica que voy a recibir mi
hermano reclamando me que porque le
despedía su hijo
yo debo tener un mecanismo de evaluación
de desempeño por logros por metas por
objetivos que me permita de manera
objetiva y justa tomar decisiones
respecto de la permanencia o no de un
miembro de la familia al interior de la
vida y también
respecto de cómo cuándo y por qué
ingresan miembros de la familia a la
empresa más que imagínate que es que en
mi esposo tiene un sobrino que en el
muchacho
no ha podido conseguir trabajo salió de
la universidad y le está yendo como mal
entonces a ver si va ayudamos y lo
traemos a la empresa a que haga árbol
ahí el que estudió filosofía y letras
y yo tengo una empresa en cárcel que se
dedica a la producción de empaques
plásticos
qué hago con un muchacho que estudió
filosofía y letras no hacer nada
es forma sobrino por más cuñado por más
primo por más querido que sea si su
perfil profesional si su perfil laboral
no se acomoda a las necesidades de la
compañía pues no debería vincularlo
porque eso me va a afectar la eficiencia
van a afectar la rentabilidad y es mucho
mejor poder llamar a ese tío a ese primo
o es hermanos y tenemos un protocolo de
familia donde están escritas unas reglas
y no cumple con el perfil y no queda uno
como es que si ve usted no quiere ayudar
y no necesitar de eso eso te ayuda como
planificar a largo plazo la sucesión
gerencial les resulta que yo puedo
establecer por ejemplo que si el gerente
el actual fundador de sedes aparece bien
sea y ojalá porque decidió jubilarse y
tomarse ya
un descanso merecidísimo y
[Música]
decidirse
para bueno pues que el próximo gerente
tengo los requisitos por ejemplo debe
tener formación en administración de
empresas o en gestión financiera o en
mercadeo
en algunas circunstancias de estas o
debe haber trabajado en la empresa por
lo menos en los últimos cinco años y
debe necesariamente que ser accionista y
empezar a establecer esas telas para
poder definir porque me daba
es por ejemplo una empresa de transporte
que falleció el fundador eran seis
hermanos y uno de los hermanos era
médico los gerentes casi un médico
gerenciando una empresa de transportes
simplemente por discusiones sus
circunstancias de estas este tipo de
planificación de medidores de gestión de
indicadores de evaluación de requisitos
para ingresar a la empresa requisitos
para ascender dentro de la empresa
indiscutiblemente son elementos que van
a estar dentro del protocolo de familia
y que nos van a ayudar a mejorar la
competitividad la rentabilidad y la
eficacia
ok
como construimos el protocolo de familia
cuál es la metodología o el plan de
trabajo que hacemos como les decía aquí
no hay una minuta
preestablecida para todas las empresas
queremos es conocerlos y construir un
protocolo a la medida de cada uno
entonces tenemos digamos que 4
cuatro herramientas principales hacemos
entrevistas personales individuales y
grupales con los miembros de la familia
empresaria con los accionistas y con
digamos que el personal clave de la
empresa el revisor fiscal el contador el
director de recursos humanos si hay un
administrador distinto del gerente que
es el socio fundador nos reunimos con
todos ellos tenemos unos instrumentos
diseñados para identificar los riesgos y
las oportunidades la matriz de de
debilidades oportunidades fortalezas y
amenazas
entonces que conocemos digamos que más
de a fondo la empresa desde ese punto de
vista hacemos una revisión
cuidadosa de los documentos más
importantes de la compañía sus estatutos
sus actas si existen o no actas y
empresas que tienen 15 años de fundada y
que en 15 años nunca han hecho una
asamblea de accionistas y no tienen un
acta de asamblea de accionistas hay
empresas que
increíblemente no tienen un libro de
accionistas de seguridad y tienen y
emití está los tipos pero cuando van de
ecopetrol o cuando bancolombia o cuándo
arcos salen a vender acciones y uno va a
ir con fracciones de copetrol le dan un
papelito donde dice ay yo soy dueño de
una acción de ecopetrol que costó un
peso y que equivale al 0 punto 0 0 0 0 0
1 % de la compañía me dan un papelito
eso se llama un título tu empresa
emisiones títulos y los accionistas
tienen los centros en su poder no yo no
sabía que eso hay que hacerlo aunque ya
tienes pues entonces lo que hacemos es
que revisamos todos esos documentos que
hacen parte digamos que el man down
legal de la compañía
para ver los que no existen pues
construirlos los que existen revisar los
que cumplan con los requisitos de ley y
los que haya que ajustar o acomodar al
protocolo que es hacerlo y finalmente
pues la idea es que el producto no se
construye y hay una etapa de
acompañamiento en las reuniones de los
órganos de dirección dependiendo de cómo
se construyan si es asambleas de familia
consejos de familia juntas directivas
asesórese asambleas de accionistas para
acompañarnos en el mes a reuniones y
ayudarles en el proceso de
implementación
el protocolo se hace en dos fases una
pequeña una primera fase que es una fase
de diagnóstico y una segunda fase que es
la fase de implementación
el diagnóstico
como su nombre lo indica es como cuando
tengo dolor de cabeza tengo fiebre tengo
debilidad eco cansancio voy al médico de
cuerpo al médico que tengo esos síntomas
y el médico me manda un montón de
exámenes para después de que me hagan
los exámenes decirme qué es lo que tengo
aquí el escenario es más o menos el
mismo lo que hacemos es conocer la
compañía entonces
conocemos los aspectos básicos queremos
saber cómo es la estructura del gobierno
de la empresa si tienen junta directiva
si no tienen la directiva cuántos
accionistas son cómo está compuesta la
distribución de capital cuál es la
composición accionaria extiende en
exceso
queremos conocer además cómo están
determinadas las relaciones laborales y
profesionales de los miembros
familiarmente la empresa lo que les
decía si existen accionistas empleados
empleados no accionistas accionistas que
no son empleados que saber cómo está
constituida la empresa antes al respecto
estructura y composición del patrimonio
de la empresa familiar y el patrimonio
de los miembros para determinar aquí los
riesgos de confundir el patrimonio de la
sociedad con el patrimonio de sus
miembros las oportunidades de mejora de
esa distribución cuáles son las
herramientas son los instrumentos más
adecuados para protegerlo etcétera
etcétera
y estructuras familiares
extensas y riesgos de afectación de la
propiedad entonces aquí en un poco que
queremos saber si los hijos están
casados si no están casados si hay
alguno que está casado y en este momento
está en proceso de divorcio sí
de alguna manera existen
familiares por fuera del núcleo central
y esto no lo quiero tomar con un ánimo
discriminatorio pero pues es una
realidad que ocurre si hay hijos
extramatrimoniales que no participan de
la sociedad y cuál es la relación con
ellos si hay que incluirlos dentro de la
sociedad si no los quieren incluir como
proteger la sociedad sin afectar los
derechos de sus hijos etcétera etcétera
y contingencias en caso de sucesión esto
es básicamente una planificación
una planificación respecto a cómo vamos
a trasladar el patrimonio una vez
fallezca en el socio principal y si
ustedes han determinado si hay un
testamento si no hay un testamento si se
ha determinado algún tipo de voluntad o
no
etcétera etcétera por aquí tengo una
pregunta
y me dice yesenia otra vez de seña está
muy activa hoy pregunta que si dentro de
las asambleas de familias pueden existir
personas que no pertenecen a la misma
pero que pueden servir como
conciliadores
y te comento que conocimos un caso de un
grupo familiar eran cuatro hermanos que
estaban divididos en dos barrios 3 y 1
y para resolver ese conflicto ellos de
mutuo acuerdo decidieron incluir en la
asamblea de familia a un amigo de la
familia que además era sacerdote muy
querido y muy respetado por los cuatro
hermanos y la participación de esa
persona ayudó bastante a resolver el
conflicto ya construir un protocolo en
familia con el que todos estuvieran de
acuerdo entonces en concreto es posible
nada impide que
aparezcan terceros que no necesariamente
sean los miembros de una familia por
muchas razones
incluso hay otro como asesor participa
en alguna asamblea de familia como
representante de un hermano que
simplemente por sus razones personales y
profesionales no le gusta estar allí y
prefiere que yo lo represente y yo
participo en esa asamblea entonces
digamos que es posible no hay nada que
lo impida lo importante es insisto que
no haya imposiciones
de una parte frente a la otra que todos
conozcan y acepten esta parte
y lo último que queremos hacer en la
parte de
diagnóstico es un pequeño
diagnóstico tributario ya qué me refiero
con pequeño y con diagnóstico
digamos que dentro del proceso de
construcción del patrimonio de familia
pues no no tiene como objetivo ni
contestar requerimientos de la diana ni
revisar si las declaraciones de rentas
tan bien hechas ni revisar si las
declaraciones de iva están bien hechas
ni revisar si las declaraciones de
industria y comercio no eso no se hace
me refiero un pequeño diagnóstico
tributario es a confirmar con una lista
de chequeo que las obligaciones estén
anti por qué pues porque de verle plata
a la dian es un riesgo patrimonial si
ustedes no han pagado su declaración de
renta si no han declarado los ibas a
tiempo si están colgados en en auto
retenciones pues es un riesgo
patrimonial frente a posibles acciones
de jurisdicción coactiva posibles
embargos por parte de la dian entonces
eso es muy importante
en web
también queremos conocer para la
situación actual en relación con riesgos
de oportunidades de mejorar la
estructura del gobierno y tomar
decisiones de la empresa
hace poquito conocimos una empresa que
tiene dos sedes una en barranquilla otra
en cartagena y resulta que no se
comunicaba en la sede de cartagena
tomaba sus decisiones independientes
ella como una no considerara pertinente
y la sede de barranquilla igual y no
había una estructura general que
comunicará esas dos administraciones
porque un hermano allá otro hermano aquí
y eran la misma empresa pero funcionaban
como entidades independientes
no estoy diciendo que eso sea bueno o
que sea malo señaló que hay que
diagnosticar lo en cada caso concreto a
ver yo
qué bueno ya les decía a conocer las
relaciones laborales y profesionales las
políticas
económicas
a qué me refiero
salarios distribución de dividendos o
beneficios empresaria adicionales para
los miembros de la familia hay alguna
política de sadam o simplemente por ser
miembro de la familia tiene derecho a
tanto o al gerente se le paga de esta
forma o hay bonificaciones o hay
incentivos adicionales ese tipo de cosas
hay que conocerlas
y lo que les decía en la situación
actual amenazas de oportunidades en
relación con relaciones familiares de
estructuras de cambio generacional y
continuidad de la empresa
nos hemos conocido casos también de
empresas no tengo dos hijos que a
ninguno le interesa
el uno vive en medellín el otro oído en
bogotá el uno trabaja para esta
multinacional el otro trabaja para esta
otra empresa están muy bien están con su
familia están felices no les interesa
para nada el negocio de tener
mágicamente él puede hacer en estos
casos es otra situación que hay que
tener en cuenta
entonces esa es la fase de diagnóstico
conocerlos a los empresarios conocer la
empresa conocer las particularidades y
las
situaciones concretas en cada una para
después poder empezar a construir el
patrimonio de familia el protocolo de
familia y el protocolo de familia lo
hacemos en cuatro fases o en cuatro
módulos el primero es el módulo 1 un
módulo de control de gestión
implica cuatro detalles importantes el
primero los riesgos legales en la
operación y ojos
aunque conocemos algo de regulación
sectorial pues no somos expertos en
todos los éxitos empresa es una empresa
de hidrocarburos yo no soy experto en
hidrocarburos no voy a hablar de los
riesgos en la operación de una empresa
de hidrocarburos voy a hablar de los
riesgos legales en general de cualquier
compañía respecto a la administración de
la misma lo que les decía entonces que
la empresa tiene 15 años y nunca hemos
hecho una asamblea de acciones nunca
hemos hecho una reunión de un aire
y resulta que si tenemos las actas pero
las actas son todas igualitas año tras
año porque la contadora hacia las altas
y las mismas pero nunca nos
qué riesgos trae es que tenemos no
tenemos el libro de accionistas tenemos
no tenemos los títulos emitidos hemos
cumplido con los requisitos formales de
funcionamiento de la empresa ss es a eso
es a lo que nos referimos
como están constituidos sus estatutos y
si los están juntos necesitan adecuarse
al protocolo y empezar a hacer eso
lo segundo es preguntarnos si la
compañía tiene o no tiene
una planeación a corto plazo que pueda
ser medida por metas y por objetivos
en cuanto a lo financiero en cuanto a
los ingresos en cuanto al crecimiento
etcétera etcétera y si eso no existe
porque no existe y tratar de construirlo
por lo menos lo que nosotros conocemos
como la misión
[Música]
y la visión
como nos vemos en el entorno empresarial
y hacia dónde queremos ir
luego construimos
unos mecanismos de evaluación y
seguimiento de planeación lo que yo les
decía poder medir la gestión de los
administradores poder medir la gestión
de los socios y de los miembros de la
compañía o de las otras personas
quieran los que sean encargadas de
participar al interior de la misma como
los medimos cuando nos evaluamos cómo le
hacemos seguimiento de gestión y sobre
esa base y cómo se toman decisiones
en relación con su permanencia no tomar
decisiones con el fundamento
objeto
y finalmente
implementación de procedimientos de
control si existe o no una oficina de
control interno una empresa de auditoría
cómo funciona la revisoría fiscal si es
necesario que ese control lo haga el
consejo de familia o la seguridad de
familia etcétera
y luego pasamos al módulo 2 que es el
módulo que tiene que ver con los órganos
de administración
familiar
entonces establecemos cómo funcionan las
asambleas de familia cuáles son sus
funciones
cómo se integran o cuáles son sus
miembros
cada cuánto se dan las reuniones para
qué o de qué manera se hacen las
votaciones
excel
como diferenciamos las asambleas de
familia del consejo de familia en
concreto las asambleas de familia son
meramente
informativas
y son para determinadas políticas u
objetivos el consejo de familia es el
sitio donde se toman decisiones
y qué decisiones toma el consejo de
familia qué decisiones toma la o cómo
funciona la asamblea de familia cómo se
integran si necesitamos una u otra como
les decía en una empresa familiar donde
el papá la mamá y un solo hijo pues para
qué voy a tener asamblea y consejo eso
no se necesita en ese momento tendré
simplemente una asamblea de accionistas
donde participa el papá la mamá y el
hijo como accionistas y eso es todo muy
importante el reglamento de
convocatorias derecho de inspección e
información para las asambleas esto
tiene que ver
con una regla que para mí también es una
regla de oro y es la publicidad
conocer un poco de empresa hicieran
estado metidos en este rollo por ejemplo
saben que yo puedo convocar a una
asamblea de accionistas mediante una
publicación en un periódico de amplia
circulación
está algo por allá y pombo para la
asamblea en el diario ‘le alimentar
donde nadie lo lee donde nadie se da
cuenta me reúno yo con otro hermano
hacemos el acta tomamos decisiones y
hasta luego y el que no llegó como yo
como termine aquí están lo publique en
la libertad según la ley puede que eso
esté bien pero para el bienestar de la
familia para que todos estemos
tranquilos para que todos de manera
armoniosa desarrollamos la actividad
familiar eso es lo correcto o lo
correcto sería establecer dentro del
protocolo que hay que comunicar a todos
los socios a través de correo
electrónico a través de
correspondencia física incluso conocía
un protocolo que establecía un grupo de
whatsapp donde se hacían las
convocatorias
y habla de convocatorias por mensajes de
datos es posible y es completamente
factible lo principal es que yo le dé la
oportunidad a todo el mundo de que se
entere de que hay asamblea de que nos
vamos a reunir y que la información los
estados financieros del estado de
resultados los inventarios el informe de
gestión que están a disposición para que
lo conozcan lo lean lo estudien y lo
podamos describir en las asambleas
me preguntó a través de seria que si la
supersociedades se encarga de hacer
inspección y vigilancia a los protocolos
de familia la respuesta es que no
la superintendencia ejerce funciones de
inspección vigilancia el control sobre
las empresas que reúnan los requisitos
de ley para estar sometidas a inspección
vigilancia y control que tiene que ver
con un tipo de societario y unas
capitales mínimos si no cumples con esos
requisitos nuestra sometido ni siquiera
space y gracias control de la
supersociedades y si quieres protocolo
de familia la sorpresa si dades no
vigila el protocolo de familia ir a la
gestión de la sociedad dentro de los
marcos que la hables
ok control de legalidad de las actas
miren esto es clave
porque es clave porque ustedes saben
también que las actas las decisiones que
se toman en asambleas son susceptibles
de impugnación y se pueden impugnar por
vicios de forma o por vicios de fondo es
muy importante que dé al interior del
protocolo de familia se establezca un
responsable bien sea miembro de la
familia o no asesor externo
empleado de la compañía que se encargue
del control de legalidad de las actas
que garanticemos que las decisiones que
se tomen
asamblea de accionistas en la asamblea
de familia en el consejo de familia en
la junta directiva estén soportadas
legalmente que estén contenidas en un
documento que reúna los requisitos de
ley para seguridad y para transparencia
de todo y finalmente dentro de los
órganos de administración entonces vamos
a revisar otros responsables el revisor
fiscal en caso de que la ley exija que
la sociedad tenga revisión fiscal o
porque decidimos como sociedad tenerlo y
en caso de que exista en una
oficina de control interno en la
compañía cuáles serían sus funciones y
cómo tendría su relación al interior con
los demás órganos familiares
el tercer módulo
será parte del trabajo tiene que ver con
la creación como tal del protocolo de
familia
vamos a escribir el protocolo de familia
entonces reunimos un poco todo de lo que
hemos venido conversando durante esta
tarde cuáles son los roles de los
miembros familiares sus funciones sus
deberes y sus responsabilidades y cómo
deben comportarse al interior de la
familia y cuál es el objetivo que
buscamos con el protocolo cuáles son las
políticas de operaciones entre la
compañía y los miembros familiares
los que imagínense que tengo un sobrino
que tiene un emprendimiento y el hombre
va a traer
mercancía importada de china a traer
trípodes va a traer de esas lucecitas
que son redondas para que graben de ti
va a traer juntas de segunda a traer
audífonos va a traer vidrios templados y
entonces necesita en la empresa de
preste 100 millones de pesos para que
arranque su empleo
[Música]
y esto vamos a prestarle los pero como a
qué interés con qué plazo existen puntos
máximos en que la empresa puede hacer
préstamos a miembros de la familia para
otro tipo de actividades
cuáles son las garantías por las que
vamos a respaldar ese préstamo entonces
es importante que dentro del protocolo
establezcamos ese tipo de políticas que
les decía también hace un rato cuáles
son las funciones del consejo de familia
cómo va a estar integrado quiénes son
las personas que hacen parte de él
cuál es la participación
de personas con parentesco de afinidad
con la familia empresaria como así que
el parentesco de afinidad y cónyuges
y cónyuges perdónenme que sea tan
sampol clónico pero pues de ahí para
abajo pollo es unha 2 el suegro
el primo de la esposa o del esposo
etcétera etcétera estas personas pueden
participar pueden o no estar dentro del
consejo de familia cuál va a ser su
papel van a tener voz y voto sí o no
porque es lo que queremos hay familias
donde me dicen no ni por el terrat o hay
otras donde dicen sí porque yo confío
mucho esposa ella es experta en el tema
sabe mucho y yo quiero que ella
participe y para eso hay que discutir
los mecanismos de resolución de
conflicto de lo que ya les había hablado
en particular a mí me gusta que esto sea
un tema del consejo de familia por cien
del caso que exista tribunal de
arbitramento
para los mismos con los que lo ameriten
formas de protección del patrimonio
familiar aquí también de otros con
útiles decía si es necesario o no hacer
capitulaciones matrimoniales
constituir patrimonios autónomos
fideicomisos etcétera etcétera
diferentes formas de proteger el
patrimonio y finalmente establecer las
reglas para la sucesión administrativa y
patrimonial en caso de que el socio
fundador desaparezca o que el socio
fundador decidida a jubilarse dar un
paso a costado cómo hacemos para llevar
a cabo esa
a decisión de manera tranquila de manera
eficiente de manera
de seña no se preocupe no es intensa
frente al revisor fiscal en caso de que
se requiera dentro de la compañía es
necesario que esta figura esté incluida
dentro de los órganos de control
familiar no no es necesario el revisor
fiscal
ley dentro de la compañía tiene la
condición de administrador y tiene unas
responsabilidades como revisor fiscal
y desde esa perspectiva digamos que es
suficiente con las responsabilidades por
ley que por ley tienen revisor fiscal y
yo no soy partícipe de
incluirle de poder de decisión o poder
de consejo dentro de las decisiones
familiares es decir si estamos
discutiendo si la empresa quiere
invertir o no en el emprendimiento de un
familiar pues el registro fiscal no
tiene nada que hacer ahí más allá de
verificar que los movimientos contables
se ajusten a lo que la normativa exige
entonces digamos que ahí no necesito la
participación del revisor fiscal para
decidir si se hace o no se hace la
inversión después de que se decida pues
definición fiscal
pero nada originada por la parte
contable si se le da
entonces no es necesario que dentro de
los órganos del familiar está incluido
el revisor fiscal digamos que él tiene
sus propias funciones de ley dentro de
la compañía y a mi juicio eso es
suficiente
y lo que también sí es muy importante es
garantizar esto que esto también es
clave
garantizar la independencia de la
revisoría fiscal y de la parte contable
es decir que yo tengo un sobrino que el
que en una empresa y ellos hacen realizó
viajes que al pongámoslo no el revisor
fiscal no tiene porque es el miembro de
la familia entre mayor independencia
tenga el revisor fiscal mejor o esto que
me lo encuentro también muchas veces es
que llega una empresa o una persona
natural a ofrecer los servicios de
revisoría fiscal y me pone como
condición que además tengo que contratar
el contador que él me propone no es la
misma empresa me suministra el contador
y el revisor fiscal que porque si no él
no responde eso es lo peor que puede
pasar la tarea de entrevistar fiscales
que realizar al contador que el contador
y el revisión fiscal son de la misma
empresa o trabaja en el uno para el otro
pues definitivamente no va a haber una
gestión objetivo a lograr una gestión
neutral y existe un mayor riesgo de
imprecisiones de incorrecciones o
inclusive de que se tapen el uno con el
otro entonces a mí me gustan una empresa
tiene su contador que lo contratamos
nosotros mismos y con su selección y el
revisor fiscal nada tiene que ver con el
contador para garantizar la
transparencia y la independencia
y finalmente nosotros como valor
agregado
queremos construir un cuarto módulo
dentro d
el protocolo de familia que el concreto
no hace parte del protocolo de familias
como es un capítulo del protocolo de
familia pero que tiene que ver más con
el el accountability o la
responsabilidad de los administradores
en relación con cuatro aspectos
importantes primero el cumplimiento de
normas laburantes
pues nosotros es importante determinar
si tengo vinculación
de contratos laborales
si tengo vinculación a través de
contratos de prestación de servicios
y tengo vinculación a través de bolsas
de
en estos dos casos específicamente si
cumplo con los requisitos
es que tengo a la secretaria contratada
con prestación de servicios desde cómo
se le ocurre que la secretaria es una
persona casi que de confianza que está
todo los dientes el día que la
secretaria no va a trabajar el gerente
se vuelve loco que la necesita casi que
de 8 a 12 y de 2 a 6 a 7 a 8 a 10 de la
noche que es una persona que es la más
subordinada a la que más órdenes cumple
está vinculada por prestación de
servicios
porque tengo el contador porque estación
del mismo vuelo diputador de pronto sí
porque él viene dos veces al mes y
revisa y se va listo hasta las 70
que tengo una empresa de servicios
temporales que me suministra el call
center ok
y tú qué haces no soy una ps y todo el
agendamiento de citas vago en el call
center eso
gente que te agenda las citas que es una
cosa fundamental de tu día a día ips a
quienes a través de una en una bolsa de
empleo bastar es lo que lo que hacemos
también es una revisión de ese tipo de
cosas como para dar unas sugerencias los
consejos a la empresa para que puedan
mejorar ese tipo de cumplimiento de
normas que lo mismo en materia
tributaria ya les dije
en el acompañamiento de la cámara de
conversión en este caso no tiene que ver
ni con revisar la declaración de renta
ni revisar la declaración de iva ni que
fue que me hicieron un requerimiento por
retenciones es simplemente verificar el
cumplimiento formal si estás al día si
no estás al día si lo estás haciendo
dentro de la periodicidad hace poquito
nos encontramos una empresa por ejemplo
que estaba declarando iba cada cuatro
meses y cuando vamos a revisar por de y
les tocaba cada dos meses pues tenían un
problema porque estaban incumplidos en
unos periodos que no habían declarado
porque tenían un error de interpretación
del reglamento entonces es como que
cuanto cada cuánto están declarando cada
cuatro meses vamos a ver si cumples con
el requisito para cada cuatro meses o
siete toca cada dos meses digamos que
eso es lo importante
la relación de los proveedores y con
clientes aquí lo que realizamos
básicamente es todo lo que tiene que ver
con tema de peticiones quejas y reclamos
efectividad es de garantía contratos de
suministro hacemos una revisión de que
se hayan cumplido los mínimos de ley en
caso por ejemplo de que necesite es
porque esté descobijado por la ley de
habeas data
protección de datos personales que
existe la acción la empresa de
vigilancia
las normas para cámaras de seguridad
para administrar datos sensibles
etcétera
y por último hacemos una revisión de
activos intangibles en materia de signos
distintivos
si hay algún tipo de marcas problemas
que valga la pena registrar si hay algún
tipo de productos protegidos por el
derecho de autor o inclusive si la
empresa tiene o no la potencialidad para
tramitar registro de patentes también
puede aclarar que la consultoría que
ofrece la cámara de comercio no incluye
estos trámites pero si queremos como
valor agregado por lo menos identificar
la oportunidad para dejarles la
inquietud
es finalmente lo que entregamos con lo
que esperamos entregar una vez
gestionado todo el proceso
una serie de documentos donde con
tengamos pues no solamente de los
documentos de
la negación institucional la misión la
visión los objetivos a corto mediano y
largo plazo los instrumentos para la
evaluación y el control de cumplimiento
de planeación
entregamos la reforma estatutaria en
caso de ser necesaria el reglamento de
funcionamiento de las asambleas de
familia y reglamento en funcionamiento
del consejo de familia
actualización y gestión de las actas y
el control de legalidad de las actas
dependiendo de lo que se identifique en
el diagnóstico
entregamos un documento final que
contenga el protocolo de familia con los
capítulos son los cimientos que se han
anunciado y dentro del módulo 4 un
documento escrito que contengan las
recomendaciones y plan de acción
propuesto respecto de los demás aspectos
relevantes
a la gestión de la empresa
dependiendo del tipo de compañía esto es
un proceso que puede tardar entre dos y
tres meses a veces menos y es más hasta
depende de la disponibilidad de tiempo y
de la disponibilidad
de trabajo de en general de los miembros
de la appo
y compañía el instrumento tenemos una
empresa que tenemos ya casi una semana
de programa porque uno de los de los
familiares se puede viaje y no nos puede
hacer una reunión entonces eso nos ha
atrasado pero pues la idea es ir
gestionando lo en este plazo
digamos que esto era todo lo que yo
tenía planeado para la tarde de hoy no
sé si además de las preguntas que hemos
atendido en el chat existen algún otro
algún otro tipo de interrogantes sobre
cosas que queramos
aclarar y pues otra vez muchas gracias a
todos por su asistencia y por haber
permanecido conectados durante
muchísimas gracias autor y carlos por
toda esta información que nos ha
compartido en esta tarde a nuestros
empresarios conectados
veo que todos nos preguntan ya fueron
resueltas las que están escritas allí en
el buzón de preguntas y respuestas
la señora yesenia no ninguna intensidad
contrario nos encanta saber que ustedes
están inquietos con esta información y
todas las inquietudes que tengan por
favor escriban para aprovechar la
presencia de los descaros para que nos
pueda despejar todo lo que ustedes
necesiten esa es la idea que ustedes que
interactúen y pueda despegar todas las
dudas que tengas a través de nuestras
capacitaciones virtuales
buenas ir al aula del portillo nos dice
excelente presentación
el vídeo le estaremos compartiendo en
los correos electrónicos ustedes se
inscribieron ya tenemos esa base de
datos entonces necesitaremos entregando
el vídeo donde aplicar los tendremos
acceso a sus diapositivas
marcela claro que si yo me dices a quien
se las envió si a ti o
alguna otra persona de la cámara con
muchísimo gusto están disponibles para
todas las personas
perfecto para mi correo electrónico al
correo electrónico del señor cristian
creo que es la persona con la que estado
contacto
aquí tengo a alguien pérez que pregunta
que si para recibir asesoría se coordina
con la cámara de comercio claro que si
esto es un servicio del centro de
desarrollo empresarial de la cámara de
comercio con ellos ustedes coordinan en
toda la parte de interacción y
comunicación programamos una visita para
conocerlos y contactarlos esto yo lo sé
de marcela los datos de contacto del
centro de desarrollo si se los podemos
compartir o como ser así permítame un
segundo y enseguida le colocó en el chat
el correo electrónico del señor cristian
tena que es la persona que estaría en
contacto con usted que estaría dictando
su permitan lo segundo
y ya se los comparto a kim jong que hay
por aquí los salva y litoral no nos
pregunta qué es y si la empresa ya
existe se puede hacer el protocolo claro
que si no hay ningún inconveniente la
empresa puede estar en etapa
preoperativa en etapa de gestión o tener
15 años de experiencia en el mercado en
cualquier caso se puede construir el
protocolo
aquí en el chat de compartido el nombre
cristian tena y su correo electrónico
que es la persona en cámara de comercio
similar ya desarrollo empresarial a este
correo también podemos emplear las
diapositivas una vez las recibamos
estaremos enviamos la vuelta de correo
la presentación y el vídeo de esta
capacitación
gracias por su tiempo por estar esta
tarde con nosotros no a marcela busquen
hay muchísimas gracias a la cámara de
comercio por por la invitación y a todas
las personas que se conectaron nos
acompañaron por su participación su
interacción la el interés que muestra de
las preguntas y bueno ojalá podamos
entonces
atenderlos aquí en el centro de
desarrollo empresarial de la cámara y
seguir apoyando al crecimiento y al
desarrollo del empresariado de la región
así implicarlo muchísimas gracias a
todos los empresarios a los
participantes que se conectaron en esta
capacitación virtual que la cámara de
comercio gary que ya prepara
especialmente para todos ustedes
recordamos una vez cerremos este espacio
les llegará una encuesta en sus correos
electrónicos para nosotros es muy
importante conocer cómo ha sido esta
experiencia validar todos los
comentarios que nos ayudan a seguir
enriqueciendo nuestro portafolio de
soluciones todos desde casa feliz tarde
lista de autor almendra antes de diferir
nos es que aquí tengo otra pregunta
larga e incluye el 10 serían que si los
protocolos que ya existen pueden ser
ajustados o modificados en cualquier
tiempo no solamente puede debe los
protocolos de familia deben actualizarse
la empresa y el grupo familiar que
tenemos hoy seguramente no es el mismo
que tengamos dentro de diez años o
dentro de cinco en fin entonces los
protocolos nosotros que puedan
modificarse deben actualizarse e irse
acomodando a las realidades no sólo de
la empresa sino también de la
composición del grupo para mí
importante aclaración sí señor bueno
muchas gracias
gracias.
